Die Digitalisierung hat längst auch das Handwerk erfasst, und die E-Rechnungspflicht, die ab voraussichtlich 2025 in Kraft tritt, ist ein weiterer wichtiger Schritt in diese Richtung. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was Handwerker über die E-Rechnungspflicht wissen sollten und wie Sie sich optimal auf die Umstellung vorbereiten können.
Auf den ersten Blick erscheint es wie jede Menge Arbeitsaufwand für Sie. Aber der zweite, weitreichendere Blick wird zeigen, dass der einmalige Aufwand zur Einrichtung sich langfristig auszahlen wird und Ihnen jede Menge Kapazitäten bereiten wird.
Inhaltsverzeichnis
- Warum kommt die E-Rechnungspflicht ab 2025?
- Was bedeutet die E-Rechnungspflicht konkret für Handwerker?
- Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht: Tipps für Handwerker
- Feedback aktueller Unternehmen
- Fazit zur E-Rechnungspflicht für Handwerker
Warum kommt die E-Rechnungspflicht ab 2025?
Die E-Rechnungspflicht ist Teil einer breiteren Bewegung zur Digitalisierung und Vereinfachung von Geschäftsprozessen. Mit elektronischen Rechnungen sollen Papierberge und manueller Aufwand reduziert, Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert werden. Dies betrifft nicht nur Großunternehmen, sondern auch Handwerksbetriebe. Die Vorsteuer wird dann zukünftig nicht mehr aus Papierrechnungen, sondern aus E-Rechnungen bezahlt.
Der Aufschrei unter vielen vor allem kleinen Betrieben ist derzeit noch groß. Mit einer guten Vorbereitung brauchen Sie sich für Ihr Business jedoch kaum Sorgen machen. Und: ab 2025 beginnt erst einmal die Vorschrift, dass Unternehmen fähig sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen, nicht jedoch selbst zu erstellen! Es ist auch nicht ausgeschlossen, dass sich dieser Termin noch einmal verschieben wird. Dennoch sollten Sie sich schon einmal vorbereiten.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht konkret für Handwerker?
Bereits seit einiger Zeit sind u. a. auch Handwerksbetriebe verpflichtet, ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und Institutionen in elektronischer Form einzureichen. Was aber bedeutet elektronische Form? Ist ein PDF-Dokument nicht auch ein digitales Dokument? Grundsätzlich ja, aber die E-Rechnung steht noch einmal für etwas ganz anderes. Denn eine E-Rechnung ist ein hybrides Format, dass sowohl einen maschinenlesbaren Inhalt, als auch einen Inhalt aufweist, der von Menschen gelesen werden kann.
Es reicht also nicht mehr aus eine Rechnung digital zu erstellen, zu signieren und beispielsweise per E-Mail zu versenden. Die E-Rechnung kann in Form des ZUGFeRD-Formats oder auch als XRechnung erstellt und versendet werden.
Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht: Tipps für Handwerker
Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert einige Vorbereitung. Wenn Sie aber zeitnah beginnen, ist die Dauer bis zur Einführung absolut überschaubar und sollte keine große Herausforderung für Sie darstellen. Hier sind einige Tipps, wie Handwerker sich optimal auf die E-Rechnungspflicht ab 2025 vorbereiten können:
Investieren Sie in eine geeignete Software
Suchen Sie nach einer Rechnungssoftware, die die Erstellung und Signierung von E-Rechnungen unterstützt. Stelle sicher, dass die Software den gesetzlichen Anforderungen entspricht und mit den Plattformen von öffentlichen Auftraggebern kompatibel ist. easybill als Online Rechnungssoftware unterstützt die Formate ZUGFeRD und XRechnung bereits, die als Grundlage für die E-Rechnung genutzt werden dürfen.
Ganz intuitiv erstellen Sie eine Rechnung, wie jede andere auch. Sie wählen die Versionierung und das Dateiformat aus und schon nach dem Fertigstellen Ihrer Rechnung, steht das E-Rechnungsformat zur Verfügung. Das klingt zu einfach um wahr zu sein? Ist es aber!
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter
Eine Schulung ist entscheidend. Aber muss sie deswegen zeitaufwendig oder kompliziert sein? Ganz sicher nicht. Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter mit der Materie vertraut sind und wissen, wie sie E-Rechnungen erstellen und versenden, sollten Sie frühzeitig mit der Wissensvermittlung beginnen. Dies kann den Übergang reibungsloser gestalten und die Compliance sicherstellen.
Bei easybill sind Sie jedoch in den besten Händen. Warum? Weil wir die Schulung Ihrer Mitarbeiter übernehmen. Sparen Sie sich den Zeitaufwand. Stellen Sie lediglich sicher, dass Ihr Mitarbeiter über einen easybill-Zugang verfügt und überlassen Sie unserem herausragenden Supportteam den weiteren Ablauf. Wir zeigen die Grundfunktionen der Software, die Rechnungserstellung und auch das Datenhandling von Kundendaten und Rechnungsposten.
Vertrauen Sie auf das Know how von Experten
Sie sind noch unsicher, was die Umstellung auf die E-Rechnung für Ihr Unternehmen bedeutet? Zögern Sie nicht, sich an Experten oder Berater im Bereich E-Rechnung zu wenden. Sie können bei der Implementierung und Schulung helfen. Sprechen Sie noch dazu mit Ihrem Steuerberater, denn auch er kennt Ihr Unternehmen gut.
Fragen Sie nach zu beachtenden Besonderheiten. Oder beginnen Sie schon vor der Einführung in 2026 (ab dann muss jedes Unternehmen E-Rechnungen erstellen und versenden können) mit der Erstellung einer E-Rechnung.
Feedback aktueller Unternehmen
In vielen Foren liest man von Panikmache, drohenden Betriebsschließungen und und und. Lassen Sie sich hiervon nicht anstecken und verrückt machen. Aktuell verwenden schon viele Unternehmen die XRechnungen, weil Sie für Behörden oder Institutionen tätig sind, die bereits E-Rechnungen vorschreiben. Das Feedback ist hier durchweg sehr positiv. Die Umstellung alleine ist für die meisten der Schritt der Überwindung, bzw. der Step, der derzeit abschreckend wirkt.
Wenn man sich dann jedoch einmal mit der E-Rechnungspflicht für Handwerker vertraut gemacht hat und auch der Digitalisierung eine Chance gibt und die Vorteile in den Vordergrund stellt, wird man schnell erkennen, dass die negative Haltung nicht notwendig ist.
Fazit zur E-Rechnungspflicht für Handwerker
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 bringt natürlich Veränderungen mit sich, die sich auf die Art und Weise auswirken, wie Handwerksbetriebe Geschäfte tätigen. Jedoch sind Zweifel, Hemmungen, Angst oder schlimmeres wirklich fehl am Platz, wenn Sie sich vorher schon informieren. Durch rechtzeitige Vorbereitung und die Nutzung geeigneter Tools und Schulungen können Sie die Umstellung erfolgreich bewältigen und von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren. Bleiben Sie auf dem Laufenden, um sicherzustellen, dass Ihr Handwerksbetrieb den Anforderungen der E-Rechnungspflicht entspricht.
Nachtrag zum Blog
Die Einführung zur Erstellung einer E-Rechnung wurde im Übergangszeitraum noch einmal hinausgeschoben. Vermutlich wird es ab 01.01.2027, bzw. 01.01.2028 die Pflicht zur Erstellung geben und bis dahin bleibt es, aber 2025, bei der Empfangsmöglichkeit der E-Rechnung. Sollten uns hier neue Infos erreichen, halten wir Sie wie immer auf dem Laufenden.
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