Meistern Sie die E-Rechnung: Ein How-to Guide für Steuerberater und Mandanten

Warum die E-Rechnung für Steuerberater relevant ist? Das Wachstumschancengesetz ist seit dem 22. März 2024 durch den Bundesrat verabschiedet und für viele Unternehmer und auch Steuerberater stehen nun Veränderungen ins Haus. Die E-Rechnung kommt und revolutioniert noch einmal den Finanz- und Steuermarkt in Deutschland.

Doch was genau hat es mit der E-Rechnung auf sich? Welche Voraussetzungen gilt es zu beachten? Wer ist überhaupt betroffen? Und was müssen vor allem auch die Steuerberater und Kanzleien beachten, damit ihre Mandanten weiterhin bestmöglich beraten und vertreten werden?

Wir fassen die wichtigsten Fakten und How-To-Do’s einmal für Sie zusammen, damit auch Sie als Steuerberater perfekt auf die Einführung der elektronischen Rechnung vorbereitet sind.

Die Fakten zur Einführung der E-Rechnung

Damit Sie keinerlei Fristen versäumen, hier noch einmal im Überblick die wichtigsten Eckdaten der E-Rechnung, die Sie und Ihre Mandanten beachten sollten:

• Ab 1.01.2025 wird der Empfang einer E-Rechnung gemäß EN16931 für alle deutschen B2B-Geschäfte verpflichtend – Ausnahmen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250,-Euro gemäß § 33 UStDV, Fahrausweise gemäß § 34 UStDV und Rechnungen an Endverbraucher (B2C)
• Bis zum 31.12.2026 gibt es eine Übergangsregelung, die noch Papierrechnungen und digitale Rechnungen zulässt, die nicht dem Format einer elektronischen Rechnung entsprechen
• Ebenfalls gilt für die Übergangsregelung, dass der Empfänger des Dokuments zustimmen muss, sollte das Format der Rechnung von der vorgeschriebenen EN16931-konformen E-Rechnungen abweichen
• Bis zum 31.12.2027 gilt diese Übergangsregelung auch weiterhin für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro

Welches Format ist zukünftig für die E-Rechnung zulässig?

Viele verwechseln nach wie vor eine digitale PDF-Rechnung mit der E-Rechnung. Eine E-Rechnung basiert jedoch auf einem strukturierten elektronischen Format. Sie muss also elektronisch eingelesen und verarbeitet werden können.

Zu diesem Zweck muss entweder die europäische Norm für die E-Rechnung gemäß EN 16931 genutzt werden (aktuell ist dies die Grundlage der XRechnung oder ZUGFeRD) oder die Rechnungen müssen ein Format nutzen, das den Export der strukturierten Daten so unterstützt, dass es in EN 16931 kompatible Datenformate umgewandelt werden kann.

In nur 5 Schritten zur E-Rechnung – Steuerberater aufgepasst!

Sie möchten frühzeitig beginnen, Ihre Mandanten auf die E-Rechnung vorzubereiten? Aktuell fehlt Ihnen jedoch die Übersicht wo und vor allem womit Sie starten sollten? Wir geben Ihnen die 5 wichtigsten Schritte mit an die Hand:

Schritt 1: Überblick verschaffen, Compliance und Rechtsrahmen abstecken

Um Ihre Mandanten kompetent zur E-Rechnung beraten zu können, muss Ihnen als Steuerberater natürlich selbst zu 100% bekannt und bewusst sein, welche Voraussetzungen, Bedingungen und Definitionen die E-Rechnung mit sich bringt. Lesen Sie sich in die Thematik ein, prüfen Sie besondere Situationen Ihrer Mandaten, beispielsweise im E-Commerce und nehmen Sie ggf. Schulungen in Anspruch. Erst dann können Sie Ihr Wissen weitervermitteln.

Es ist unerlässlich, dass Ihre Mandanten die gesetzlichen Anforderungen und Standards der E-Rechnung einhalten. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Mandanten über die relevanten gesetzlichen Bestimmungen vollumfänglich informiert sind und interne Unternehmensprozesse hierauf ausgerichtet werden.

Schritt 2: Analyse der aktuellen Situation

Analysieren Sie gemeinsam mit Ihren Mandanten die aktuellen Buchhaltungs- und Rechnungsprozesse in dessen Unternehmen. Stellen Sie einen gemeinsamen Plan oder eine Checkliste auf, um detailliert festzuhalten, dass sie gut auf die Umstellung zur E-Rechnung vorbereitet sind.

Die E-Rechnung wird mitunter eingeführt, um Prozesse, vor allem auch für Ihre Kanzlei, zu erleichtern.

Schritt 3: Schulung und Sensibilisierung

Es ist wichtig, Mandanten über die Vorteile und Anforderungen der E-Rechnung zu informieren. Der Steuerberater kann Schulungen und Workshops organisieren, um das Bewusstsein zu schärfen und das Verständnis für die Umstellung zu fördern.

Sie könnten diese Fortbildungen übergreifend für all Ihre betroffenen Mandanten anbieten oder natürlich in maßgeschneiderten Sitzung eins zu eins mit dem Unternehmer besprechen.

Schritt 4: Technologische Evaluierung und Implementierung

Als Steuerberater sollten Sie die richtigen technologischen Lösungen evaluieren und empfehlen, die es Ihren Mandanten ermöglichen, E-Rechnungen zu erstellen, zu senden und zu empfangen. Dies kann die Integration von E-Rechnungssoftware oder die Anpassung bestehender Systeme umfassen.

Da im ersten Schritt der Empfang der E-Rechnung wichtig ist, sollten Sie sich nach Software umsehen, die genau dies garantieren und umsetzen.

Schritt 5: Überwachung und Unterstützung

Auch nach der Implementierung der E-Rechnung ist es wichtig, die Mandanten weiterhin zu unterstützen und sicherzustellen, dass ihre Systeme reibungslos funktionieren. Der Steuerberater sollte daher regelmäßige Überprüfungen durchführen und bei Bedarf Unterstützung anbieten, um sicherzustellen, dass die E-Rechnungsprozesse effizient und compliant bleiben.

Nutzen Sie es als zusätzlichen Service Ihrer Kanzlei. Seien Sie der starke Partner an der Seite Ihrer Mandanten. easybill wiederum unterstützt Sie und auch Ihre Mandanten bei einer einwandfreien technischem Umsetzung. So kann im Sinne der E-Rechnung nichts mehr schiefgehen.

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