Gastbeitrag: Martin Böcker, MediaSprout
Sie sind bei Amazon als Seller aktiv und endlich läuft der Umsatz. Jede freie Ressource wird in verbessertes Marketing und die Akquise gesteckt. Die Buchhaltung und insbesondere die Rechnungsstellung werden gerne vernachlässigt – darum kann man sich doch später kümmern. Warum das ein teurer Fehler ist und welche weiteren Dinge Sie unbedingt bei Ihren Amazon-Rechnungen vermeiden sollten, lesen Sie im folgenden Beitrag.
#1 Rechnungen vernachlässigen
Damit Sie als Amazon-Seller nachhaltig Erfolg haben, ist der Fokus auf die Produkte und deren Vertrieb die wichtigste Säule.
“Hauptsache, es kommt erst einmal Geld herein!” – Diese Einstellung sorgt oft dafür, dass eine saubere Rechnungsstellung in der Prioritätenliste weit nach hinten wandert.
Das Erstellen von Rechnungen ist als Amazon-Seller gesetzlich vorgeschrieben. Fehlende oder inkorrekte Rechnungen können zu rechtlichen Problemen für Ihre Firma führen. Hat der Käufer ein Amazon-Business-Konto ist es sogar zwingend vorgeschrieben, dass die Rechnung innerhalb von 24 Stunden nach dem Versand zum Download zur Verfügung steht.
Zudem können ungenaue oder fehlende Rechnungen zu Verzögerungen bei der Bezahlung durch den Kunden führen, was Ihren Cashflow negativ beeinflusst. Werden Rechnungen erst auf Anfrage erstellt oder müssen Sie Korrekturen vornehmen, bedeutet das zudem einen zusätzlichen Zeitaufwand. Diese unnötige Mehrarbeit könnten Sie viel gewinnbringender in Wachstum oder Marketing investieren.
Ein professionelles und reibungsloses Rechnungsmanagement schafft außerdem Vertrauen bei Ihren Kunden. Wenn Rechnungen fehlerhaft und ungenau sind oder verspätet erstellt werden, erzeugt das kein gutes Bild von Ihnen als Verkäufer und lässt Kunden oft auch auf die Qualität Ihrer Produkte schließen.
Unser Tipp: Räumen Sie Ihren Rechnungen und dem Rechnungsmanagement von Beginn an eine hohe Priorität ein. Wenn Sie den Prozess einmal gut durchdacht aufsetzen und am besten ein Tool wie easybill verwenden, spart Ihnen das später viel Kopfzerbrechen. Versprochen!
#2 Pflichtangaben vergessen
Rechnungsbetrag, Produkt, Firmenlogo und ein paar weitere Zeilen – das muss doch reichen, oder? Leider nein! Als Amazon-Seller ist es unerlässlich, alle gesetzlichen Pflichtangaben auf Ihren Rechnungen zu vermerken. Bei ordnungsgemäßen Rechnungen an Unternehmen müssen laut § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG in Deutschland folgende Angaben zwingend enthalten sein:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer und/oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
- Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
- Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
- Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
- Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
Für andere Länder sind gegebenenfalls noch weitere Punkte zu beachten.
Besonders wichtig sind vollständige Rechnungen im B2B-Geschäft. Ihre Geschäftskunden benötigen detaillierte Rechnungen, um die Vorsteuer beim Finanzamt geltend zu machen. Eine fehlerhafte oder unvollständige Rechnung kann dazu führen, dass der Vorsteuerabzug verweigert wird – und das sorgt schnell für Unmut und möglicherweise sogar für den Verlust wertvoller Geschäftspartner.
Auch wenn Sie denken, dass in Ihrem Amazon-Shop ohnehin nur Privatkunden bestellen: Achten Sie einfach auf ordnungsgemäße Rechnungen, um rechtliche Probleme und Mehraufwand zu vermeiden.
Fehlende Pflichtangaben auf einer Rechnung sind nicht nur ärgerlich, sondern können auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Das Finanzamt kann bei einer Prüfung verlangen, dass alle Rechnungen korrigiert werden müssen. Im schlimmsten Fall drohen Ihnen sogar Nachzahlungen, Bußgelder oder strafrechtliche Konsequenzen.
Professionelle Buchhaltungs- und Rechnungssysteme wie easybill ergänzen und überprüfen diese Angaben automatisch, sodass Sie auf der sicheren Seite sind und sich ganz auf Ihr Geschäft fokussieren können.
#3 Rechnungen nicht sauber ablegen
In Ihrem Seller Central können Sie zwar alle Rechnungen einsehen, allerdings hat das mit einer ordnungsgemäßen und übersichtlichen Ablage wenig zu tun. Alles in verschiedenen Ordnern oder in unterschiedlichen Cloudsystemen abzuspeichern, mag zwar für Ihre privaten Fotos ein Erfolgskonzept sein, aber für die Buchhaltung Ihres Amazon-Geschäfts ist es eher ein Rezept für Chaos und Verwirrung.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten verlangen, dass Rechnungen über einen bestimmten Zeitraum korrekt archiviert werden. Kommt es zu einer Steuerprüfung, müssen Sie in der Lage sein, alle relevanten Dokumente schnell und vollständig vorzulegen. Eine unorganisierte Ablage oder eine defekte Festplatte als einziger Speicherort für alle Rechnungen kann hier zu Verzögerungen und unnötigem Stress führen.
Den größten Nutzen werden Sie bei einer sauberen und organisierten Rechnungsablage in der täglichen Arbeit haben. Eine durchdachte Struktur ermöglicht es Ihnen, schnell und effizient auf bestimmte Rechnungen zuzugreifen, sei es für interne Kontrollen, Rückfragen von Kunden oder bei der Erstellung von Berichten.
Überlegen Sie sich ein sinnvolles System, wie Sie Ihre Rechnungen organisieren wollen. Am besten ist Ihr System so einfach zu verstehen, dass nicht nur Sie selbst, sondern auch Ihre Kollegen sich hiermit zurechtfinden.
#4 Rechnungen manuell schreiben
Wofür gibt’s Microsoft Word inklusive vieler Vorlagen? Wär doch gelacht, wenn ich meine Rechnungen nicht schnell selbst schreibe.
Vorsicht: Die manuelle Rechnungserstellung ist eine enorme Fehlerquelle. Schnell schleichen sich Tippfehler, Ungenauigkeiten oder sonstige Unstimmigkeiten ein, die zu Problemen mit den Kunden und buchhalterischen Problemen führen können.
Außerdem ist es sehr zeitaufwendig, jede Rechnung selbst zu erstellen. Insbesondere, wenn Ihr Geschäft wächst, sollten Sie Ihre Zeit nicht mehr mit dem Abtippen von Rechnungen verschwenden.
Die naheliegendste Alternative ist der kostenlose Amazon Rechnungsservice. Dieser hat allerdings einen entscheidenden Nachteil: Nachträgliche Rechnungskorrekturen sind nur sehr schwer möglich. Wir raten Ihnen daher unbedingt zu einem professionellen Rechnungstool wie easybill.
#5 E-Rechnungen ignorieren
Ein Bestandteil des Wachstumschancengesetzes, das 2024 vom Bundestag verabschiedet wurde, ist die Umstellung auf E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025. Schrittweise soll so etabliert werden, dass B2B-Transaktionen nur noch mit E-Rechnungen ablaufen. Bis 2025 soll gewährleistet werden, dass alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Bis 2028 soll dann die Erstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmen verpflichtend sein. Damit Rechnungen elektronisch lesbar werden, ist es entscheidend, dass diese in einem geeigneten, strukturierten Format wie XML (XRechnung), UBL oder EDIFACT erstellt werden. Das ist dann also endgültig der Zeitpunkt, sich von Word-Rechnungen zu verabschieden und auf ein professionelles Tool umzusteigen.
Mehr zum Aufbau und zur Umstellung auf E-Rechnungen lesen Sie hier.
Auch für Amazon werden E-Rechnungen in diesem Zuge verpflichtend sein, wenn Sie an Unternehmen liefern. E-Rechnungen sind nicht nur ein lästiger Mehraufwand für Amazon-Seller, sondern bieten auch einige Vorteile:
- Höhere Effizienz durch automatisierte Prozesse
- Umweltfreundlich durch Verzicht auf Papier
- Sicher dank Verschlüsselung und digitalen Signaturen
- Erfüllt automatisch technische und formale Standards
- Einfache Archivierung und schnellerer Zugriff
Am besten beschäftigen Sie sich bereits jetzt mit der Umstellung auf die E-Rechnung, um sich später Chaos und Ärger zu ersparen, wenn es dann plötzlich doch dringend wird. Sie profitieren so sofort von den Effizienzgewinnen und können die Vorteile der E-Rechnung schon jetzt genießen.
Mit der Nutzung eines spezialisierten Tools wie easybill sind Sie auf der sicheren Seite. Bei easybill können Sie zum Beispiel bereits jetzt E-Rechnungen in verschiedenen Formaten erstellen.
Fazit
Das Erstellen und Verwalten von Rechnungen bietet für Amazon-Verkäufer einige Fallstricke, die Sie teuer zu stehen kommen können. Wenn Sie dem Thema von Anfang an die nötige Wichtigkeit zukommen lassen, vermeiden Sie unnötigen Mehraufwand und regelmäßige Ärgernisse.
Mit easybill sind Sie auf der sicheren Seite und genießen die Gewissheit, dass Ihre Rechnungen alle notwendigen Informationen enthalten. Außerdem sparen Sie bei jeder Rechnung wertvolle Zeit, die Sie für die Verbesserung Ihres Verkaufserfolgs bei Amazon verwenden können.
Martin Böcker, MediaSprout
Martin Böcker ist der Gründer von MediaSprout. Seit mehr als 6 Jahren unterstützt er Accounts bei der Verbesserung der Performance auf Amazon und weiteren Marktplätzen. Zu den Kerngebieten gehören die allgemeine strategische Beratung, Amazon PPC und Amazon SEO. Doch auch Produktbilder, A+ Content und Brandstores stehen bei ihm und seinem Team im Fokus!
Lesen Sie außerdem:
Effizientes Versandmanagement: Sendungsdatenexport und Tracking für Ihren Onlineshop
Amazon mit easybill verknüpfen
Effizientes Zeitmanagement für Onlinehändler mit dem easybill E-Commerce Kalender
