Gastbeitrag: TimeTrack
Zeit ist stets eine zentrales Element egal in welcher Lebenslage. Ob am Arbeitsplatz, daheim bei der Familie oder in der Freizeit – alles steht und fällt mit der vorhandenen Zeit. Die Meisten von uns behaupten zu wenig davon zu haben und dieser förmlich beim verrinnen zusehen zu können. Aber “Wir haben genug Zeit, wenn wir sie nur richtig verwenden.”- wie schon Johann Wolfgang von Goethe erkannt hat, mangelt uns es selten an Zeit per se jedoch am richtigen Zeitmanagement.
Lassen Sie die Zeit nicht mehr bloß an sich vorbeiziehen – steigern Sie Ihre Effizienz durch Zeiterfassung.
Ein Überblick vorab:
Zeit als wichtigste Unternehmensressource
Vor allem am Arbeitsplatz gilt es die Zeit als zentrale Ressource im Blick zu behalten. Denn wie schon so oft erkannt: Zeit ist Geld. Arbeitslöhne berechnen sich überwiegend auf Basis geleisteter Arbeitsstunden. Demnach liegt auf der Hand: je weniger Arbeitszeit investiert wird, desto mehr Kosten werden eingespart und umso größer ist der Unternehmenserfolg.
Doch um die Abläufe optimieren zu können, muss man sich darüber im Klaren sein, wo die Arbeitszeit hinfließt. Einen Überblick zu behalten, ist jedoch oftmals gar nicht so einfach im Firmenalltag. Bei mehreren Mitarbeitern, Kunden und Projekten am Ball zu bleiben, ist schwer! Zeiterfassung wird oftmals als lästige Angelegenheit empfunden, jedoch ist diese essentiell um Ihre Arbeitsprozesse zu verbessern.
Quelle: TimeTrack
Digitale Zeiterfassung
Früher griffen Unternehmen gerne auf Excel Tabellen zurück für Erfassungs- und Übersichts-Zwecke. Mittlerweile gibt es aber einige attraktive Alternativen um dies auf digitalem Wege mittels Zeiterfassungs-Software zu lösen. Dadurch profitiert die Flexibilität, Transparenz und Kommunikation. Hieraus entstehen einige Vorteile wie:
- Exakte, unmittelbare Zeiterfassung
- Verminderte Kosten durch reduzierter Personalaufwand und Administration
- Flexibilität der Zeitdokumentation für alle Endgeräte (Mac, PC, Smartphone, Tablet oder Terminal)
- Überprüfung hinsichtlich gesetzlicher und unternehmensspezifischer Vorgaben
- Automatische und transferierbare Stundenabrechnungen und Auswertungen
- Aktueller Key Performance Indicator (=KPI) zur Unternehmenssteuerung
- Automatische Weiterleitung an die Buchhaltung
- Zeiterfassung nach Aufgabe, Projekt und Kunden
- Daten jederzeit einsehbar
Kurzum: Unterm Strich kann Zeit gespart werden und das senkt die Kosten und fördert den Profit!
Eine digitale Zeiterfassung wie TimeTrack unterstützt bei der Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten. Dies hilft sowohl bei der internen Abwicklung (Lohnverrechnung, Prozessoptimierung) als auch bei externer Verrechnung (Buchung auf Kunden, Projekt). So behalten Sie den Überblick und unterstützen die Transparenz im Unternehmen und für den Kunden.
Projektzeiterfassung
Zahlreiche Branchen wie Agenturen, Architekten, Bauunternehmen, Dienstleister, Gebäudereiniger, Sicherheitsdienste, Handwerker etc. basieren ihre Arbeit meistens auf Aufträgen beziehungsweisen Projekten. Hierfür stehen Informationen wie Kunde, Projekt, Tätigkeit, zugeteilte Mitarbeiter und gebrauchte Arbeitszeit im Vordergrund. Bei mehreren Aufträgen kommen dadurch eine Vielzahl an Daten zusammen.
Einen Überblick zu behalten, kann schwierig werden. Übersicht und Transparenz ist jedoch sowohl im Interesse des Unternehmens (effektives Projektmanagement), als auch in dem des Kunden, denn so können die Abläufe optimiert und die Kundenzufriedenheit gesteigert werden. Auch hier können Zeiterfassungssoftware eine hilfreiche Stütze darstellen. Mitarbeiter können ihre verrichteten Zeiteinträge somit einfach auf Kunden, Projekt und Tätigkeit buchen. Dadurch wird jeder Prozessschritt, von Planung über Kundenbetreuung bis zur Ausführung und Kontrolle, dokumentiert und zugeordnet.
Die Festlegung von konkreten Vorstellungen und Zielen, hilft ungemein um die Motivation und Effizienz zu fördern. Auch hierfür können Zeiterfassungs-Software dienlich sein. Vorab können im System Planziele, wie Projektdauer und -budget, fixiert werden. Dadurch kann der Projektfortschritt verfolgt und die Effizienz durch automatische Analysen und Berichte veranschaulicht werden. Kurz- als auch langfristig hilft dies bei der Optimierung von Arbeitsprozessen und kann den Unternehmensprofit steigern.
Rechnungsstellung – TimeTrack & easybill
Nach der Beendigung des Auftrags oder des Projektes erfolgt in den meisten Fällen die Vergütung. Der Kunde wünscht sich eine faire und transparente Rechnungsstellung. Um den Kunden auch langfristig an sich binden zu können, ist die Kundenzufriedenheit durchaus auch im Interesse des Unternehmens.
Das Entgelt wird gewöhnlich auf Basis des Stundenlohns berechnet, weshalb eine konsequent durchgeführte Projektzeiterfassung die Abwicklung erheblich vereinfachen kann. Im Zuge dessen können die geleistete Arbeitszeiten und Aufwände in Rechnung übergeleitet werden. Dafür sind sowohl Zeiterfassungssoftware (mit Fokus auf Projektzeiterfassung), als auch Rechnungsstellungssoftware ideal, um die resultierende Rechnung zu präzisieren. Die Verknüpfungen von beiden Software wie die von TimeTrack und easybill bietet genau dies an. Durch die Verknüpfung laufen die Arbeitsprozesse noch glatter und sie sparen Zeit.
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