Rechnungserstellung – Fristen, Verjährung und Aufbewahrung

Rechnungserstellung – jeder Unternehmer kennt es, viele nervt es und manch einer vergisst es. Im besten Fall sollte dies natürlich nicht passieren. Denn für die Buchhaltung gilt wie allgemein bekannt: „Keine Buchung ohne Beleg“. Außerdem erfolgt für Ihren Arbeitsaufwand keine Zahlung, sollte der Auftraggeber keine Rechnung erhalten. Ganz nebenbei kann sogar ein Bußgeld anfallen, wenn die Rechnungserstellung nicht fristgerecht erfolgt.

Da die Rechnungserstellung mit easybill sogar Spaß macht und kinderleicht zu bedienen ist, sollte eine vergessene Rechnung längst der Vergangenheit angehören.

Welche Fristen zur Rechnungserstellung gibt es?

Sie sind Selbstständig und haben für ein anderes Unternehmen eine Leistung erbracht? Aufgrund einer – zum Glück – sehr hohen Auftragslage haben Sie die Rechnungserstellung leider völlig vergessen. Der B2B-Kunde fordert nun nach 2 Monaten eine Rechnung bei Ihnen an. Darf er das denn?

Ja! Denn in Deutschland gilt ein Recht auf eine Rechnung für Unternehmen und juristische Personen. Dieser Anspruch ist im Umsatzsteuergesetz festgehalten. Die Frist zur Rechnungserstellung beträgt in Deutschland 6 Monate.

Aber auch Privatpersonen können im Einzelfall einen Anspruch auf eine Rechnung haben.

Die Ausnahmen:

• ein Grundstückskauf. Hier hat auch die Privatperson das Recht auf eine Rechnungserstellung.
• Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen (dazu zählen Reinigungsarbeiten, Gartenarbeiten und Bauleistungen)
• wenn die Privatperson eine Rechnung wünscht, in der erbrachte Dienstleistungen separat aufgeführt werden (zum Beispiel weil die Privatperson diese Positionen von der Einkommenssteuer absetzen kann)

Ist eine Verjährung der Forderung möglich?

Ja. Die Verjährungsfrist für Forderungen aus Rechnungen beträgt in Deutschland 3 Jahre. Sollte Ihr Kunde in diesem doch sehr langen Zeitraum die Forderung nicht begleichen und Sie betreiben auch kein Mahnwesen, so verfällt Ihr Anspruch auf die Zahlung. Sie fragen sich wie eine gestellte Rechnung 3 Jahre ausstehend sein kann? Das fragen wir uns auch. easybill zeigt Ihnen Ihre offenen Rechnungen täglich an und erinnert Sie somit an Ihr gutes Recht auf Zahlungsausgleich.

Offene Forderungen automatisch mahnen

Sie gehören mit zu den Unternehmern, dessen Kunden leider nicht die beste Zahlungsmoral haben? Es ist für Sie ein täglicher Aufwand die offenen Forderungen abzugleichen mit dem Bankkonto und dann abzuwägen wo sich ein Mahnwesen lohnt und wo es vergebene Liebesmüh‘ wäre?

easybill-Kunden sind hier im Vorteil. Per automatischem Bankkontenabgleich kann jeder Nutzer der Rechnungssoftware Rechnungen als „bezahlt“ markieren. Der Mitarbeiter benötigt hierfür keinen Zugang zu Ihrem Onlinebanking. Und die Rechnungen, die weiterhin nicht beglichen werden? Hierfür nutzen Sie das automatisierte Mahnwesen in easybill. Richten Sie sich ab sofort eigene Regeln für Zahlungserinnerungen und Mahnungen ein.

Gibt es Vorschriften zu Zahlungsfristen in der Rechnungserstellung?

Nachfolgend fassen wir gerne einmal die wichtigsten Fristen für Sie zusammen:

1. Zahlbar ohne Rechnung (§ 271 BGB)
   Wird keine Rechnung ausgestellt und dem Empfänger liegt keine konkrete Zahlungsfrist vor, regelt die Frist das BGB: die Forderung muss sofort nach Erbringung der Leistung beglichen werden.
2. Rechnung ohne Angabe einer Zahlungsfrist
   Wird dem Empfänger keine Frist gesetzt, greift hier die grundsätzliche Regelung des BGB und die Forderung ist sofort fällig. Allerdings kann diese Frist auf bis zu 30 Tage ausgeweitet werden.
3. Dienstvertrag (§ 614 BGB)
   Ein Dienstleister hat sofort nach Ausführung der beauftragten Leistung Anspruch auf seinen Lohn.
4. Werkvertrag (§ 641 BGB)
   Wurden Sie per Werkvertrag beauftragt für einen Kunden etwas anzufertigen, ist die Vergütung sofort nach Abnahme der Leistung fällig.
5. Kaufvertrag (§ 433 Abs. 2 BGB)
   Sofort nach der Lieferung oder Übergabe der Ware besteht der Anspruch auf die Zahlung.

Aufbewahrungsfrist von Rechnungen

Die Rechnungserstellung ist erledigt und die Zahlung ist eingegangen. Der Fall ist somit abgeschlossen. Oder etwa nicht? Auch wenn der Vorgang selbst für Sie hiermit beendet ist, so müssen Sie dennoch sicherstellen, dass die Rechnung (genauso wie Storno-Rechnungen und Gutschriften) für insgesamt 10 Jahre aufbewahrt wird. Dies kann in Papierform, aber auch in digitaler Form geschehen. Genauso können Sie Ihre Dokumente auch in easybill speichern und jederzeit bei Bedarf aufrufen.

Zwecks Steuerprüfung stehen Sie mit easybill also immer auf der sicheren Seite.

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