Gastbeitrag: Agicap
„Warum ist am Ende des Geldes noch so viel Monat übrig?“
Diese Frage stellen sich nicht nur immer wieder Privatpersonen, sondern auch
Unternehmen. Nur wer einen kontinuierlichen Überblick über seine laufenden
Einnahmen und Ausgaben hat, kann abschätzen, wie diese am besten einzusetzen
sind, sodass man sich die obige Frage überhaupt nicht mehr stellen muss. Das
gelingt mit einer umsichtigen und detaillierten Liquiditätsplanung.
Warum Liquiditätsmanagement für mittelständische Unternehmen genauso wichtig ist
wie für große Konzerne und wie die richtige Liquiditätsplanungs-Software dabei
unterstützt, eine akkurate Cashflow-Prognose zu erstellen, verraten wir Ihnen in
diesem Artikel.
Ein Überblick vorab
Liquidität im Kontext des Unternehmens
Die Liquidität aufrechtzuerhalten, ist oberstes Gebot für Finanzverantwortliche in
einem Unternehmen. Sind die Kosten stets höher als die Einnahmen, senkt das die
Liquidität im Laufe der Zeit so weit ab, dass das Unternehmen seinen
Verbindlichkeiten nicht mehr nachkommen kann. Es kommt zu Zahlungsverzug,
Mahnverfahren und im schlimmsten Fall droht die Insolvenz.
Mit einer effektiven Liquiditätsplanung senken Sie jedoch das Risiko einer
Zahlungsunfähigkeit drastisch, denn die Cashflow-Planung hilft Ihnen, finanzielle
Engpässe vorherzusehen und verschafft Ihnen somit mehr Spielraum, um sich darauf
vorzubereiten.
Wenn Sie beispielsweise sehen, dass die Kundennachfrage kontinuierlich nachlässt
und Sie immer weniger Einnahmen haben, können Sie geplante Investitionen auf
einen späteren Zeitpunkt verschieben, sodass diese Ihre Liquidität nicht noch
zusätzlich belasten.
Planung der Liquidität mit Excel
Viele Unternehmen nutzen Excel zur Liquiditätsplanung. Angestellte in der
Buchhaltung müssen dann sämtliche Kontobewegungen (sowohl Einnahmen als
auch Ausgaben auf sämtlichen Geschäftskonten) einsehen und diese in eine Tabelle
eintragen.
Das bringt gleich mehrere Nachteile mit sich:
- Die Arbeit kostet Unmengen an Zeit. Dadurch wird die Liquiditätsplanung nur
sporadisch durchgeführt und ist deswegen ungenau und häufig unvollständig,
denn die Ein- und Auszahlungen auf den Geschäftskonten ändern sich täglich. - Durch die manuelle Tipparbeit lassen sich Zahlendreher und Tippfehler nicht
immer vermeiden. Außerdem kann man beim Einsehen der Kontostände und
Transaktionen schnell eine Bewegung übersehen, sodass die im Anschluss
stattfindende Liquiditätsanalyse und -planung verfälscht wird. - Die Cashflow-Analyse bzw. -planung ist fast nie tagesaktuell, da die
Kontobewegungen mangels Zeit nicht jeden Tag von den Mitarbeitern:innen in
der Excel-Tabelle aktualisiert werden können.
Gilt es strategische Entscheidungen basierend auf der Liquiditätsvorschau zu treffen,
kann es fatale Folgen haben, wenn man sich dabei auf veraltete und unvollständige
Datensätze stützt. Sie spiegeln die Realität nicht korrekt wider und können daher
auch nicht die Zukunft realistisch vorhersagen.
Planung der Liquidität mit Agicap
Es empfiehlt sich daher, eine Softwarelösung zu verwenden, die exakt für die
Liquiditätsplanung im Controlling konzipiert wurde – zum Beispiel Agicap.
Die Liquiditätsplanungs-Software verbindet sich mit den Bankservern, auf denen Ihre
Geschäftskonten liegen und ruft die Kontostände und Transaktionen automatisch ab
– jeden Tag.
Die Daten werden visuell aufbereitet und Sie haben die Möglichkeit, die einzelnen
Ein- und Auszahlungen in Kategorien einzuteilen (z.B. Betriebskosten), sodass Sie
auf einen Blick sehen, wo Ihre höchsten Kostenpunkte liegen.
Anschließend definieren Sie Parameter für eines oder mehrere Szenarien, um eine
Liquiditätsplanung für die kommenden Tage, Wochen und Monate zu erstellen.
Das gibt einen Überblick über Ihren zu erwartenden Cashflow – unter
Berücksichtigung von verschiedenen Eventualitäten –, damit Sie bestmöglich für die
Zukunft vorsorgen können, indem Sie Ihre ein- und ausgehenden Geldströme an die
richtigen Stellen lenken. Dadurch lassen sich auch finanzielle Engpässe entschärfen
oder sogar komplett vermeiden.
In einem unverbindlichen Trial können Sie kostenlos die Liquiditätsmanagement-
Software von Agicap ausprobieren und ausloten, ob sie Ihre Anforderungen erfüllt.
Ein starkes Team: Agicap & easybill
Rechnungs- und Forderungsmanagement gehen Hand in Hand mit der
Liquiditätsplanung. Sind Kunden:innen oder Geschäftspartner nämlich in
Zahlungsverzug, wirkt sich das negativ auf Ihre Liquidität aus. Schlimmstenfalls
bedeutet das für Sie, dass Sie selbst in Zahlungsverzug geraten, da Sie aufgrund
von ausbleibenden Einnahmen Ihre eigenen Ausgaben nicht mehr decken können.
Mit Hilfe von Agicap sehen Sie genau, wie sich die Zahlungsverzüge auf Ihre
Liquidität auswirken.
Für das effektive Management der Rechnungen eignet sich die Kombination von Agicap und easybill.
Gerät ein Kunde oder eine Kundin in Zahlungsverzug, wird dies angezeigt und es
kann sogleich eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung losgeschickt werden.
Dadurch warten Sie nicht länger als nötig auf Ihr Geld und verlieren auch nicht den
Überblick über sämtliche Ihrer Rechnungen.
Dadurch, dass easybill offene aber noch nicht beglichene Rechnungen automatisch
in Agicap einspielt, erleichtern Ihnen diese beiden Tools Ihr Finanz- und
Liquiditätsmanagement gewaltig. Beide tragen auf ihre Art dazu bei, dass am Endes
des Monats immer noch Geld übrig ist.
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