Rechnungen für Ferienwohnungen: Unsere 10 Punkte für Ihre Checkliste

Die Sommerferien laufen noch in den meisten deutschen Bundesländern. Hochsaison für das Vermietgeschäft für Ferienwohnungen und Ferienhäuser. Hochsaison für Rechnungen für Ferienwohnungen.

Sie verfügen auch über eine solche Immobilie? Oder steigen Sie gerade erst ins Business ein und wissen noch nicht so ganz, was Sie vor allem für die Rechnungsstellung alles zu beachten haben? Unsere Checkliste mit 10 hilfreichen Tipps wird Sie dabei unterstützen, bestens vorbereitet zu sein.

Wenn Sie Rechnungen für Ferienwohnungen erstellen, sollten verschiedene Aspekte berücksichtigt werden, um eine reibungslose und rechtlich korrekte Abwicklung zu gewährleisten. Wir haben die wichtigsten Punkte für Sie zusammengestellt.

Punkt 1: Vollständige Kontaktdaten erfassen

Die Kontaktdaten des Mieters, aber auch die von Ihnen als Vermieter sind Pflichtbestandteile auf einer Rechnung. Ohne diese Angaben ist die Rechnung steuerlich nicht gültig und gilt eher wie eine Quittung. Stellen Sie daher in jedem Fall sicher, dass Ihre Rechnungen immer die vollständigen Adressdaten beider Parteien enthalten.

Als vollständig gilt eine Adresse, wenn der Name, die Anschrift (Straße, ggf. Hausnummer, Postleitzahl, Ort und im Fall von internationalen Rechnungen auch das Land), eine Telefonnummer und vielleicht auch noch Ihre E-Mail-Adresse aufgeführt werden.

Punkt 2: Rechnungsnummer und -datum nicht vergessen

Falls Ihr Steuerbüro Sie nicht ohnehin schon darauf hingewiesen hat, erwähnen auch wir es gerne: auch die eindeutige Rechnungsnummer ist ein Pflichtbestandteil einer Rechnung. Sie sollte einmalig in Ihrem System vorkommen und eine genaue Identifizierung der Rechnung ermöglichen.

Eine aufsteigend chronologische Reihenfolge in der Nummerierung erleichtert noch dazu die Nachverfolgung und Organisation von Zahlungen.

Punkt 3: Leistungsbeschreibung für das Finanzamt

Nicht nur für Ihren Kunden ist es eine nützliche Information. Vielleicht bucht derselbe Kunde zu mehreren Zeiträumen bei Ihnen? Beschreiben Sie die erbrachten Leistungen detailliert.

Führen Sie außerdem den Zeitraum und die Dauer des Aufenthalts mit auf. Erwähnen Sie ggf. noch einmal die Anschrift der Ferienwohnung oder des Ferienhauses, um keine Verwechslung aufkommen zu lassen. Sollte Ihr Mieter zusätzliche Services gleich mit gebucht haben, so führen Sie auch diese in der Rechnung mit auf.

Punkt 4: Preisangaben transparent und verständlich

Haben Sie an alles gedacht? Dann halten Sie die Kosten für die Ferienwohnung transparent auf Ihrem Dokument fest. Neben den Mietgebühren fallen häufig auch Nebenkosten, Steuern oder potentielle Zusatzleistungen mit an.

Ganz wichtig: Rabatte oder Aufschläge sollten klar ersichtlich aus Ihrer Rechnung hervorgehen, damit das Finanzamt hier keinerlei Rückfragen stellen muss. Auch die Zufriedenheit Ihres Kunden steigt ganz sicher, wenn er unaufgefordert eine transparente Rechnung mit allen Kosten erhält.

Punkt 5: Zahlungsbedinungen mit aufführen

Nun ist die Rechnung gestellt, jedoch geht keine Zahlung bei Ihnen ein? Wurde vielleicht vergessen die Zahlungsbedingungen mit aufzuführen?

Sparen Sie sich die ärgerliche und unnötige Zeitverschwendung. Liquidität ist für jeden Unternehmer wichtig, daher ist es dringend anzuraten, dass Sie die Zahlungsbedingungen klar auf die Rechnung mit aufbringen.

Erwähnen Sie Zahlungsbedingungen, wie Zahlungsfristen, Zahlungsmethoden und Bankdaten. Geben Sie auch an, ob eine Anzahlung erforderlich ist und wie hoch diese ausfällt. Gerade in Ihrem Business der Vermietung ist es absolut gebräuchlich mit Anzahlungen zu arbeiten.

Punkt 6: Steuerliche Angaben immer im Blick behalten

Behalten Sie wie bei jeder Rechnung stets im Blick, dass alle steuerlichen Pflichtangaben auf der Rechnung enthalten sind. Nur wenn wirklich vollständige Inhalte vorliegen, gibt es hinterher keinerlei steuerliche Hürden.

Tipp am Rande: easybill sorgt für die Einhaltung aller Pflichtangaben. Ein Vergessen kommt hier gar nicht erst in Frage!

Punkt 7: Rechtliche Hinweise

Nichts wäre ärgerlicher, als dass Sie sich mit Ihren Kunden auseinandersetzen müssen, weil es beispielsweise von seiner Buchung zurücktritt. Ihre Stornierungsbedingungen hat er jedoch nicht gekannt oder nicht verstanden. Schon entsteht Missmut, auf beiden Seiten natürlich, und das vollkommen zurecht. Um Missverständnisse mit Ihren Kunden zu vermeiden, fügen Sie im besten Fall rechtliche Hinweise hinzu. Geben Sie Ihre Mietern gleich Ihre Stornierungsbedingungen, Haftungsausschlüsse oder Datenschutzbestimmungen mit an die Hand.

Sichern Sie sich und auch Ihren Kunden ab, sodass einem positiven Miteinander nichts im Wege steht. Selbst bei einer Stornierung könnte der Kunde ja zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal auf Sie zurückkommen. Er sollte Sie mit einem positiven Gedanken verbinden.

Punkt 8: Rechnungssprache sorgt für Kundenzufriedenheit

Und wo wir gerade von Missverständnissen sprechen: stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung in einer für Ihren Mieter verständlichen Sprache verfasst ist. Unnötige Sprachbarrieren oder „Beamten-Deutsch“ sollten Sie vermeiden.

Bleiben Sie stets transparent und klar in den Angaben auf Ihren Dokumenten. Besprechen Sie mir Ihrem Steuerberater oder auch Ihrem zuständigen Finanzamt dennoch, ob Sie Ihre Dokumente auch in anderen Sprachen als der Ihres Firmensitzes ausstellen sollten. Gerade internationale Kunden fühlen sich sicherlich gut abgeholt, wenn Sie eine Buchungsbestätigung oder eine Rechnung in ihrer Landessprache erhalten.

Punkt 9: Archivierung

Die Aufbewahrung von Geschäftsvorfällen ist natürlich das A & O. Bewahren Sie für Ihre Akten sämtliche Kopien aller Dokumente und relevanten Unterlagen sorgfältig auf, um eine ordnungsgemäße Buchführung und mögliche spätere Nachfragen zu ermöglichen. Beachten Sie die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von Rechnungen und Co.

Vielleicht möchte auch Ihr Kunde nach 3 Jahren noch einmal buchen und das gleiche Arrangement wie damals in Anspruch nehmen. Wäre es da nicht von Vorteil, wenn Sie auf diese Unterlagen noch zugreifen können und ihm diesen Service bieten können?

Punkt 10: Automatisierung dank Rechnungssoftware

Alles dreht ansich heutzutage um Automatisierung. Vollkommen zu Recht. Denn in Ihrem Arbeitsalltag haben Sie bereits genug Dinge um die Ohren und dürfen sich natürlich etwas Luxus gönnen und Handgriffe, wie zum Beispiel die Rechnungsstellung automatisieren. Nutzen Sie gerne moderne Softwarelösungen oder Tools zur Rechnungserstellung, um den Prozess zu vereinfachen und Fehler zu minimieren.

easybill verfügt über jede Menge Anbindungen von Buchungsplattformen und Drittanbietern für Ferienwohnungen/-häusern in der Vermietung. Prüfen Sie direkt einmal, ob auch Ihre Buchungsplattform eine Schnittstelle unterstützt.

Erleichtern Sie sich den Alltag, indem easybill Kundendaten, Buchungsinformationen und weitere Details automatisch erhält und in Ihre Buchungsbestätigungen oder Rechnungen übernimmt. Senden Sie die Dokumente per E-Mail oder Post an Ihre Kunden und fokussieren Sie sich auf andere Dinge für Ihr Business.

Indem Sie diese Aspekte beachten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungserstellung für Ferienwohnungen professionell, transparent und rechtlich konform erfolgt.

Dieser Beitrag wurde verfasst von

Stephanie Hemmer

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