Egal ob Startup, Freelancer oder etabliertes Unternehmen, eines haben sie alle gemeinsam: sie wollen professionelle Rechnung erstellen. Wie aber beginnen oder von der aktuellen Vorgehensweise, mit der man jedoch nicht zu 100% zufrieden ist, umstellen auf eine bessere Variante? Lohnt sich der Aufwand? Wir sagen ganz klar: Ja! Denn professionelles Auftreten wird sich für Sie als Unternehmer immer lohnen und vermittelt Zuverlässigkeit, Know how und Expertise in Ihr Business.
Im Hinblick auf GoBD-Vorschriften, ebenso wie die E-Rechnung, die schon in naher Zukunft eine Verpflichtung im B2B-Bereich sein wird und auch auf steuerlicher Ebene, macht es durchaus Sinn wenn Sie schon jetzt auf eine Rechnungssoftware umstellen.
In diesem Blog erklären wir Ihnen wie Sie innerhalb von 10 Minuten eine Rechnung erstellen mit easybill.
Auswahl der richtigen Vorlage
Vorbereitung ist das A&O in der Geschäftswelt und somit auch für die Rechnungserstellung und aktive Geschäftsbeziehung mit Ihren Kunden. easybill macht es Ihnen hier sehr einfach. Zu den verschiedenen Dokumenttypen, die unterstützt werden, gibt es nicht nur die Möglichkeit der Standardvorlagen auf deutsch und englisch, sondern auch die Option, sich eigene Vorlagen anzulegen. Rein an Sprachen gibt es hier keinerlei Limitierungen, da sich alle Felder in Fremdsprachen übersetzen lassen.
Sie können noch dazu vollkommen frei über Texte und Wortlaut bestimmen. Ob Sie Kunden duzen oder siezen, entscheiden allein Sie. Die richtige Vorlage zum passenden Kunden kann ein entscheidendes Werkzeug für eine langanhaltende Geschäftsbeziehung sein, die Sie nicht unterschätzen sollten. Mit easybill sind Ihnen hier keine Grenzen gesetzt und die wichtigsten Inhalte und vor allem steuerlichen Vorgaben sind von Anfang an bereits vorhanden.
Personalisierung der Rechnung mit Ihrem Branding
„Eine Rechnung brauche ich lediglich als Beleg für die Buchhaltung, das Design spielt keine große Rolle“ – ein Satz, den unser easybill-Supportteam oft hört. Kostenfreie Anbieter oder sogar Marktplätze, die Ihre Rechnungserstellung übernehmen, scheinen genau deshalb auf den ersten Blick einen attraktiven Service zu liefern. Aber ist es wirklich so? Ist es nur ein Beleg oder bislang ein Stück Papier, dass für keinen, außer Ihre Buchhaltungsabteilung, von Bedeutung ist?
Für easybill ist es mehr. Eine professionelle Rechnung erstellen, sollte einen höheren Anspruch haben und auch immer als Marketinginstrument und Erscheinungsbild für Ihr Unternehmen angesehen werden. Genau deswegen sollten Sie eine Rechnung personalisieren und ihr eine persönliche Note mitgeben.
Fügen Sie Ihr Unternehmenslogo oder sogar ein eigenes Briefpapier mit ein, um Ihr Branding aufzugreifen. Passen Sie die Schriftart und Farben oder auch Designelemente wie Linien im Positionsbereich, nach Ihren Vorstellungen an. Klingt aufwendig? Durch den Layout-Editor von easybill sind es nur wenige Klicks, die jedoch zu einem erstklassigen Ergebnis führen.
Wichtige Rechnungsinformationen einfügen
Im Hinblick auf eine zukünftige Fehlervermeidung sollten Sie auf Standardisierung setzen. In easybill verfügen alle Vorlagen über Rechnungstexte, die mit Standardinhalten und Platzhaltern genutzt werden können. So können Sie sich optimal auf jeden Kunden vorbereiten, aber selbstverständlich zusätzlich von Fall zu Fall selbst entscheiden, welche Inhalte Sie wirklich benötigen. Durch die Auswahl einer entsprechenden Vorlage variieren Ihre Inhalte.
Rechnung erstellen mit easybill bedeutet jedoch immer auch gleichzeitig größtmöglichen Komfort nutzen. Daher geben wir die Pflichtangaben einer Rechnung als feste Bestandteile des Dokuments bereits vor. Durch die Einrichtung Ihres Accounts befüllen Sie diese Felder bereits mit Daten, die easybill für Ihre Dokumente wieder aufgreift. Im Sinne der Fehlervermeidung liegen Sie somit auf der absolut sicheren Seite.
Tipps zur Fehlervermeidung
Um sicherzustellen, dass Sie professionelle Rechnung erstellen, sollten Sie unbedingt darauf achten von Anfang an einen großen Fokus auf Fehlervermeidung zu legen. Automatisierungen sind hier die präferierte Lösung, bzw. fertige Vorlagen inklusive aller Texte. Händisches Eingreifen in die Erstellung von Daten und Dokumenten birgt immer auch ein gewisses Fehlerpotential. easybill hat den Anspruch Sie hierbei voll und ganz zu entlasten und Ihnen diese Sorgen zu nehmen.
Sollten Sie sich dennoch zu eigenen Texten entscheiden, was selbstverständlich Ihr gutes Recht ist, achten Sie auf Schreibfehler beim Anlegen Texten oder verwenden Sie die Standardvorgaben von easybill. Prüfen Sie noch einmal alle Formulierungen und die Auswahl der Vorlage für die automatisierte Rechnungserstellung. Dann sollte nichts mehr schiefgehen können.
Versand und Nachverfolgung der Rechnung
Eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Erstellung bis hin zum Versand von Rechnungen in easybill, finden Sie auch im easybill Hilfe Center. Nach der Erstellung, die anhand von lediglich 4 Schritten erfolgt, haben Sie die Wahl des Versandes. Auf dem manuellen Weg des Rechnungsversandes, können Sie zwischen dem kostenfreien E-Mail Versand oder den gebührenpflichtigen Wegen per Post oder Fax entscheiden. Für E-Commerce-Händler und Nutzer des easybill Import Managers lässt sich der E-Mail Versand sogar automatisieren.
Egal welchen Weg Sie wählen, Sie erhalten zwecks Nachverfolgung eine Rückmeldung direkt im Account, ob der Versand erfolgreich war. Behalten Sie offene Rechnungen stets im Auge, um rechtzeitig mit einem Mahnwesen starten zu können, sollte die Zahlungsfrist nicht eingehalten werden können.
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