*Gastbeitrag: Dominik Larcher, MOSS
Dienstreisen spielen in vielen Unternehmen eine wichtige Rolle und gehören mittlerweile häufig schon zum Arbeitsalltag vieler Angestellter. Doch besonders jene Mitarbeiter, die sich oft auf Geschäftsreisen befinden, wissen, dass damit ein großer Aufwand einhergeht. Denn zum einen bedarf es einer genauen Planung vorab und zum anderen ist speziell die Abrechnung und Abwicklung im Nachhinein mit viel Arbeit verbunden. Um diesen Prozess allerdings zu vereinfachen, kann der Einsatz von virtuellen Kreditkarten hilfreich sein.
Dabei handelt es sich um eine gewöhnliche Kreditkarte, welche über eine Kreditkartennummer, Prüfnummer, Ablaufdatum und einen zugewiesenen Besitzer verfügt, allerdings nur nicht in physischer Form. Außerdem können sie sowohl für einmalige Zahlungen oder für Abo-Rechnungen zum Einsatz kommen. Genauso aber auch auf Geschäftsreisen! Wie virtuelle Kreditkarten die Abrechnung einer Dienstreise vereinfachen und welche weiteren Vorteile mit der Verwendung einhergehen, fasst dieser Artikel zusammen.
Besserer Überblick über sämtliche Ausgaben
Eine virtuelle Kreditkarte hängt zugleich mit einer entsprechenden Ausgabenverwaltungs-Software zusammen. Diese werden von einem jeweiligen Anbieter, wie beispielsweise Moss, zur Verfügung gestellt, wobei man über die Software mit nur wenigen Klicks weitere virtuelle Kreditkarten erstellen kann. Des Weiteren ermöglicht das Tool, auf Echtzeitdaten zugreifen zu können. Dadurch kann man in jede getätigte Buchung sofort alle genauen Informationen, wie
- Datum der Transaktion,
- Verantwortlicher,
- Höhe der Zahlung und
- Grund der Abbuchung,
einsehen und erhält somit einen verbesserten Überblick über sämtliche Ausgaben. Diese klare Struktur als auch Auflistung kommt sowohl dem Dienstreisenden, als auch dem Finanzteam bei der schlussendlichen Abrechnung zugute!
Keine Vorkasse mehr vonnöten
Ein weiterer recht mühsamer Aspekt, welcher sich dank der Verwendung von virtuellen Kreditkarten erübrigt und somit die Abrechnung erleichtert, ist die Spesenabrechnung. Vor Reiseantritt kann einer virtuellen Kreditkarte ein bestimmtes Budget zugewiesen werden. Alle anfallenden Ausgaben können damit bezahlt werden, wodurch Dienstreisende nicht mehr in Vorkasse gehen müssen. Sollte der gesetzte Geldrahmen aus unterschiedlichen Gründen einmal nicht ausreichend sein, so kann der befugte Admin in kürzester Zeit das Budget anpassen.
Erhöhte Sicherheit dank virtuellen Kreditkarten
Da eine virtuelle Kreditkarte nicht greifbar ist, haben viele Nutzer weniger Vertrauen in dieses Zahlungsmittel als in physische Karten. Was den meisten dabei jedoch nicht bewusst ist, ist die erhöhte Account-Sicherheit, die mit der Nutzung virtueller Kreditkarten einhergeht. Denn zum einen ist es möglich, je nach Einstellungen, für jede Zahlungsdurchführung eine 2-Faktor-Authentifizierung anzufordern und zum anderen werden jegliche Daten in der Cloud gespeichert und sind im Vergleich zu physischen Karten vor Diebstahl geschützt. Besonders auf Dienstreisen ist speziell letzteres von großem Vorteil!
Keine Budgetüberschreitungen
Ebenso kam es bei bisherigen Abrechnungen von Dienstreisen oftmals vor, dass Budgets überschritten wurden. Vor allem diese drei Gründe können dabei häufig die Ursache sein:
- Fehlkalkulation bei der Budgetplanung
- Fehlender Überblick über bereits getätigte Zahlungen
- Keine klare Trennung zwischen privaten und geschäftliche Ausgaben
Doch mittels virtuellen Kreditkarten lassen sich Geldlimits in wenigen Sekunden anpassen, man hat zu jederzeit Einsicht auf das verbleibende Budget und man hat nun sowohl für private, als auch geschäftliche Aufwendungen jeweils ein eigenes Zahlungsmittel.
Hohe Transparenz und Zeitersparnis bei der Abrechnung
Wie bereits zuvor erwähnt, benötigen virtuelle Kreditkarten eine entsprechende Software zur Verwaltung. Diese kann jedoch wiederum mit bereits bestehenden Finanz-Softwarelösungen gekoppelt werden, wodurch eine nahtlose Datenübertragung stattfindet. So hat das Finanzteam uneingeschränkten Zugriff auf alle relevanten Informationen, woraus sich wiederum eine äußerst hohe Transparenz bezüglich der Finanzen ergibt als auch Ressourcenersparnisse, wie Arbeit und Zeit, da alle Daten bereits strukturiert vorliegen und nicht mehr zusammengesucht werden müssen. Zudem lassen sich basierend darauf viel einfacher Reportings erstellen, welche für zukünftige Dienstreisen, Budgetplanungen und Co. sehr relevant sind.
Die Vorteile von virtuellen Kreditkarten auf Dienstreisen zusammengefasst:
Virtuelle Kreditkarten funktionieren im Endeffekt genau wie physische Kreditkarten, bringen aber vor allem bei der Reisekostenabrechnung viele Vorteile und Erleichterungen mit sich. So erübrigt sich unter anderem das Risiko von Daten- und Kartendiebstahl und zugleich erhöht sich die Sicherheit mittels 2-Faktor-Authentifizierung. Da virtuelle Kreditkarten über ein festgelegtes Limit verfügen, kommt es folglich auch zu keinen Budgetüberschreitungen mehr und den Mitarbeitern steht somit ein eigenes Zahlungsmittel zur Verfügung, wodurch sie nun nicht mehr in Vorkasse gehen müssen und der lange Rückerstattungsweg hinfällig wird.
Ein weiterer großer Pluspunkt stellt der Zugriff auf Echtzeitdaten dar, welche von der Software, die im Zuge der Einbindung von virtuellen Kreditkarten kommt, geboten werden. Dadurch erhält man nicht nur einen viel besseren und aktuelleren Überblick über getätigte Transaktionen, sondern die Software lässt sich in der Regel außerdem mit bereits bestehenden Finanzprogrammen verbinden, wodurch das Finanzteam direkt mit den integrierten Daten arbeiten kann. In weiterer Folge führt dies zu einer gesteigerten Transparenz als auch Arbeits- und Zeitersparnissen.
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