Eine Rechnung auszustellen, ohne eine (korrekte) Rechnungsanschrift anzugeben, verstößt grundsätzlich gegen die Vorgaben einer steuerlich einwandfreien Rechnung. In unserem Ratgeber Die 10 Bestandteile und Pflichtangaben einer Rechnung informieren wir rund um alle relevanten Angaben, die grundsätzlich auf einer Rechnung aufgeführt sein sollten. Die Rechnungsanschrift bringt jedoch auch noch viele weitere Herausforderungen mit sich, die jedoch nicht weniger wichtig sind, als die steuerlich einwandfreie Ausstellung. Die häufigsten Herausforderungen für die Rechnungsanschrift im B2B stellen wir Ihnen heute vor.
Inhaltsverzeichnis
Die Herausforderungen der Rechnungsanschrift im B2B-Bereich
Die Rechnungsanschrift ist der Einstieg in Ihr Dokument und meist der erste Blickfang. Doch noch bevor der Empfänger des Dokuments, Ihr Kunde, dieses zu Gesicht bekommt, tritt bereits die erste Herausforderung auf den Plan: an wen genau soll die Rechnung gestellt werden?
Unklarheit bei der Identifizierung der korrekten Rechnungsanschrift
Gerade wenn Ihr Kunde ein großes Unternehmen ist, kommt es vor, dass die beauftragende Abteilung jedoch nicht gleichzeitig auch der Rechnungsempfänger ist. An welche Abteilung oder an welche zuständige Person soll nun also die Rechnung geschrieben werden? Alternativ könnte ein Unternehmen auch in der Zwischenzeit, von Beauftragungsbeginn bis zum Abrechnungszeitpunkt, verzogen sein, sodass die Ihnen vorliegende Anschrift nicht mehr aktuell ist. Vielleicht fehlt auch ein entscheidendes Detail in der Ihnen vorliegenden Rechnungsanschrift, sodass die Rechnung erst über Umwege beim tatsächlichen Empfänger ankommt, es hierdurch aber zu einem Zahlungsverzug kommt.
Fehlerhafte oder fehlende Rechnungsanschriften
Fehlerhafte oder sogar ganz fehlende Rechnungsanschriften bedeuten für Sie definitiv einen Zeitverzug im Ausgleich Ihrer Forderung. Eine Fehlerhafte Anschrift führt im Worst Case dazu, dass das Dokument dem Empfänger gar nicht erst zugestellt werden kann. Nach einigen Tagen trifft das Dokument möglicherweise wieder bei Ihnen im Haus ein. Dann beginnt der Versandprozess und natürlich die Recherche nach der korrekten Anschrift von neuem. Für das Unternehmen bedeutet dies einen Verzicht auf Liquidität.
Noch dazu ist es sehr unangenehm und erweckt einen unseriösen Eindruck, wenn die Anschrift ggf. mit Tippfehlern, mit der Nennung eines falschen Ansprechpartner oder anderen Angaben beim Kunden eintrifft. Dies sollte unbedingt vermieden werden.
Im Hinblick auf den Zahlungsverzug ist außerdem zu beachten, dass bei einer überfälligen Rechnung auch ein folgender Mahnprozess nicht korrekt erfolgen kann. Der eigentliche Empfänger hat bis dahin nicht einmal Kenntnis über das Rechnungsdokument, weil er die Rechnung nie erhalten hat.
Verwaltung von unterschiedlichen Rechnungsanschriften für verschiedene Kunden
Ihr Kunde verfügt nicht nur über eine Rechnungsanschrift? Auch hier sollte man sich vorab abstimmen, an welche Anschrift die Rechnung ausgestellt werden soll. Verfügt das Unternehmen des Auftraggebers beispielsweise über mehrere Standorte, sollte vorher festgehalten werden, an wen die Rechnung gestellt wird. Aufwendige interne Prozesse, die vielleicht auch zu Lasten des Kunden gehen, weil er das Dokument intern weiterreichen muss, sollten unbedingt vermieden werden.
Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Rechnungen
Wenn es dann doch einmal passiert ist, dass die Rechnung an eine falsche Anschrift versendet wurde, ist dem Empfänger nicht einmal bewusst, dass es die Rechnung gibt. Das heißt nachfolgende Prozesse, wie Erinnerungen, Mahnungsschreiben oder auch Inkasso-Dokumente würden ebenfalls an dieselbe falsche Anschrift ausgestellt werden. Hierdurch entsteht nicht nur ein Arbeitsaufwand, sondern auch ein monetärer Aufwand, der durch eine der beteiligten Parteien zu tragen ist.
Is there any possibility of tracking at all? Or is the focus more on finding the reason for the misstatement? It should already be recorded in writing when the contract is concluded by both parties which addresses are important and up-to-date.
Lösungen zum Managen von Rechnungsanschriften
Natürlich können all die genannten Herausforderungen auch im B2C-Bereich auftreten, jedoch gibt der Endkunde seine Anschrift meist selbst an. Bei einer Online-Bestellung beispielsweise hinterlegt er seine Anschrift über ein angelegtes Käuferprofil oder einfach im Warenkorb. Dies würde er nutzen, sofern er tatsächlich auf eine Rechnung angewiesen ist. Da jedoch im B2C die Rechnung auf Seiten des Kunden eher nachrangig ist, betrifft es mehr die Buchhaltung des verkaufenden Unternehmens. Diese benötigt eine steuerlich einwandfreie Rechnung. Vor allem auch, um einen Vorsteuerabzug geltend machen zu können.
Folgende Lösungswege erleichtern Ihnen die Handhaben von korrekten Rechnungsanschriften Ihrer Kunden:
- Definieren Sie klare Prozesse und Standards für die Identifizierung der korrekten Rechnungsanschrift
- Verwalten Sie Rechnungsanschriften in einem zentralen System wie easybill oder in einem für Sie geeigneten CRM (Customer Relationship Management System)
- Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig die Rechnungsanschriften Ihrer Kunden
- Verwenden Sie Bestätigungen und Überprüfungen, um sicherzustellen, dass Rechnungen an die richtige Anschrift gesendet werden
- Automatisieren Sie Prozesse zur Pflege von Rechnungsanschriften
Rechnungsanschrift im B2B – Verwaltung in easybill
Die genannten Lösungswege lassen sich selbstverständlich in easybill entsprechend umsetzen. Ein großer Fokus liegt auf der Automatisierung von Prozessen. Per Schnittstellen zu vielen CRM-Lösungen oder eigenen Tools können Sie Kundendaten abgleichen und zu jeder Zeit auf dem aktuellsten Stand halten. Über unsere Partner-Seite, bzw. Integrationslösungs-Seite bieten wir einen Überblick, über die wichtigsten Integrationen, die easybill derzeit mit unterstützt. Uns ist es ein besonderes Anliegen diese Integrationen nach und nach zu erweitern und Synergie-Effekte zu nutzen. Schauen Sie gerne einmal direkt nach, welche Integration auch zu Ihren internen Prozessen passt und sich Ihr Arbeitsalltag hierdurch mit easybill weiter erleichtert.
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