Als Rechnungssoftware legt easybill das Hauptaugenmerk selbstverständlich auf die Rechnungen. Jedoch spielen auch andere Dokumententypen in Ihrem Arbeitsalltag eine große Rolle. Dank unserer jahrelangen Erfahrung bei easybill kennen wir die Wünsche unserer Kunden sehr gut und optimieren die Software dahingehend, dass immer mehr Features in unser Kernangebot aufgenommen werden. Die wichtigsten Dokumententypen, die Ihnen den Unternehmensalltag erleichtern, stellen wir Ihnen heute gerne einmal vor.
Inhaltsverzeichnis
Dokumentenvorlagen für Personalisierungen nutzen
Bevor wir in die verschiedenen Dokumententypen einsteigen, widmen wir uns kurz einem wichtigen Thema, dass viele Neukunden stark beschäftigt. Kann das bestehende, eigene Layout von Dokumenten mit in die Software übernommen werden? Kann ich mein Logo oder sogar mein Briefpapier hochladen und für easybill-Dokumente verwenden oder muss ich mich auf ein komplett neues Design einlassen?
easybill bietet all diese Optionen. Natürlich gibt es ein gewisses Design, an dem sich die Software orientiert, da auch zur Fortführung von beispielsweise Auswertungen, Statistiken oder anderen Funktionen Pflichtfelder definiert sein müssen. Dennoch bietet der Layout-Editor und vor allem auch die Dokumentenvorlagen jede Menge Spielraum, um sich seine Vorlagen je Dokumententyp zu gestalten. Nutzen Sie eigene Schriftarten oder Farben für Ihr Design, um Ihre Individualität auszudrücken.
Dokumententypen in easybill
Falls Sie bisher nur mit den Rechnungen in easybill in Kontakt gekommen sind und alle anderen Dokumententypen bisher nur über das Hauptmenü gesehen haben, stellen wir diese gerne einmal vor. Vielleicht entdeckt der ein oder andere noch Vorteile, die er bisher nicht präsent auf dem Schirm hatte, die jedoch ab sofort die Blickrichtung verändern werden.
Rechnungen
Ohne die Rechnungen geht in einer Rechnungssoftware natürlich nichts. Dreh- und Angelpunkt in easybill ist Ihre Rechnung. Ob manuell erstellte Rechnungen direkt über das easybill-Hauptmenü oder auch E-Commerce Rechnungen über den Import Manager – easybill unterstützt Sie auf allen Kanälen. Das Stichwort lautet hier „Automatisierung“. Nichts erleichtert Ihnen die Arbeitsabläufe so sehr wie geschaffene Automatisierungen und eingesparte Handgriffe.
Erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen, beispielsweise für Kunden-Abonnements oder Dauerrechnungen und lassen Sie gleichzeitig zum Erstellungstag auch die passende Lastschriftdatei erzeugen.
Kleiner Exkurs am Rande: erst vor Kurzem haben wir Ihnen das neuste easybill-Feature vorgestellt. Übertragen Sie Ihre Lastschriften per finAPI direkt an Ihre Bank und sparen Sie wertvolle Zeit. Lesen Sie hier noch einmal alle wichtigen Infos nach.
Proforma-Rechnungen
Sie versenden Waren auch in Drittländer? Der Zoll benötigt oftmals von Ihnen entsprechende Nachweise zu den Warenlieferungen. Eine Rechnung ist jedoch noch nicht erstellt, aber einen Beleg müssen Sie dennoch beifügen. Nutzen Sie die Proforma-Rechnung als Beleg. Worin besteht der Unterschied zur regulären Rechnung? Die Proforma-Rechnung wird nicht in die Buchhaltung mit aufgenommen und löst auch keine Zahlungsaufforderung beim Kunden aus.
Wenn Sie nähere Informationen zur Proforma-Rechnung suchen, schauen Sie gerne einmal in unserem Ratgeber nach: Proformarechnung
Zahlungserinnerungen und Mahnungen
Wer Rechnungen ausstellt, kommt oftmals leider auch nicht drum herum offene, bzw. überfällige Rechnungen anmahnen zu müssen. Für diese Fälle deckt das Mahnwesen in easybill alle Optionen ab. Das manuelle Mahnwesen, also die manuelle Erstellung von Erinnerungen und Mahnungen aus einer Rechnung heraus, stehen selbstverständlich in jedem easybill-Paket zur Verfügung. Auch die Inkasso-Schnittstelle zu unserem Partner mediaFinanz kann von jedem Kunden genutzt werden.
Sie möchten noch mehr Komfort? Im BUSINESS-Paket können Sie die Vorteile des automatischen Mahnwesens genießen und per eigenen Regeln Erinnerungen und Mahnungen definieren.
Gutschriften und Stornos
Sie haben sich doch einmal vertan und es gibt einen Tippfehler in der Rechnung? Oder Ihr Kunde sendet einen bestellten Artikel zurück und wünscht eine Erstattung des Betrages? Kein Problem. Mit nur 2 Klicks erzeugen Sie aus Ihrer in easybill erstellten Rechnung ein Storno-Dokument oder eine Gutschrift.
Sowohl Rechnungen, als auch Gutschriften und Stornos übergeben wir vorkontiert per DATEV-Schnittstelle an Ihren Steuerberater. Sie nutzen selbst eine Buchhaltungssoftware? Dann exportieren Sie die Belege aus easybill mit fertigen Buchungsvorschlägen und importieren Sie diese in Ihre Software.
Unser Tipp:
Apropos Steuerberater – Ihr Steuerberater wird sich sicherlich freuen, wenn Sie ihn über Ihren easybill-Account zum Steuerberater-Portal einladen. Per direktem Zugriff auf Ihren Account, mit Zugriffsrechten Ihrer Wahl, kann er sich den DATEV Export auch selbst generieren und schnellere Einsicht in Ihre Ausgangsrechnungen nehmen.
Lesen Sie hier mehr: Das easybill Steuerberater-Portal
Angebote
Für viele Unternehmen beginnt auch heutzutage noch ein Prozess oder ein Zustandekommen eines Vertrages durch die Grundlage eines Angebots. In easybill gibt es zwar keinen vordefinierten Weg, den Sie bezüglich der Dokumente einhalten müssen, aber Sie können auch hier gerne mit dem Angebot als Basis starten.
Wie bei allen Dokumenten können Sie das Angebot nach Annahme durch den Kunden in jedes x-beliebige Dokument fortführen, ohne die Inhalte erneut manuell anlegen zu müssen.
Aufträge und Auftragsbestätigungen
Vor allem unter unseren Nutzern der Handwerksbranche sind die Aufträge und Auftragsbestätigungen sehr beliebt. Um dem Kunden noch einmal alle Konditionen zu bestätigen oder auch um interne Produktionsprozesse mittels Auftragsbestätigung in Gang zu setzen, bietet es sich an, beide Dokumente in esybill zu erstellen.
Seit neustem können Sie auch Auftragsbestätigungen erstellen, ohne dass zuvor ein Auftrag angelegt werden musste. Entscheiden Sie selbst wie Ihre Dokumenten-Abfolge aussehen soll.
Lieferscheine
Die Rechnung haben Sie bereits per E-Mail an den Käufer gesendet, aber komplett möchten Sie nicht auf eine Beilage im Paket verzichten? Oder aber Ihre Mitarbeiter im Lager können so die Zuordnung der Waren zum Paket leichter vornehmen. Dann bietet sich der Lieferschein an. Der Lieferschein kann auch im E-Commerce per Automatismus zu jeder Rechnung passend erzeugt werden. Die entsprechende Funktion finden Sie im Import Manager.
Lesen Sie außerdem gerne: Was ist ein Lieferschein und welche Inhalte sind wichtig?
Bestellungen
Ihr Kunde hat Ihr Angebot angenommen, die Ware müssen Sie jedoch extern ordern? Dann ist der Dokumententyp Bestellung für Sie perfekt, um auch die externe Korrespondenz an Zulieferer zu verwalten. Legen Sie unter Kunden im Hauptmenü nicht nur Ihre Kundendaten, sondern am besten auch die Daten Ihrer Lieferanten mit an. Eine eigene Kundengruppe erleichtert noch dazu das Selektieren.
easybill kann noch mehr: Dokumententyp Schreiben
Da Sie ohnehin Ihr Layout und Ihre Vorlagen in easybill angelegt haben, liegt es natürlich auf der Hand, dass Sie auch allgemeine Geschäftsbriefe oder Korrespondenzen in easybill anlegen und verwalten. Verwenden Sie für Schriftstücke fertige Vorlagen und auch Formatierungshilfen wie Tabellen oder Auflistungen.
Verwalten Sie all Ihre Dokumente am selben Ort oder auch im Zusammenhang mit Projekten an einer zentralen Stelle. Greifen Sie von überall auf der Welt auf Ihren Account zu und organisieren Sie Ihre Geschäftsbriefe. Wenn Sie möchten, nutzen Sie auch gerne den Postversand direkt über easybill.
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