Ab dem 1. Januar 2025 müssen Sie als Unternehmer bei B2B-Geschäften in Deutschland elektronische Rechnungen ausstellen. Diese gesetzliche Änderung durch das Wachstumschancengesetz markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung.
Am 15.10.2024 hat das Bundesfinanzministerium hierzu ein aktuelles Schreiben herausgegeben. Damit Sie sich nicht durch einen Dschungel von Paragraphen und Fachbegriffen kämpfen müssen, haben wir die wichtigste Inhalte einmal für Sie zusammengefasst.
Rechtslage bis Ende 2024
Bis zum 31. Dezember 2024 können Unternehmen sowohl Papierrechnungen als auch elektronische Rechnungen (z. B. PDFs) erstellen, jedoch nur mit der Zustimmung des Empfängers.
Neue Regelungen ab dem 1. Januar 2025
Obligatorische E-Rechnung: Ab 2025 müssen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die neue Definition der E-Rechnung orientiert sich an der europäischen Norm EN 16931. Gängige Formate sind z. B. XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1).
Echtheit und Unversehrtheit: Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die maschinelle Lesbarkeit der Rechnung müssen gewährleistet sein. Eine elektronische Signatur ist optional, und ein innerbetriebliches Kontrollverfahren kann ebenfalls ausreichen.
Lesbarkeit: Die Lesbarkeit bezieht sich auf die maschinelle Lesbarkeit, nicht auf ein menschenlesbares Dokument. Optional können hybride Formate (z. B. ZUGFeRD) verwendet werden, die eine PDF-Darstellung und eine XML-Datenstruktur kombinieren.
Wer ist betroffen?
Die neue Regelung betrifft alle inländischen Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmen erbringen. Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und bestimmte steuerfreie Umsätze sind von der Verpflichtung ausgenommen.
Unternehmen, die Rechnungen an juristische Personen des öffentlichen Rechts (z. B. Kommunen oder staatliche Einrichtungen) ausstellen, müssen ebenfalls auf E-Rechnungen umstellen. Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht hier jedoch bereits seit 2020.
Übergangsregelungen für kleine Unternehmen
Um den Übergang zu erleichtern, gibt es bis Ende 2026 eine Übergangsfrist. In dieser Zeit können Sie mit Zustimmung des Rechnungsempfängers noch Papierrechnungen oder einfache elektronische Rechnungen nutzen. Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen diese Regelung sogar bis Ende 2027 anwenden.
Vorsteuerabzug
Nur ordnungsgemäß ausgestellte E-Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug. Falls eine nicht ordnungsgemäße Rechnung ausgestellt wird, muss sie in eine E-Rechnung berichtigt werden. Sonstige Rechnungen, die nicht den neuen Anforderungen entsprechen, berechtigen Sie nicht zum Vorsteuerabzug.
Technische Voraussetzungen
Ab 2025 sind Sie verpflichtet, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies erfordert nicht unbedingt spezielle Software; bereits ein E-Mail-Postfach reicht in vielen Fällen aus. Wichtig ist jedoch, dass Ihre Systeme mit den neuen Standards kompatibel sind.
easybill hat hier für Sie vorgesorgt: bereits jetzt können Sie E-Rechnungen und weitere Belege über die Belege-Funktion in easybill abbilden. Nutzen Sie zusätzlich die Möglichkeit zur Generierung einer eigens zum Empfang erstellten E-Mail Adresse, direkt aus Ihrem Account heraus. Somit ist diese technische Auflage in weniger als 2 Minuten für Sie erledigt.
Zulässige Formate
Zulässig sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1..
Hybride Formate, die sowohl maschinell als auch menschenlesbar sind, sind ebenfalls erlaubt, solange der maschinell lesbare Teil (z. B. XML) Vorrang hat. Es können auch zwischen den Parteien abweichende Formate vereinbart werden, solange sie die geforderten Angaben korrekt und vollständig elektronisch verarbeiten lassen.
Stellen Sie jetzt auf die E-Rechnung um
Die Umstellung auf die E-Rechnung kommt – die Chance zur Digitalisierung ist greifbar nah. Nutzen Sie die Zeit, um Ihre internen Prozesse anzupassen und die notwendigen technischen Voraussetzungen zu schaffen. Die Investition in digitale Lösungen wird sich langfristig auszahlen, denn Sie sparen Zeit, Geld und Ressourcen. Bereiten Sie sich jetzt vor, damit Sie ab 2025 rechtssicher und effizient agieren können.
Lesen Sie außerdem:
E-Rechnung für Kleinunternehmer: Schritt-für-Schritt-Anleitung
One Stop Shop (OSS) – Was bedeutet das?
Belege/Eingangsrechnungen erfassen (Hilfe-Center)
