In der heutigen digitalen Welt werden E-Rechnungen immer mehr zu einem Standard. Sie sparen Zeit, reduzieren den Papierverbrauch und erleichtern den Buchhaltungsprozess. Doch trotz dieser Vorteile gibt es einige Stolpersteine, die bei der Erstellung von E-Rechnungen häufig auftreten. In diesem Blog-Beitrag werfen wir einen Blick auf die häufigsten Fehler und geben Ihnen Tipps mit an die Hand, wie Sie diese vermeiden können. Lesen Sie diesen Blog, um ein E-Rechnung richtig erstellen zu können.
#1 Falsche oder unvollständige Angaben
Ein häufiges Problem bei der Erstellung von E-Rechnungen sind falsche oder unvollständige Angaben. Dazu zählen beispielsweise:
- Falsche Rechnungsnummer: Jede Rechnung muss eine einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer haben. Eine doppelte oder fehlende Rechnungsnummer kann zu Problemen bei der Buchhaltung und rechtlichen Konsequenzen führen.
- Unvollständige Adressdaten: Stellen Sie sicher, dass sowohl Ihre eigenen Adressdaten als auch die Ihres Kunden korrekt und vollständig sind. Eine falsche Adresse kann zu Verzögerungen bei der Zahlung führen.
- Fehlende Pflichtangaben: In Deutschland sind bestimmte Angaben gesetzlich vorgeschrieben, wie etwa das Rechnungsdatum, der Leistungszeitraum und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Das Fehlen dieser Angaben kann die Gültigkeit der Rechnung gefährden.
Die Pflichtangaben einer E-Rechnung unterscheiden sich in der Regel nicht von denen einen regulären Rechnung. Für die XRechnung kommt beispielsweise die Angabe der Leitweg-ID noch hinzu.
#2 Falsche Berechnung der Mehrwertsteuer
Ein weiterer häufiger Fehler ist die falsche Berechnung der Mehrwertsteuer. Dies kann passieren, wenn der falsche Steuersatz angewendet wird oder wenn steuerbare Umsätze nicht korrekt ausgewiesen werden. Da die E-Rechnung erst einmal nur im B2B-Bereich gilt und nur für Deutschland vorgesehen ist, fallen zumindest steuerfreie Umsätze nicht unter die potentiellen Fehlerquellen.
Eine Korrektur der E-Rechnung ist nicht aufwendiger, als die einer digitalen Rechnung. Natürlich ist das Stornieren und Neuaustellung möglich, kann jedoch durch die perfekte Vorbereitung vermieden werden.
#3 Fehlerhafte Formatierung
Obwohl es verschiedene Formate für E-Rechnungen gibt, wie z. B. XML (XRechnung) oder PDF mit eingebetteter XML-Datei (ZUGFeRD), ist es wichtig, das richtige Format für Ihre spezifischen Anforderungen zu wählen. Ein häufiger Fehler besteht darin, E-Rechnungen in einem Format zu senden, das vom Empfänger nicht verarbeitet werden kann. Dies führt zu unnötigen Verzögerungen und erhöht den Verwaltungsaufwand.
Sprechen Sie den Empfänger Ihrer Rechnung an und fragen Sie nach dem gewünschten Format. Vermeiden Sie Komplikationen im Rechnungs-Zustellungsprozess und vor allem auch für die Bezahlung Ihrer Leistung.
#4 Nicht konforme Rechnungssoftware
Viele Unternehmen verwenden spezielle Software zur Erstellung von E-Rechnungen. Ein häufiger Fehler ist es jedoch, nicht konforme Software zu verwenden, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Dies kann dazu führen, dass Ihre Rechnung nicht akzeptiert wird. Es ist daher wichtig, regelmäßig Updates durchzuführen und sicherzustellen, dass Ihre Software den aktuellen Standards entspricht.
Oder aber Sie suchen nach einer Cloud-Lösung wie easybill, bei denen Updates jederzeit im Hintergrund erfolgen, ohne dass Sie von Einschränkungen betroffen sind oder sich aktiv um Updates bemühen müssen.
#5 Unzureichende Archivierung
Auch die Archivierung von E-Rechnungen kann zu Problemen führen. In Deutschland müssen Rechnungen für zehn Jahre aufbewahrt werden. Dabei ist sicherzustellen, dass die E-Rechnungen in einem unveränderbaren Format gespeichert werden und jederzeit zugänglich sind. Ein häufiges Problem ist die unzureichende Datensicherung, die im Falle eines Systemausfalls zu Datenverlust führen kann.
easybill archiviert für Sie alle steuerlich-relevanten Dokumente entsprechend der geltenden Aufbewahrungsfristen. Dokumente können entsprechend den GoBD-Vorgaben nicht gelöscht werden.
#6 Fehlende Validierung
Bevor eine E-Rechnung verschickt wird, sollte sie sorgfältig überprüft werden. Ein häufiger Fehler ist, die Rechnung ohne Validierung zu versenden, was zu Fehlern führen kann. Eine automatische Validierung durch spezielle Software kann helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.
Auch in diesem Fall punkten easybill-Nutzer. Denn eine Fertigstellung der E-Rechnung ohne alle Pflichtangaben ist nicht möglich. Das System weist Sie bewusst auf fehlende Angaben hin, sodass Ihnen in diesem Bereich kein Fehler unterlaufen kann. Seien Sie absolut unbesorgt!
easybill nutzen, um Fehler auszuschließen
Die Erstellung von E-Rechnungen bringt viele Vorteile mit sich, doch gibt es auch zahlreiche Fallstricke, die es zu vermeiden gilt. Durch die Beachtung der oben genannten Punkte können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Rechnungen korrekt, vollständig und rechtskonform sind. So vermeiden Sie Verzögerungen bei der Zahlung und unnötige Komplikationen und auch notwendige Korrekturen der E-Rechnung können umgangen werden.
Es lohnt sich, Zeit und Mühe in die sorgfältige Erstellung und Prüfung von E-Rechnungen zu investieren – denn am Ende zahlt sich dies durch einen reibungsloseren Geschäftsbetrieb aus. Hinzu kommt, dass ein herausragender Support ebenfalls wichtig ist, falls es doch zu Fragen kommt. Das Thema E-Rechnung ist für viele Unternehmer ein neuer Schritt und ungewohntes Terrain. Warum also nicht auf einen Profi vertrauen, der E-Rechnungen schon seit 2020 unterstützt? Tipps für fehlerfreie E-Rechnungen erhalten Sie bei uns zu jeder Zeit.
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