Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen schreitet in Europa stetig voran. Ein zentraler Bestandteil dieser Entwicklung ist die elektronische Rechnung, auch bekannt als E-Rechnung. Immer mehr Unternehmen setzen auf E-Rechnungen, um den Papierverbrauch zu reduzieren, Arbeitsabläufe zu optimieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Ein bedeutender Standard in diesem Bereich ist ZUGFeRD, der zunehmend an Bedeutung gewinnt und die E-Rechnungsprozesse vereinheitlicht.
Inzwischen gibt es viele Unternehmen, die nur noch ZUGFeRD-konforme Rechnungen akzeptieren. Dies betrifft vor allem Unternehmen wie Verwaltungen und Ämter. Zahlreiche deutsche Unternehmen sind Zulieferer oder Vertragspartner von Ämtern und öffentlichen Dienstleistern. Somit wird die neue Norm ein wichtiger Bestandteil in vielen Firmen sein, auf beiden Seiten. Auch für Sie ist das neue Format relevant, da Sie es zur Verfügung stellen müssen und die E-Rechnungspflicht spätestens ab dem 01.01.2025 in Deutschland zum Tragen kommt.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das speziell für den Austausch von elektronischen Rechnungen entwickelt wurde. Es integriert den Standard PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten. Durch das Format PDF/A-3 wird die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung umgesetzt. Somit werden die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllt.
Es ermöglicht außerdem, dass sowohl Menschen als auch Maschinen Rechnungsdaten lesen und verarbeiten können. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Komponenten: einem PDF-Dokument für den menschlichen Leser und einer XML-Datei, die maschinenlesbare Daten enthält. Diese Kombination macht es besonders praktisch, da das Format sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Konzerne und öffentliche Verwaltungen geeignet ist.Im Gegensatz zu dem älteren EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) treffen bei ZUGFeRD beide Vertragspartner im Vorfeld keine vorgeschriebene Vereinbarung. Rechnungen können ausgetauscht werden, wie es beide Vertragspartner benötigen. Ersparen Sie sich den administrativen Aufwand und verringern Sie zusätzliche Arbeitszeit.
Papierlose Rechnung – die Zukunft für alle Unternehmer
Hinzu kommen die erheblichen Vorteile durch Zeit- und Kostenersparnis, denn an den papierlosen Rechnungen führt nun kein Weg mehr dran vorbei. Die Gründe und Vorteile liegen auf der Hand. Neben Kosten- und Zeitersparnis beschleunigt die E-Rechnung interne Prozesse. Rechnungen werden zügiger erstellt, verarbeitet, archiviert und sorgen somit für preisgünstigere Abläufe.
In diesem Zusammenhang hat die EU die EU-Norm EN 16931 beschlossen, die genau beschreibt wie eine elektronische Rechnung aufgebaut sein muss. Hintergrund hierbei ist die Überlastung der Ämter der Europäischen Union. Vor allem der hohe Aufwand bei der Bearbeitung von Papierdokumenten trägt hierzu bei. Die EU-Norm bestimmt unter anderem, dass alle Ämter und öffentlichen Dienstleister bereits seit 2020 den elektronischen Rechnungseingang unterstützen und alle anderen Unternehmen durch die E-Rechnungspflicht in den kommenden 3 Jahren folgen.
ZUGFeRD vs. XRechnung
Ein weiterer bekannter Standard für die elektronische Rechnungsstellung in Europa ist die XRechnung. Während XRechnung in erster Linie für den öffentlichen Sektor in Deutschland Pflicht ist, bietet ZUGFeRD mehr Flexibilität und wird in verschiedenen Wirtschaftssektoren eingesetzt. ZUGFeRD unterstützt unterschiedliche Profile, die auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) ebenso eingehen wie auf die Anforderungen internationaler Großkonzerne. Beide Standards erfüllen die EU-Richtlinie für elektronische Rechnungen, jedoch wird ZUGFeRD aufgrund seiner hybriden Struktur zunehmend beliebter.
Kompatibilität mit DATEV
Die DATEV hat bei der Entwicklung des neuen ZUGFeRD Standards mitgewirkt und unterstützt somit ebenfalls das Format. Die Erstellung von elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Format ist mit unterschiedlichen DATEV-Anwendungen, wie z. B. DATEV Rechnungsdatenservice 1.0, möglich.
Vorteile des ZUGFeRD-Standards
Die Einführung von ZUGFeRD bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen jeder Größe:
- Kosten- und Zeitersparnis: Da ZUGFeRD maschinell auslesbar ist, können Rechnungen automatisch verarbeitet und in die Buchhaltungssysteme integriert werden, was den Aufwand für manuelle Eingaben reduziert.
- Fehlervermeidung: Die digitale Übertragung von Rechnungsdaten minimiert das Risiko von Eingabefehlern, die häufig bei manueller Dateneingabe entstehen.
- Rechtskonformität: ZUGFeRD erfüllt die europäischen und deutschen Anforderungen an elektronische Rechnungen. Insbesondere ist es konform mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU und den deutschen Anforderungen zur Aufbewahrung und Archivierung von Rechnungen.
- Breite Akzeptanz: Durch seine einfache Integration in bestehende Systeme und die Einhaltung internationaler Standards wird ZUGFeRD sowohl von privaten Unternehmen als auch von öffentlichen Verwaltungen in ganz Europa akzeptiert.
- Hybrides Format: Die Kombination aus PDF und XML ermöglicht eine einfache Lesbarkeit für den Menschen sowie eine automatisierte maschinelle Verarbeitung. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen unterschiedlicher Größen und technischer Ausstattung.
easybill unterstützt ZUGFeRD 2.3
Ein weiteres Zeichen für die zunehmende Bedeutung von ZUGFeRD ist die Unterstützung durch Softwareanbieter. So unterstützt easybill, eine führende Lösung für die einfache Erstellung und Verwaltung von Rechnungen, seit neuestem das ZUGFeRD-Format in der Version 2.3. Diese Version bietet erweiterte Funktionen und optimierte Kompatibilität mit anderen E-Rechnungsstandards wie der XRechnung. Unternehmen, die easybill nutzen, profitieren damit von einer zukunftssicheren Lösung für die elektronische Rechnungsstellung, die sowohl mit nationalen als auch internationalen Geschäftspartnern reibungslos funktioniert.
Der Versand von Dokumenten erfolgt in easybill kostenfrei per E-Mail. Verwenden Sie den DATEV-Export schon in der kleinsten Variante der easybill-Pakete (BASIC-Paket).
Zukunftssichere Lösung für Unternehmen jeder Branche
Die E-Rechnung ist die Zukunft des Rechnungswesens, und mit Standards wie ZUGFeRD haben Unternehmen eine effiziente, rechtskonforme und zukunftssichere Lösung an der Hand. Gerade in Zeiten der Digitalisierung und der zunehmenden Globalisierung ist es wichtig, auf ein Format zu setzen, das den Anforderungen des europäischen und internationalen Marktes gerecht wird. Mit der Unterstützung von ZUGFeRD, insbesondere in der aktuellen Version 2.3, wird der Austausch von Rechnungen sowohl einfacher als auch sicherer – ein Gewinn für Unternehmen jeder Größe.
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