Eine Frage, die sich viele immer wieder stellen. Auch bei easybill im Support kommt häufig die Frage auf, ob man beispielsweise als Privatperson eine Rechnungssoftware benötigt und ob man überhaupt Rechnungen schreiben darf. Wir nehmen uns der Thematik „Rechnungen schreiben ohne Gewerbe“ gerne für Sie an und erläutern einmal die Hintergründe.
Ob Freiberufler, Privatperson oder Kleinunternehmer – das Thema Rechnungen schreiben kann eine Herausforderung sein, besonders wenn man kein Gewerbe angemeldet hat. Welche Regeln gelten, und wie schreiben Sie eine rechtssichere Rechnung? In diesem Beitrag klären wir die wichtigsten Fragen.
Rechnungen schreiben ohne Gewerbe – wer ist betroffen?
Viele Menschen denken, dass das Schreiben von Rechnungen ausschließlich Gewerbetreibenden vorbehalten ist. Tatsächlich gibt es aber mehrere Gruppen, die Rechnungen ausstellen dürfen, ohne ein Gewerbe angemeldet zu haben. Schauen wir uns die betroffenen Gruppen an:
betroffen sind entweder Privatpersonen oder aber Freiberufler. Alle anderen Personen würden als Unternehmen auftreten und hier stellt sich natürlich nicht die Frage nach einer legitimen Rechnungserstellung. Wie unterscheiden sich also die beiden betroffenen Bereiche voneinander? Eine ausführliche Darstellung zum Thema Freiberufler finden Sie auch in der Branchenübersicht auf der easybill-Website.
Freiberufler
Freiberufler sind per Definition keine Gewerbetreibenden. Zu den freiberuflichen Tätigkeiten zählen unter anderem Berufe wie Ärzte, Rechtsanwälte, Journalisten, Künstler oder Berater. Sie müssen kein Gewerbe anmelden, da ihre Tätigkeit überwiegend auf intellektuelle Leistungen und individuelle Kreativität ausgerichtet ist. Dennoch unterliegen Freiberufler strengen Regeln, wenn es darum geht, eine Rechnung auszustellen.
Freiberufler müssen darauf achten, dass ihre Rechnungen folgende Angaben enthalten:
- Rechnungsbetrag und ggf. Hinweise auf die Steuerbefreiung
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Art und Umfang der Leistung
Im Grunde unterscheidet sich ein solches Unternehmen von anderen Unternehmen dadurch, dass hierfür kein Gewerbe angemeldet werden muss. Klappt es denn ganz ohne Registrierung? Nein, selbstverständlich müssen Sie sich als Freiberufler/Freelancer beim Finanzamt registrieren lassen, um eine Steuernummer zu erhalten, die einen Pflichtbestandteil auf Ihren Rechnungen darstellt. Aber Sie müssen keine Gewerbesteuer abführen. Keine Gewerbeanmeldung – keine Gewerbesteuer!
Privatperson
Die andere Option zum Thema „Rechnungen schreiben ohne Gewerbe“ ist die Privatperson. Sie verfügen also weder über ein Gewerbe, noch führen Sie einen der sogenannten „Katalogberufe“ eines Freiberuflers aus. Auch Privatpersonen dürfen in bestimmten Fällen Rechnungen ausstellen. Dies trifft zu, wenn sie einmalige Leistungen anbieten, die keine gewerbliche Absicht verfolgen. Beispiele wären der Verkauf eines gebrauchten Gegenstandes oder gelegentliche Einkünfte aus Nachhilfeunterricht.
Privatpersonen müssen jedoch vorsichtig sein, da wiederholte Tätigkeiten oder hohe Einnahmen als gewerblich eingestuft werden können. Es empfiehlt sich, im Zweifelsfall Rat bei einem Steuerberater einzuholen.
Hinsichtlich der Rechnung gelten für Sie dieselben Pflichtangaben wie für einen Freiberufler, jedoch dürfen Sie die Angabe einer Rechnungsnummer und einer Steuernummer (weil Sie hierüber nicht verfügen) verzichten.
easybill-Rechnung ohne Mehrwertsteuer-Ausweis
In Fällen, in denen Freiberufler oder Privatpersonen eine Rechnung stellen, stellt sich oft die Frage nach der Mehrwertsteuer. Wenn Sie eine Rechnung ohne Gewerbe schreiben und kein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer sind, dürfen Sie keine Mehrwertsteuer ausweisen. Eine Rechnung via easybill kann dabei helfen, eine formal korrekte und rechtssichere Rechnung zu erstellen, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Besonders wichtig ist es, den Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ auf der Rechnung zu platzieren, falls Sie als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG agieren.
Sollten Sie daher zu einer der oben genannten Kategorien zählen und Sie möchten easybill als Rechnungssoftware einsetzen, so aktivieren Sie in Ihrem Account, über die steuerrechtlichen Stammdaten, dass Sie keinen Mehrwertsteuer-Ausweis wünschen. Es wird automatisch ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung in Ihre Dokumente eingefügt, den Sie aber natürlich editieren können, wenn der Umstand auf Ihre Situation nicht zutrifft.
Exkurs: Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG
Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, muss ebenfalls kein Gewerbe anmelden. Die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG sieht vor, dass Unternehmer, deren jährlicher Umsatz unter 22.000 Euro liegt, keine Umsatzsteuer erheben müssen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass keine Rechnungen geschrieben werden dürfen. Es entfallen lediglich der Ausweis und die Abführung der Mehrwertsteuer.
Es ist jedoch verpflichtend, auf der Rechnung einen Hinweis zu geben, dass keine Mehrwertsteuer erhoben wird. Ein Beispiel für einen solchen Hinweis könnte sein: „Nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Ausblick: Die Zukunft der E-Rechnung – Auch für Rechnungen ohne Gewerbe?
Die Digitalisierung macht auch vor der Rechnungsstellung nicht halt. Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, gewinnt immer mehr an Bedeutung. Ab 2025 soll die E-Rechnung in Deutschland zur Pflicht werden. Auch Freiberufler und Privatpersonen, die gelegentlich Rechnungen schreiben, sollten sich frühzeitig auf diese Neuerung einstellen.
Die E-Rechnung bietet den Vorteil, dass sie standardisiert und dadurch einfach elektronisch verarbeitet werden kann. Dadurch sinkt der administrative Aufwand für Rechnungssteller und Empfänger. Zudem wird durch die digitale Archivierung die Nachverfolgbarkeit verbessert.
Auch wenn Unternehmer ohne Gewerbe zunächst glauben könnten, nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen zu sein, zeigt sich bei genauer Betrachtung, dass viele Tätigkeiten in den Geltungsbereich der neuen Regelung fallen. Eine frühzeitige Auseinandersetzung mit den technischen Anforderungen und die Nutzung geeigneter Tools wird daher unvermeidlich, um weiterhin rechtssicher Rechnungen stellen zu können.
Rechnungen schreiben ohne Gewerbe
Auch ohne Gewerbe können Freiberufler und Privatpersonen unter bestimmten Voraussetzungen Rechnungen ausstellen. Dabei sind die formellen Anforderungen ebenso wichtig wie die Klarheit über steuerliche Pflichten und Befreiungen. Wer sich unsicher ist, sollte auf professionelle Unterstützung setzen oder digitale Tools wie easybill nutzen.
Mit dem Blick auf die zukünftige Verpflichtung zur E-Rechnung sollten sich auch diejenigen, die nur gelegentlich Rechnungen ausstellen, mit den neuen Anforderungen vertraut machen. Eine frühzeitige Vorbereitung kann helfen, reibungslose Prozesse zu gewährleisten und rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Abschließender Tipp: Unterschätzen Sie nicht die Wichtigkeit der korrekten Rechnungsstellung. Denn nur so lassen sich Missverständnisse und rechtliche Probleme von Anfang an vermeiden!
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