In der heutigen digitalen Welt erleben wir eine zunehmende Verlagerung von analogen Prozessen hin zu digitalen Alternativen. Eine dieser Veränderungen ist die Einführung der E-Rechnungspflicht zum 1.01.2025. Doch was genau sind die Vorteile der E-Rechnung gegenüber der Papierrechnung? Warum sollten Unternehmen so zeitig wie möglich auf dieses moderne Format umsteigen?
In diesem Beitrag betrachten wir den Vergleich zwischen E-Rechnung und Papierrechnung. Hierbei gehen wir insbesondere auf die Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen im Kontext der fortschreitenden Digitalisierung ein.
E-Rechnung vs Papierrechnung: Ein grundlegender Vergleich
Bevor wir auf die Vorteile eingehen, lohnt es sich, kurz die beiden Rechnungsarten zu vergleichen.
Papierrechnung
Eine Papierrechnung ist die klassische Methode, bei der Rechnungen auf Papier gedruckt und per Post verschickt werden. Dieser Prozess erfordert nicht nur Papier und Drucker, sondern auch Zeit für den Versand und den Empfang.
Zudem ist die Archivierung aufwändiger, da physische Dokumente abgelegt und bei Bedarf manuell durchsucht werden müssen.
E-Rechnung
Eine elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) ist ein digitales Dokument, das direkt über das Internet versendet und empfangen wird. Die E-Rechnung kann in verschiedenen Dateiformaten wie XML oder PDF mit eingebetteter XML vorliegen und wird oft direkt in Buchhaltungssysteme integriert.
Die bekanntesten Formate in Deutschland sind derzeit die XRechnung (B2G-Sektor) und das ZUGFeRD-Format (B2B-Sektor).
Die Vorteile der E-Rechnung gegenüber der Papierrechnung
Unsere Top 6 Vorteile haben wir für Sie einmal effizient zusammengefasst. Falls Sie nicht bereits überzeugt sind von der E-Rechnung, dann vielleicht hiernach?
#1: Zeitersparnis und Effizienz
Eines der größten Argumente für die E-Rechnung ist die enorme Zeitersparnis. Im Vergleich zur Papierrechnung entfällt das Drucken, Kuvertieren und Frankieren. Stattdessen wird die E-Rechnung mit wenigen Klicks verschickt, was den gesamten Prozess beschleunigt. Auch der Empfang ist deutlich schneller: Während eine Papierrechnung Tage oder sogar Wochen unterwegs sein kann, wird eine E-Rechnung in Sekunden zugestellt.
Unternehmen können durch die digitale Rechnungsabwicklung die Bearbeitungszeiten deutlich verkürzen und so auch schneller Zahlungen erhalten. Diese höhere Effizienz führt zu einer besseren Liquidität und verringert die Gefahr von verspäteten Zahlungen.
#2: Kostenreduktion
Mit der Umstellung auf E-Rechnungen können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen. Papierrechnungen erfordern Papier, Druckertinte, Umschläge und Porto. Diese physischen Kosten entfallen bei der E-Rechnung vollständig. Zudem sinken die Kosten für die manuelle Bearbeitung und Archivierung von Rechnungen.
#3: Fehlerreduktion und Automatisierung
Bei der manuellen Verarbeitung von Papierrechnungen können leicht Fehler passieren – sei es beim Erfassen von Daten oder bei der manuellen Eingabe in Buchhaltungssysteme. E-Rechnungen ermöglichen eine automatische Datenverarbeitung, die Fehlerquellen minimiert. Viele moderne Buchhaltungssysteme können E-Rechnungen direkt lesen und die enthaltenen Informationen automatisch verbuchen.
Die Digitalisierung bringt hier einen entscheidenden Vorteil: Mit automatisierten Prozessen sinkt die Fehleranfälligkeit und es bleibt mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben im Unternehmen.
#4: Umweltfreundlichkeit und Nachhaltigkeit
In Zeiten von Klimawandel und Nachhaltigkeitsdebatten wird die Umweltfreundlichkeit von Prozessen immer wichtiger. Papierrechnungen tragen zur Abholzung von Wäldern bei, da Papier aus Holz produziert wird. Zudem verursachen der Druck und der Versand einen hohen CO₂-Ausstoß. Die E-Rechnung bietet eine nachhaltige Alternative. Da keine physischen Materialien benötigt werden, fällt kein Papiermüll an und der CO₂-Ausstoß durch den Transport entfällt.
Unternehmen, die auf E-Rechnungen umstellen, tragen aktiv zum Umweltschutz bei und stärken gleichzeitig ihr Image als nachhaltige Organisation.
#5: Rechtliche Sicherheit und Transparenz
In vielen Ländern, einschließlich der EU, werden E-Rechnungen als vollwertige und rechtsgültige Dokumente anerkannt. Die Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen liegen auch in der besseren Nachvollziehbarkeit: E-Rechnungen können revisionssicher archiviert werden, und durch die digitale Übermittlung bleibt eine lückenlose Dokumentation der Rechnungserstellung und -zustellung erhalten. Dies macht den Prozess transparenter und im Falle einer Prüfung einfacher nachvollziehbar.
In Deutschland spielt auch die GoBD eine entscheidende Rolle. easybill als GoBD-konforme Rechnungssoftware hält sich strikt an die Vorgaben und verhindert ein Löschen von steuerlich relevanten Dokumenten. Das nachträgliche Bearbeiten hingegen wird abgesichert durch die Anlage von neuen Versionen eines Dokuments. Alles konform und absolut sicher für Ihr Unternehmen und der Nachvollziehbarkeit seitens des Finanzamtes.
#6: Platzsparende Archivierung
Die Archivierung von Papierrechnungen erfordert viel Platz und Ressourcen. Jedes Unternehmen ist verpflichtet, Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum (in Deutschland aktuell 10 Jahre) aufzubewahren, was zu einer Menge Papierbergen führen kann. Im Gegensatz dazu können E-Rechnungen sicher und platzsparend auf Servern oder in der Cloud archiviert werden, ohne physischen Raum in Anspruch zu nehmen. Die digitale Ablage ermöglicht zudem eine schnelle und einfache Suche nach alten Rechnungen.
Warum die E-Rechnung die Zukunft ist
Die Vorteile der E-Rechnung gegenüber der Papierrechnung sind vielfältig und überzeugend. Sie bietet nicht nur eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis, sondern auch eine umweltfreundliche und nachhaltige Alternative. Gerade im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung wird die E-Rechnung für Unternehmen immer attraktiver, da sie Effizienz, Transparenz und Sicherheit in den Abrechnungsprozess bringt.
Unternehmen, die noch auf Papierrechnungen setzen, sollten daher ernsthaft überlegen, schon jetzt auf E-Rechnungen umzusteigen. Die Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen liegen klar auf der Hand: Von der Kostensenkung über die Automatisierung von Prozessen bis hin zu einer gesteigerten Nachhaltigkeit. In einer zunehmend digitalisierten Welt ist die E-Rechnung nicht nur die moderne, sondern auch die zukunftssichere Wahl.
Lesen Sie außerdem:
Mehrwertsteuer in der Gastronomie: Erfolgsstrategien für Betriebe
Handwerker Rechnung: Lohnkosten und Materialkosten getrennt ausweisen
E-Rechnungen im ZUGFeRD 2.2 Format erstellen (Hilfe-Center)
