Die Rechnungserstellung ist für Kleinunternehmer oftmals ein kritischer Aspekt des Geschäftsprozesses. Eine gut gestaltete Rechnung kann nicht nur die Zahlungsabwicklung erleichtern, sondern auch einen professionellen Eindruck beim Kunden hinterlassen.
In diesem Blog werden wir uns sieben entscheidende Keyfacts ansehen, auf die Kleinunternehmer bei der Rechnungserstellung besonders achten sollten.
Inhaltsverzeichnis
- #1 – Vollständige und korrekte Angaben
- #2 – Klare und detaillierte Leistungsbeschreibung
- #3 – Einheitliches Design und professionelles Erscheinungsbild
- #4 – Rechtliche Anforderungen und Steuervorschriften beachten
- #5 – Zahlungsfristen und -optionen festlegen
- #6 – Automatisierung und digitale Lösungen nutzen
- #7 – Regelmäßige Überprüfung und Optimierung
- easybill als Rechnungssoftware für Kleinunternehmer
#1 – Vollständige und korrekte Angaben
Damit Ihre Rechnungen steuerlich korrekt sind und vom Finanzamt ebenso anerkannt werden, ist es unerlässlich, dass Sie auf vollständige Angaben achten. Eine Rechnung sollte alle relevanten Informationen enthalten, wie den vollständigen Namen und die Adresse des Unternehmens, des Kunden und gegebenenfalls die Steuernummer.
Darüber hinaus sollten die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und Zahlungsbedingungen deutlich angegeben werden. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben können zu Verzögerungen bei der Bezahlung führen.
#2 – Klare und detaillierte Leistungsbeschreibung
Eine präzise Beschreibung der erbrachten Leistungen oder der verkauften Produkte ist unerlässlich. Hierbei sollten die Einzelposten, die Menge, der Preis pro Einheit und der Gesamtbetrag angegeben werden. Dies ermöglicht dem Kunden eine genaue Nachvollziehbarkeit der Rechnung und minimiert mögliche Missverständnisse.
Auch Ihr Steuerberater und das Finanzamt wird es Ihnen danken, wenn die Positionen genau zugeordnet werden können. Nachzuvollziehen mit welchen Artikeln oder Dienstleistungen Sie welchen Umsatz erzielt haben, bringt auch Ihnen langfristig nur Vorteile ein.
#3 – Einheitliches Design und professionelles Erscheinungsbild
Wer hat nicht schon einmal eine Rechnung erhalten, wo man auf Anhieb keine Struktur erkannt hat oder vor lauter Textinhalt kaum noch einzusehen war, um was es auf der Rechnung geht?
Eine ästhetisch ansprechende Rechnung vermittelt Professionalität und Vertrauenswürdigkeit. Verwenden Sie ein einheitliches Design, das Ihr Logo, Ihre Unternehmensfarben und eine klare Schriftart enthält. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung gut strukturiert ist und leicht lesbar ist.
#4 – Rechtliche Anforderungen und Steuervorschriften beachten
Rechnungserstellung für Kleinunternehmer ist nicht zwingend an andere Anforderungen geknüpft als in anderen Unternehmen. Als Kleinunternehmer sollten Sie sich dennoch gerade zu Beginn über die geltenden rechtlichen Anforderungen und Steuervorschriften informieren.
Dies umfasst unter anderem die korrekte Ausweisung des entsprechenden Paragraphen aus dem Umsatzsteuergesetz, zum Entfall der Umsatzsteuer.
Beachten Sie außerdem die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Rechnungen von 10 Jahren.
#5 – Zahlungsfristen und -optionen festlegen
Was nützt die schönste Rechnung, wenn sie nicht bezahlt wird? Für die Liquidität Ihres Unternehmens sollten Sie hier ein besonderes Augenmerk auf die Zahlbarkeit legen.
Definieren Sie klare Zahlungsfristen, um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden. Geben Sie noch dazu deutlich an, wie der Kunde bezahlen kann, ob per Überweisung, PayPal oder andere Zahlungsmethoden. Überlegen Sie auch, ob Sie Skonti oder Rabatte für frühzeitige Zahlungen anbieten möchten.
#6 – Automatisierung und digitale Lösungen nutzen
Gerade zum Start Ihres Businesses haben Sie eine Fülle an Aufgaben vor sich liegen? Um den Rechnungsprozess effizienter zu gestalten, können Sie als Kleinunternehmer von automatisierten Lösungen profitieren.
Nutzen Sie Rechnungsstellungstools wie easybill und ggf. Buchhaltungssoftware, um Rechnungen automatisch zu generieren, Zahlungserinnerungen zu versenden und den Überblick über offene Rechnungen zu behalten. Wenn Sie sich steuerlich durch ein Steuerbüro beraten lassen, wird Ihre Buchhaltung unter Umständen von diesem übernommen.
Unterstützen Sie Ihren Dienstleister durch halbautomatisierte Buchungsbelege und Belegbilder, sodass der Zeitaufwand und Kostenaufwand für Ihre Belege so gering wie möglich ausfällt.
#7 – Regelmäßige Überprüfung und Optimierung
Den Erfolg Ihrer Rechnungserstellung sollten Sie kontinuierlich überwachen und verbessern. Analysieren Sie regelmäßig Ihre Zahlungseingänge und identifizieren Sie mögliche Engpässe.
Nur wenn Sie Ihre Zahlen und Analysen vorliegen haben, könnte Sie entsprechenden Handlungsbedarf einsehen und vornehmen.
easybill als Rechnungssoftware für Kleinunternehmer
easybill macht Ihnen den Einstieg in Ihr Business leicht. Durch fertige Vorlagen und Layouts, die Sie lediglich mit Ihrem Logo bestücken, verfügen Sie in easybill bereits über das perfekte Grundgerüst für Ihre Dokumente.
Texte und gewünschte Hinweise bringen Sie ganz nach Ihren Vorstellungen in Ihre Vorlagen mit ein. Der Hinweis auf den Steuerentfall? Das übernehmen wir bereits für Sie. Denn per Grundeinstellung im Account weiß easybill bereits über Ihren Kleinunternehmer-Status bescheid.
Umfangreiche Auswertungen, Exporte oder die DATEV-Schnittstelle bieten noch mehr Komfort für Sie und auch für Ihren Steuerberater. Nutzen Sie die kostenfreie Testphase und machen Sie sich Ihr eigenes Bild von easybill als Ihre neue Rechnungssoftware.
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