Die digitale Rechnungsstellung ist auf dem Vormarsch – spätestens ab Januar 2025 ist eine E-Rechnungssoftware für B2B-Unternehmen in Deutschland unverzichtbar. Doch worauf muss man bei der Wahl einer geeigneten Software achten? Ein wirklich gutes Tool bietet mehr als nur die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Es trägt zur Optimierung Ihrer Geschäftsabläufe bei, reduziert Fehlerquellen und spart somit wertvolle Zeit. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was eine E-Rechnungssoftware können muss und welche Vorteile sie für Ihr Unternehmen bietet.
Was ist eine E-Rechnungssoftware?
Eine E-Rechnungssoftware ist eine digitale Lösung für Unternehmen, um elektronische Rechnungen zu erstellen, zu versenden, zu empfangen und zu verwalten. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen oder PDF-Dateien arbeitet eine E-Rechnungssoftware mit standardisierten, maschinenlesbaren Formaten, wie etwa ZUGFeRD und XRechnung.
Die XRechnung enthält nur den XML-Datensatz, während ZUGFeRD strukturierten Datensatz und PDF in einem Format kombiniert. Diese Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, die für elektronische Rechnungen gelten, und ermöglichen eine nahtlose Kommunikation zwischen den Systemen von Absendern und Empfängern.
Was sind die Vorteile einer E-Rechnungssoftware?
Ein geeignetes Programm zur Erstellung von E-Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Es vereinfacht nicht nur die Umstellung auf die E-Rechnung, sondern hilft auch dabei, administrativen Aufwand zu reduzieren. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die wichtigsten Vorteile auf einen Blick.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen und Selbstständige in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Werden die Anforderungen für E-Rechnungen nicht fristgerecht umgesetzt, drohen Bußgelder und steuerliche Nachteile.
- Zeitersparnis und Automatisierung: Ein Programm für Rechnungsmanagement automatisiert den gesamten Rechnungsprozess – von der Erstellung über den Versand bis hin zur Archivierung. Manuelle Aufgaben wie das Ausdrucken, Kuvertieren und Verschicken von Rechnungen entfallen. Zudem beschleunigt die Software auch die Bearbeitung eingehender Rechnungen.
- Reduzierung von Fehlern und Kosten: Durch die Automatisierung werden manuelle Fehler, wie falsche Beträge oder fehlende Angaben, deutlich reduziert. Gleichzeitig entfallen die Kosten für Papier, Druck, Porto und Archivierung. Die Software sorgt für eine höhere Genauigkeit und Transparenz in Ihren Rechnungsprozessen, was langfristig zu weniger Rückfragen und Reibungsverlusten führt.
- Nachhaltigere Prozesse: Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist ein wichtiger Schritt in Richtung Nachhaltigkeit. Durch den Verzicht auf Papier, Druckerpatronen und physische Archive schonen Sie wertvolle Ressourcen und reduzieren Ihren ökologischen Fußabdruck. Digitale Rechnungen sind nicht nur umweltfreundlicher, sondern auch platzsparend und jederzeit leicht zugänglich.
Welche Funktionen muss eine gute E-Rechnungssoftware bieten?
Um die Umstellung auf die E-Rechnung möglichst einfach und reibungslos zu gestalten, benötigen Sie eine gut gewählte Software. Bei der Auswahl einer passenden Lösung sollten Sie auf folgende Kriterien im Funktionsumfang achten:
Verarbeitung von E-Rechnungsformaten (XRechnung, ZUGFeRD)
Die Hauptaufgabe der E-Rechnungssoftware ist es, gängige E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD zu verarbeiten. Die Software sollte sowohl das Erstellen als auch das Empfangen von Rechnungen in diesen Formaten unterstützen, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und eine reibungslose Kommunikation mit Geschäftspartnern und Behörden zu gewährleisten.
Visualisierung von E-Rechnungen
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, eingehende E-Rechnungen zu empfangen und auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Es reicht dabei nicht aus, die Rechnung einfach im E-Mail-Postfach zu erhalten – eine zuverlässige Prüfung erfordert eine Visualisierung der Rechnungsdaten.
Beim Format XRechnung gibt es keine direkt anzeigbare Version, da das Format ausschließlich auf XML basiert. Das bedeutet, dass Unternehmen eine Software benötigen, welche die XML-Daten in eine lesbare Form bringt.
Auch bei ZUGFeRD, das aus einer XML-Datei und einer PDF-Datei besteht, ist Vorsicht geboten: Die beiden Dateien sind nicht zwangsläufig identisch – es ist möglich, dass das angehängte PDF Fehler enthält. Beispielsweise könnte das PDF falsche Steuerbeträge anzeigen, während die Daten in der XML-Datei korrekt sind. Entscheidend ist, dass die XML-Datei die bindende Version ist, nicht das PDF. Daher ist es wichtig, dass Ihre E-Rechnungssoftware über ein integriertes Tool zur Visualisierung verfügt, das die XML-Daten zuverlässig darstellt.
Automatisierte Rechnungserstellung und -versand
Ein zentrales Merkmal einer guten E-Rechnungssoftware ist außerdem die Automatisierung des Rechnungsprozesses. Die Software sollte es Ihnen ermöglichen, Rechnungen basierend auf vordefinierten Vorlagen und Stammdaten automatisiert zu erstellen. Dafür werden alle relevanten Informationen wie Kundendaten, Artikelpositionen und Steuersätze im Voraus angelegt und können ganz unkompliziert in Rechnungen eingefügt werden.
Dabei stellt die Software sicher, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben auf jeder Rechnung enthalten sind – von der Steuernummer bis hin zu den vollständigen Zahlungsdetails. So vermeiden Sie rechtliche Probleme und sorgen für rechtskonforme Dokumente.
Anschließend können die Rechnungen direkt an die Empfänger versendet werden – beispielsweise per E-Mail. Die Automatisierung im Rechnungsmanagement minimiert das Risiko von Fehlern und sorgt für eine schnelle und zuverlässige Abwicklung.
Sichere und nachvollziehbare Archivierung
Um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen Unternehmen elektronische Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch digital archivieren können. Folglich reicht es nicht, wenn Sie nur einen Ausdruck der E-Rechnung aufbewahren. Für die Archivierung von E-Rechnungen gelten die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).
Die Aufbewahrungsfrist für elektronische Rechnungen beträgt 8 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. In einer dafür vorgesehenen Software können Sie die Dokumente problemlos verwahren, Rechnungen gehen nicht verloren und Sie behalten stets den Überblick.
Was kostet eine E-Rechnungssoftware?
Die Kosten für eine E-Rechnungs-Software können je nach Funktionsumfang und Kundenzahl variieren. Viele Softwarelösungen bieten flexible Preismodelle an, die sich an den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens orientieren. Kleine Unternehmen oder Selbstständige mit geringem Rechnungsaufkommen können oft von einer kostenlosen E-Rechnungssoftware profitieren, die grundlegende Funktionen wie den Empfang von E-Rechnungen abdeckt. Für größere Unternehmen mit höheren Anforderungen gibt es Tarife, die zusätzliche Features wie erweiterte Integrationen oder die Verarbeitung von wiederkehrenden Dokumenten bieten.
Es lohnt sich daher, die eigenen Anforderungen genau zu prüfen und verschiedene Preismodelle zu vergleichen. So finden Sie die passende Lösung, die nicht nur Ihren Bedürfnissen gerecht wird, sondern auch Ihr Budget berücksichtigt.
Kann man eine E-Rechnung mit Word oder Excel erstellen?
Eine Rechnung muss grundsätzlich bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, wie etwa die Einhaltung der GoBD. Demnach müssen Rechnungen revisionssicher erstellt werden, das heißt, sie dürfen nach Ausstellung nicht mehr veränderbar sein. In Office-Programmen ist dies nicht gewährleistet, deshalb können sie keine Rechnungssoftware ersetzen.
Außerdem müssen E-Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt werden. Word und Excel können auch dies nicht leisten, da die Programme keine standardisierten E-Rechnungsformate unterstützen. Zwar können Sie in Word oder Excel eine Rechnung erstellen, als PDF speichern und per E-Mail versenden, doch dies ist keine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben. Denn eine PDF-Rechnung ist digital, aber dennoch nicht maschinenlesbar.
Ein weiterer Nachteil von Word und Excel ist der manuelle Aufwand. Jede Rechnung muss individuell erstellt, geprüft und versendet werden. Das kostet Zeit und erhöht das Risiko von Fehlern. Eine spezielle Software hingegen automatisiert diese Prozesse, spart Zeit und sorgt für mehr Genauigkeit.
Fazit: Darum lohnt sich der Einsatz einer E-Rechnungssoftware für Ihr Unternehmen
Die Einführung einer E-Rechnungssoftware ist mehr als nur eine Reaktion auf gesetzliche Vorgaben – sie ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienz. Ein gut gewähltes Tool macht die Umstellung auf elektronische Rechnungen nicht nur einfach, sondern sorgt auch langfristig für optimierte Abläufe in Ihrem Rechnungsmanagement. Sie reduziert den manuellen Aufwand, minimiert Fehler und beschleunigt Zahlungsvorgänge.
Damit Sie von diesen Vorteilen profitieren können, ist es ratsam, frühzeitig eine passende Lösung zu implementieren und bestehende Prozesse anzupassen. So sind Sie nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern stärken auch die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens.
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