FAQ zur E-Rechnung:

1. Grundlagen der E-rechnung

Was genau sind Kleinbetragsrechnungen? Diese sind von der E-Rechnung nicht betroffen?

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von maximal 250 Euro. Sie erfordern weniger Angaben als reguläre Rechnungen, wie beispielsweise keine Angabe des Leistungsempfängers. Diese Rechnungen sind in vielen Ländern von den Anforderungen der E-Rechnung, wie sie für höhere Beträge gelten, ausgenommen. Dies erleichtert den Verwaltungsaufwand für kleinere Transaktionen. Erfahren Sie mehr über die Grundlagen und Definitionen der E-Rechnung

Woran erkenne ich, ob eine Eingangsrechnung ein E-Rechnungs-Format ist?

Eine Eingangsrechnung im E-Rechnungs-Format erkennt man daran, dass sie maschinenlesbare Daten enthält, häufig im XML-Format, entweder eingebettet in ein PDF (wie bei ZUGFeRD) oder als separates XML-Dokument (wie bei der XRechnung). Oft fehlt eine rein visuelle Darstellung oder sie ist durch das eingebettete XML ergänzt. Der Rechnungsinhalt lässt sich direkt in Buchhaltungssoftware oder Rechnungssoftware einlesen und verarbeiten, ohne manuelle Dateneingabe. Zudem gibt es oft Hinweise im Dateinamen oder in der Rechnungsbeschreibung, die auf ein spezielles E-Rechnungs-Format hinweisen. Öffnet man ein PDF mit Adobe gibt beispielsweise ein kleines „Büroklammer-Emoji“ den Hinweis auf einen eingebetteten Anhang.

Darf ich als Rechnungs-Empfänger den Emfpang von PDF Rechnungen ablehnen und nur E-Rechnungen akzeptieren?

Ja, als Rechnungsempfänger darfst du den Empfang von PDF-Rechnungen ablehnen und ausschließlich E-Rechnungen akzeptieren, wenn dies im Vorfeld mit deinen Geschäftspartnern vereinbart wurde. Dies kann besonders sinnvoll sein, wenn du eine effiziente und automatisierte Verarbeitung der Rechnungen anstrebst. Allerdings musst du sicherstellen, dass deine Geschäftspartner über diese Anforderung informiert sind und technisch in der Lage sind, E-Rechnungen im gewünschten Format zu erstellen. Rechtlich gesehen gibt es jedoch keine generelle Verpflichtung für Lieferanten, ausschließlich E-Rechnungen zu versenden, es sei denn, dies ist vertraglich vereinbart.

Was ist der Unterschied zwischen den Formaten ZUGFeRD 1.0 und 2.2?

ZUGFeRD 1.0 war die erste Version des Formats zur Erstellung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen und bot ein hybrides Modell aus PDF und XML-Daten. ZUGFeRD 2.2 erweitert dieses Format und bringt es in Einklang mit der europäischen Norm EN 16931, was die Interoperabilität und den internationalen Austausch erleichtert. Zudem bietet ZUGFeRD 2.2 erweiterte Profile für unterschiedliche Anwendungsfälle und höhere Flexibilität.

Warum sollte man überhaupt eine XRechnung erstellen, wenn man das ZUGFeRD-Format nutzen kann?

Die XRechnung ist für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland oft zwingend vorgeschrieben und erfüllt die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Sie bietet klare Strukturvorgaben und hohe Interoperabilität. ZUGFeRD kombiniert PDF und XML-Daten, was es besonders im B2B-Bereich attraktiv macht. Je nach Empfänger und rechtlichen Anforderungen ist die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD entscheidend.

Wofür bräuchte man noch die „alten Formate“ z. B. ZUGFeRD 1.0?

Die alten Formate wie ZUGFeRD 1.0 können weiterhin relevant sein, wenn Unternehmen oder ihre Geschäftspartner noch nicht auf neuere Standards umgestellt haben. Sie bieten eine bewährte Basis für den elektronischen Rechnungsaustausch, besonders in etablierten Systemen, die keine sofortige Anpassung an neue Formate ermöglichen. In Fällen, in denen eine vollständige Kompatibilität oder Zertifizierung für neue Formate noch nicht erreicht ist, kann ZUGFeRD 1.0 eine Übergangslösung bieten. Zudem können spezifische Anwendungsfälle oder Branchenanforderungen den Einsatz älterer Versionen erfordern.

Lesen Sie unseren ausführlichen Ratgeber zur E-Rechnung im B2B-Bereich und sichern Sie sich wertvolle Tipps.

Kann sowohl das PDF-Format als auch das ZUGFeRD-Format per E-Mail versendet werden?

Ja, sowohl das PDF-Format als auch das ZUGFeRD-Format können per E-Mail versendet werden. ZUGFeRD ist besonders praktisch, da es ein PDF-Dokument enthält, das zusätzlich maschinenlesbare XML-Daten eingebettet hat, sodass es leicht per E-Mail versandt werden kann. Beide Formate erfüllen die Anforderungen an den digitalen Rechnungsaustausch. Da die E-Rechnung erst einmal nur den B2B-Sektor betrifft, kann die Standard PDF also weiterhin an B2C versendet werden.

Verstehen Sie die wesentlichen Unterschiede zwischen XRechnung, E-Rechnung und traditionellen PDF-Formaten

Braucht es bei ZUGFeRD-Rechnungen auch die Angabe einer Leitweg ID, oder sonstiger spezifischer Angaben, ähnlich wie bei XRechnungen?

Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist die Angabe einer Leitweg-ID nicht zwingend erforderlich, da diese ID spezifisch für XRechnungen und den Rechnungsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland ist. ZUGFeRD-Rechnungen richten sich mehr an den allgemeinen B2B-Bereich und erfordern keine so spezifischen Angaben wie die XRechnung. Allerdings können in bestimmten Fällen, wenn ZUGFeRD in Kombination mit der XRechnung verwendet wird, solche Angaben relevant sein. Grundsätzlich hängt es vom Empfänger und den rechtlichen Anforderungen ab, welche Angaben erforderlich sind.

Kann easybill zukünftig ein Postfach auslesen, um Eingangsrechnungen einzulesen?

Nein, easybill wird nicht direkt ein Postfach auslesen können. Stattdessen wird jeder easybill-Nutzer eine eigene E-Mail Adresse generieren können, über die er die E-Rechnung empfangen kann. Diese Adresse kann er an B2B-Kontakte weitergeben. Außerdem wird easybill einen Upload-Bereich für Belege/Eingangsrechnungen/E-Rechnungen unterstützen. Lernen Sie, wie Sie mühelos eine E-Rechnung mit easybill erstellen und Ihre Prozesse optimieren

Ist es für jedes Unternehmen erforderlich, eine Leitweg-ID zu beantragen? Wenn ja, wo bekomme ich sie her?

Nein, es ist nicht für jedes Unternehmen erforderlich, eine Leitweg-ID zu beantragen. Die Leitweg-ID wird speziell von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland benötigt, um den elektronischen Rechnungsaustausch über das XRechnungs-Format zu ermöglichen. Unternehmen benötigen eine Leitweg-ID nur dann, wenn sie Rechnungen an öffentliche Verwaltungen oder Behörden in Deutschland senden möchten, die dieses System nutzen. Wenn Ihr Unternehmen eine Leitweg-ID benötigt, wird diese in der Regel von der jeweiligen öffentlichen Verwaltung oder dem zentralen E-Rechnungsportal der Bundesregierung bereitgestellt, bei dem Sie sich registrieren müssen. Die genaue Stelle zur Beantragung kann je nach Bundesland oder Behörde variieren.