Was ist ein „freundlicher Reminder für fällige Rechnungen“?
Wem ist es nicht schon einmal passiert, dass eine fällige Rechnung übersehen oder schlichtweg vergessen wurde?
Auch Ihren Kunden kann dies natürlich einmal passieren, trotzdem möchte man gute Kundenbeziehungen durch eine unglückliche Formulierung nicht gleich auf’s Spiel setzen.
Eine Zahlungserinnerung schafft vielleicht schon erste Abhilfe und löst den Konflikt. Die Zahlungserinnerung ist die erste mögliche Stufe eines Mahnverfahrens.
Gibt es inhaltliche Vorgaben für Reminder?
Wie formuliere ich nun aber eine freundliche Erinnerung? Darf ich eine Zahlungserinnerung per Mail zustellen oder muss es per Post erfolgen? Es gibt formell keine genauen Vorgaben, die die Zahlungserinnerung einhalten muss. Sie kann beispielsweise auch mündlich ausgesprochen werden. Jedoch gibt es Informationen, die Sie erwähnen sollten:
1) Es sollte Bezug zur fälligen Rechnung genommen werden (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag und ggf. Fälligkeitsdatum).
2) Es sollte ein neues Fälligkeitsdatum angegeben werden, bis zu dem Sie die Zahlung erwarten.
3) Es sollte die aktuelle Stufe des Mahnverfahrens genannt werden. Weisen Sie ggf. auf weitere Schritte hin, die bei ausbleibender Zahlung folgen.
Wann stelle ich eine Zahlungserinnerung aus?
Einen freundlichen Reminder für fällige Rechnungen stellen Sie erst dann aus, wenn die Rechnung tatsächlich überfällig ist. Weisen Sie außerdem freundlich darauf hin, dass sich die Ausstellung der Erinnerung mit einem Zahlungseingang überschnitten haben könnte.
Ist eine Zahlungserinnerung mit einer Mahnung gleichzusetzen?
Im Grunde besteht hier kein Unterschied. Beide Dokumente führen dem Kunden noch einmal die notwendige Zahlung der Rechnung vor Augen. Jedoch möchte manch ein Unternehmer aus Sicht einer guten Kundenbeziehung nicht direkt das Wort „Mahnung“ erwähnen. Eine Zahlungserinnerung führt noch dazu selten Mahngebühren oder Verzugszinsen mit auf.
Darf eine Zahlungserinnerung per E-Mail zugestellt werden?
Ja. Eine Zahlungserinnerung ist nichts weiter als eine Erinnerung an eine offene Rechnung. Sie können diese digital per E-Mail, per Post, per Fax oder auch mündlich an den säumigen Kunden übermitteln. Es bietet sich an die Originalrechnung auch noch einmal beizufügen, um Nachfragen seitens der Kunden vorzubeugen.
Wie erstelle ich Reminder für fällige Rechnungen in easybill?
Mit wenigen Klicks erstellen Sie aus einer überfälligen Rechnung manuell eine Erinnerung. Nutzen Sie das automatisierte Mahnwesen. Hinterlegen Sie außerdem Ihre eigenen Vorgaben für ein mehrstufiges Mahnverfahren. In unserem Hilfe-Center finden Sie hierzu alle notwendigen Informationen.
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