Was sind digitale Belege?

Digitaler Beleg: Was steckt dahinter?

Mehr als nur digitale Dokumente

Digitale Belege sind mehr als nur elektronische Versionen von Papierbelegen. Gespeichert in gängigen Formaten wie PDF oder XML, dienen sie als überzeugende Transaktionsnachweise. Im Gegensatz zu Papierbelegen bieten sie eine organisierte und sichere Möglichkeit, alle geschäftlichen Transaktionen zu dokumentieren. Mehr über die Unterschiede zwischen XRechnung, E-Rechnung und PDF.

Die Arten digitaler Belege, die Sie kennen sollten

• PDF-Belege: Ideal für Rechnungen und Quittungen, da sie einfach zu erstellen und zu speichern sind.
• Digitale Quittungen: Besonders beliebt beim Online-Shopping, sie enthalten alle wichtigen Informationen zur Transaktion.
• Elektronische Rechnungen (E-Rechnung): Diese werden oft direkt in Buchhaltungssysteme integriert und vereinfachen die Verknüpfung von Belegen und Buchungen.

Kurz und knapp: Die Vorteile digitaler Belege

Digitale Belege bieten im Vergleich zu herkömmlichen Papierbelegen zahlreiche Vorteile:

• Umweltfreundlich: Weniger Papierverbrauch schont die Umwelt.
• Platzsparend: Digitale Belege benötigen keinen physischen Speicherplatz, was Ihr Büro aufgeräumter hält.
• Suchbarkeit: Sie können Ihre digitalen Belege schnell durchsuchen, was die Verwaltung erheblich vereinfacht.
• Sicherheit: Digitale Belege sind schwerer zu fälschen und können durch Mechanismen wie digitale Signaturen geschützt werden.
• Benutzerfreundlichkeit: Sie können sie einfach z. B. per E-Mail oder über Cloud-Dienste teilen und haben jederzeit Zugriff – egal, wo Sie gerade sind.

Wie funktioniert die digitale Belegerfassung?

Die digitale Belegerfassung macht es Ihnen einfach, Papierbelege in digitale Dateien zu verwandeln und effizienter zu verwalten. Der Prozess wird größtenteils automatisiert, wodurch die Belege direkt in eine Software wie easybill integriert werden können.

1. Papierbelege scannen oder fotografieren: Verwenden Sie einen Scanner oder Ihr Smartphone, um Papierquittungen und Rechnungen in digitale Dateien umzuwandeln.

2. Elektronische Rechnungen empfangen: Rechnungen, die per E-Mail als PDF oder in anderen digitalen Formaten versendet werden, werden direkt als digitale Belege erfasst.

OCR: Automatische Texterkennung erklärt

OCR (Optical Character Recognition) ist eine Technologie, die Text auf einem gescannten Beleg erkennt und automatisch in maschinenlesbare Daten umwandelt. Diese Daten werden direkt in Ihr Buchhaltungssystem übertragen, sodass manuelle Dateneingaben überflüssig werden.​

Vorteile der OCR Texterkennung:

Zeitersparnis: Sie müssen keine Informationen mehr manuell eingeben

Fehlerreduktion: Automatisierte Texterkennung verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Belegerfassung.

Schnelle Verarbeitung: Innerhalb weniger Sekunden sind alle relevanten Daten aus dem Beleg extrahiert und bereit für die weitere Buchhaltung.

GoBD-konforme Belege: So bleiben Sie auf der sicheren Seite

Warum GoBD für Ihre digitalen Belege unverzichtbar ist

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind entscheidend für Ihre digitale Buchführung. Sie sorgen dafür, dass Ihre Belege rechtssicher, unveränderbar und jederzeit verfügbar sind. Damit erfüllen Sie alle gesetzlichen Vorgaben und sind bestens auf Steuerprüfungen vorbereitet – ohne böse Überraschungen.

So stellen Sie die GoBD-Konformität sicher

Es gibt einige zentrale Punkte, die Sie beachten sollten, um Ihre digitalen Belege GoBD-konform zu machen:

• Unveränderbarkeit sicherstellen: Ein digitaler Beleg darf nach der Speicherung nicht mehr verändert werden. Nutzen Sie hierfür elektronische Signaturen sowie revisionssichere Archivierungssysteme, um sicherzustellen, dass Ihre Belege fälschungssicher sind.
• Nachvollziehbarkeit gewährleisten: Alle relevanten Informationen – wie Transaktionsdaten, Beträge und Ansprechpartner – müssen vollständig erfasst und strukturiert sein. Dadurch können Sie jede Buchung problemlos mit dem zugehörigen Beleg verknüpfen.
• Verfügbarkeit sicherstellen: Ihre Belege sollten jederzeit und ohne Verzögerung abrufbar sein, besonders bei einer Steuerprüfung. Mit Cloud-Lösungen oder digitalen Archivierungssystemen haben Sie schnellen und sicheren Zugriff auf alle archivierten Belege.
• Aufbewahrungspflicht beachten: In Deutschland müssen steuerlich relevante Belege zehn Jahre lang sicher und revisionssicher aufbewahrt werden. Achten Sie darauf, dass Ihre Speichersysteme zuverlässig und langfristig gegen Datenverlust geschützt sind.

GoBD-Richtlinien ignoriert? Das sind die Folgen

Die Einhaltung der GoBD ist nicht nur eine Formalität – Verstöße können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Bei einer Steuerprüfung werden nur GoBD-konforme Belege anerkannt. Werden Mängel festgestellt, drohen Sanktionen oder sogar Strafzahlungen. Mit den richtigen Systemen und Prozessen schützen Sie Ihr Unternehmen vor diesen Risiken und sorgen für Transparenz und Ordnung.

Aufbewahrungsfristen digitaler Belege: Das sollten Sie wissen

Aufbewahrungsfristen in Deutschland erklärt

In Deutschland sind die Aufbewahrungsfristen für digitale Belege klar geregelt. Die Dauer der Aufbewahrung hängt von der Art der Dokumente ab:

• Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege: Diese Dokumente müssen gemäß § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) und § 147 der Abgabenordnung (AO) für zehn Jahre aufbewahrt werden.
• Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen: Diese Unterlagen müssen für sechs Jahre archiviert werden.

Wichtig ist, dass die digitalen Belege während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert und jederzeit lesbar und zugänglich bleiben. Hierbei hilft oft der Einsatz von revisionssicheren Archivierungssystemen. Diese peichern digitale Belege unveränderbar und sicher, um Manipulationen zu verhindern und die rechtliche Konformität zu gewährleisten.

Wie lange gelten die Fristen in Österreich und der Schweiz?

Die Aufbewahrungsfristen in Österreich und der Schweiz ähneln den deutschen Regelungen, es gibt jedoch einige Unterschiede:

Österreich:

• Rechnungen, Handelsbücher, Inventare und Bilanzen: Diese müssen laut der Bundesabgabenordnung (BAO) und dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) für sieben Jahre aufbewahrt werden.
• Sonderregelungen: Für bestimmte Dokumente, wie solche im Zusammenhang mit Grundstücken, können die Fristen bis zu 22 Jahre betragen.

Schweiz:

• Buchungsbelege, Geschäftsbücher und Geschäftsberichte: Diese müssen gemäß Obligationenrecht (OR) und Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) für zehn Jahre archiviert werden.
• Korrespondenz und andere geschäftliche Dokumente: Hier gilt ebenfalls eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist.

Revisionssichere Archivierung einfach erklärt

Unabhängig vom Land ist es entscheidend, dass die digitalen Belege revisionssicher archiviert werden. Dies bedeutet, dass die Belege über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg unverändert bleiben und jederzeit abrufbar sind. Hierbei können Technologien wie elektronische Signaturen und zertifizierte Archivierungssysteme unterstützen.

Aufbewahrungsfristen: Warum sie so wichtig sind

Die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen stellt sicher, dass du im Falle einer Prüfung alle notwendigen Belege vorweisen kannst. Gleichzeitig hilft die richtige Archivierung, rechtliche Konformität zu gewährleisten und deine Belegverwaltung effizient zu gestalten.

In 3 Schritten zur digitalen Belegerfassung starten

1. Wählen Sie ein System zur Belegerfassung: Entscheiden Sie sich für eine Software wie easybill, die Ihnen das Erfassen und Verwalten digitaler Belege erleichtert. Mit easybill können Sie Ihre Belege schnell und einfach digitalisieren und direkt in Ihr System integrieren.
2. Scannen oder fotografieren Sie Ihre Belege: Verwenden Sie eine geeignete Software, um Ihre Papierbelege in digitale Form zu überführen. Achten Sie darauf, dass der Prozess effizient und benutzerfreundlich gestaltet ist.
3. Organisieren Sie Ihre digitalen Belege: Stellen Sie sicher, dass diese sinnvoll strukturiert sowie abgelegt werden, sodass Sie jederzeit schnell darauf zugreifen können – unabhängig von Ihrem Standort.

Fazit: Warum sich der Umstieg auf digitale Belege lohnt

Digitale Belege machen Ihre Buchhaltung effizienter, transparenter und sicherer. Mit einem gut organisierten System können Sie Belege jederzeit schnell finden und haben alle wichtigen Informationen auf einen Klick verfügbar. Wenn Sie noch Papierbelege nutzen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um auf digitale Belege umzusteigen und von den zahlreichen Vorteilen zu profitieren.

Häufig gestellte Fragen zu digitalen Belegen