Offene Rechnungen sind für Sie als Kleinunternehmer eine absolut lästige Arbeitsaufgabe? Viele Kleinunternehmer starten als „Einzelkämpfer“ mit ihrem Business und können zur Unterstützung noch nicht auf Mitarbeiter zurückgreifen. Das heißt sowohl das Angebotsmanagement für die Neukundenakquise, genauso wie die Rechnungserstellung für Bestandskunden liegen zentral in einer Hand. In Ihrer Hand. Und dann kommen die unbezahlten Rechnungen noch on top, die Ihnen das Leben schwer machen, weil Liquidität nun mal für Ihr Unternehmen extrem wichtig ist.
Wie wäre es daher mit einer automatisierten Lösung für ein Mahnwesen für Kleinunternehmer? Stellen Sie sich vor, Sie könnten sich einfach zurücklehnen und das Mahnwesen abtreten. Wir zeigen Ihnen wie’s geht.
Inhaltsverzeichnis
Ratgeberseite Erinnerungen und Mahnungen
easybill steht Ihnen wir gewohnt unterstützend zur Seite. In unserem Ratgeber informieren wir Sie über die wichtigsten Themen rund um Ihr Business. Dort finden Sie Antworten auf all die Fragen, die sich Ihnen stellen, wenn Sie gerade ein Unternehmen neu gründen. Oder aber natürlich auch, wenn Sie schon als „alter Hase“ lange im Business sind, aber mit einigen Themen bis dato nie in Berührung kamen.
Sie fragen sich wie Sie korrekt Mahngebühren errechnen sollen? Lesen Sie alles Wichtige hier nach: Ratgeber für Mahnungen und Zahlungserinnerungen.
Erinnerungsvorlagen von easybill
Wenn Sie anschließend informiert sind, was es mit einer Mahnung oder eine Zahlungserinnerung auf sich hat, widmen Sie sich doch direkt einmal den Standard-Vorlagen im easybill-Account.
Wie auch in allen anderen Bereichen stellen wir Ihnen Vorlagen auf deutsch und englisch zur Verfügung, die man sich selbstverständlich nach eigenen Vorstellungen anpassen kann. Wenn Sie jedoch nicht wissen, wie Sie zum Start eine Erinnerung formulieren sollen, sind unsere Texte ein guter Einstieg.
Als Tipp für alle, die noch über keinen easybill-Account verfügen: Über unseren Service-Bereich auf der Website finden Sie jede Menge kostenfreie Vorlagen zum Download. Kein schlechter Einstieg und der Wechsel auf easybill als Software ist auch im Handumdrehen erledigt. An Ihrem Design ändert sich nicht einmal was, da die kostenfreien Vorlagen unserem easybill-Design angepasst sind.
Mahnstufen und -strategien
Was sollte man beim Mahnwesen für Kleinunternehmer beachten? Im Grunde natürlich dieselben Vorgaben wie für jeden anderen Unternehmer auch. Halten Sie sich an geläufige Regeln, wie zum Beispiel das Mahnwesen mit einer freundlichen Erinnerung zu beginnen. Oft kommt es vor, dass eine Rechnung übersehen wird oder durch interne Weitergaben beim Empfänger in Vergessenheit geraten ist.
Da Sie aber natürlich auf die Liquidität in Ihrem Unternehmen und auf die Zahlung jeder einzelnen Rechnung angewiesen sind, sollten Sie eine Mahnstrategie entwickeln und an dieser festhalten. Starten Sie mit der freundlichen Erinnerung, gefolgt von einer ersten, freundlichen, Mahnung, die jedoch schon etwas mehr Druck mit sich bringt. Vielleicht endet Ihre Strategie bereits mit einer eindrücklich formulierten zweiten und letzten Mahnung.
Zu viele Mahnstufen sollten Sie nicht vorsehen, damit Ihr Gegenüber die Zahlung nicht immer weiter aufschiebt. Vergessen Sie auf keinen Fall eine Fristsetzung in jedem Schreiben, um ggf. bei Uneinbringlichkeit die Forderung per Gericht einzutreiben.
Mahnwesen optimieren bis man es einsparen kann
Auch das Mahnwesen ist für Kleinunternehmer ein Prozess, der nach und nach optimiert werden kann. Stellen Sie fest, dass Ihre anfänglich gewählte Strategie nicht das gewünschte Ziel mit sich bringt, passen Sie diese an. Überdenken Sie Ihr Auftreten innerhalb der Dokumente, die Vehemenz der Fristsetzung und den Wortlaut Ihrer Mahnungen.
Auch wenn es wünschenswert wäre, auf das Mahnwesen als Kleinunternehmer komplett verzichten zu können, damit nicht all der zusätzliche Aufwand auf Ihren Schultern lastet, so ist es doch eher unwahrscheinlich, ganz ohne Erinnerungen oder Mahnungen auszukommen. Wie können Sie den Prozess nun also für sich selbst optimieren, um Zeit und Arbeitsaufwand einzusparen?
Automatisierung und Softwarelösung für Mahnwesen
easybill unterstützt Sie als Kleinunternehmer, in dem wir versuchen Ihnen soviel Arbeitslast wie möglich – im Bereich des Rechnungsmanagements – abzunehmen. Ein manuelles Mahnwesen steht natürlich jedem Nutzer stets zur Verfügung. Das BUSINESS-Paket lohnt sich für die, die den Komplettservice wünschen und vom automatischen Mahnwesen (sowie weiteren Zusatzfunktionen) profitieren möchten.
Über eine von Ihnen vorgegebene Regelung steuern Sie in easybill die automatische Erstellung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Schließen Sie besondere Kunden von den Regelungen aus oder erstellen Sie Regelungen nur für einige Kunden. Sie haben die Wahl!
Das Wichtigste ist jedoch, dass Sie sich zurücklehnen können und keinen Handgriff tun müssen. Klingt das nicht verlockend?
Lieber vorsorgen und offene Rechnungen vermeiden
Trotz aller Möglichkeiten für ein optimales Mahnwesen, ist Ihre oberste Priorität natürlich es gar nicht erst zu einer offenen Rechnung, über die Fälligkeit hinaus, kommen zu lassen. Sorgen Sie mit Hilfe des easybill PayPal-Buttons oder der direkten Bezahlfunktion via Better Payment für eine vereinfachte Zahlungsweise aus Sicht Ihres Kunden.
Warum auf Zahlungen warten? Prüfen Sie für Ihr Business, ob nicht auch das Lastschriftverfahren eine perfekte Alternative wäre. Hinterlegen Sie die SEPA Mandate Ihrer Kunden im easybill-Acccount und generieren Sie automatische SEPA Einzüge zu jeder Rechnung. Dann bleibt garantiert keine Zahlung mehr offen.
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