Warum ist ein Mahnverfahren heute kaum noch wegzudenken? Die Liquidität ist für einen Unternehmer das A und O. Wieso also unnötig lange auf sie verzichten? Natürlich gilt es auch langjährige, gute Geschäftsbeziehungen zu beachten, in denen man schon einmal kompromissbereiter an die Sache rangeht. Aber dennoch sollte jede geschriebene Rechnung auch zeitnah beglichen werden. Immerhin haben Sie als Unternehmen ja auch die entsprechende Dienstleistung ggf. schon erbracht oder für die Zukunft Kapazitäten hierfür geplant. Vielleicht mussten Sie sogar zusätzliches Personal einstellen, um die Vertragsinhalte garantieren zu können oder Sie mussten Waren beschaffen für die Umsetzung. Es gibt sicherlich eine Menge Gründe, weshalb es Ihr gutes Recht ist, zeitnah auch Ihr Geld zu erhalten. Warum also Zeit verschwenden, wenn es mit easybill doch so einfach geht?
Ein kurzer Überblick vorab
Automatisches Mahnverfahren in easybill
Sie hören von dieser Option erstmalig? Das wäre sehr schade, denn unter Umständen haben Sie somit sehr viel Zeit aufgebracht manuell Ihre Erinnerungen und Mahnungen zu erstellen, obwohl easybill Ihnen diesen Aufwand hätte abnehmen können. Umso besser, wenn wir die Funktion heute noch einmal vorstellen.
easybill bietet die Möglichkeit, dass Sie passend für jede Situation, bzw. auch für jede Dokumentenvorlage, eine eigene Regel anlegen können. Nutzen Sie beispielsweise unterschiedliche Vorlagen, weil langjährige Bestandskunden andere Rechnungstexte erhalten als Neukunden? Bieten Sie unterschiedliche Zahlungsmodalitäten an? Die Lastschrift lassen wir hier einmal außen vor, da man in der Regel davon ausgehen sollte, dass die Zahlung erfolgreich eingezogen werden kann, wenn Ihnen vom Ihrem Kunden ein SEPA Mandat vorliegt. Betrachten wir daher nur die Zahlungsarten, bei denen es tatsächlich auch zu ausstehenden Zahlungen kommen könnte.
Für jede Ihrer Dokumentenvorlagen können Sie eine eigene Regel anlegen oder seit neuestem auch eine Regel für mehrere Vorlagen nutzen. Hier spart man ab sofort noch mehr Zeit ein, wenn Workflows für mehrere Vorlagen in einem Vorgang erstellt werden können.
Beachten Sie bitte, dass die Zielvorlage für diesen Vorgaben jedoch für alle dieselbe ist. Möchten Sie beispielsweise unterschiedliche Texte in den Erinnerungen oder Mahnungen verwenden, bedarf es einer eigenständigen Regel. Fast alle Inhalte sind identisch, aber dennoch brauchen Sie eigene Regeln, möchten den Umfang zum Anlegen der Regeln aber gering halten? Ebenfalls als neues Update der Funktion können Sie nun angelegte Regeln kopieren. Die Inhalte werden 1 zu 1 übernommen in eine neue Regel, jedoch können Sie diese anschließend editieren.
Mahngebühren – Sollte ich den Schritt tatsächlich gehen?
Es erfreut natürlich niemanden. Dennoch ist es leider oftmals so, dass ohne zusätzliche Gebühren das Zahlungsziel weiter überschritten wird und Sie Ihrem Geld sprichwörtlich hinterherlaufen. Ist nicht auch dies wieder ein Arbeitsaufwand zu Ihren Lasten? Selbstverständlich! Und deswegen sind die Mahngebühren auch vollkommen legitim. Die Höhe allerdings sollte abgewägt werden. Informieren Sie sich hier ggf. bei zuständigen Einrichtungen oder auch Ihrem Steuerbüro was Ihnen empfohlen wird. Sicherlich sollte der Arbeitsaufwand, der Ihnen durch die überschrittene Frist und notwendige Mahnungen entsteht, in einem adäquaten Verhältnis ausgeglichen werden. Allerdings sollten die Mahngebühren Ihre Kunden auch nicht so sehr verärgern, dass eine Fortsetzung des Geschäftsverhältnisses nicht mehr denkbar ist. Eine Rechnung und auch eine Erinnerung kann natürlich schon mal übersehen werden.
Mahnverfahren zweckentfremden? Warum nicht!
Natürlich sind Sie hier nicht absolut frei zu entscheiden wofür Sie die Funktion gerne noch verwenden würden. Aber unser automatisches Mahnwesen kann auch dafür verwendet werden, wenn Sie zum Beispiel auf Ihre geschriebenen Angebote hin eine Erinnerung senden möchten, noch bevor die Fälligkeit des Angebots erreicht ist. Auch dies sichert Ihnen Liquidität zu, wenn Sie Ihren Kunden freundlich an das Angebot erinnern, der Auftrag zustande kommt und Sie anschließend eine Rechnung ausstellen können.
Eine Funktion für gleich mehrere Workflows! Testen Sie es am besten gleich aus und überzeugen Sie sich selbst. Nutzen Sie Ihre Zeit für wichtigere Dinge in Ihrem Unternehmen.
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