E-Rechnung, XRechnung und PDF
Wo liegt der Unterschied?
In der heutigen Geschäftswelt dreht sich alles um effiziente und korrekte Rechnungsstellung. Doch was unterscheidet eigentlich die XRechnung, die E-Rechnung und die PDF-Rechnung voneinander? Lassen Sie uns einen Blick auf die Unterschiede und Vorteile dieser verschiedenen Rechnungsarten werfen.
Lesezeit: ca. 8 Minuten
Aktualisiert: 21.08.24
- Was ist eine XRechnung?
- Wie wichtig ist XML für E-Rechnungen und XRechnungen?
- Und was verbirgt sich hinter einer E-Rechnung?
- Was ist eine PDF-Rechnung?
- Unveränderbarkeit und GoBD-Konformität bei E‑Rechnung
- Vergleich der Rechnungsformate: E‑Rechnung und PDF-Rechnung im Detail
- Fazit: Die Zukunft der Rechnungsstellung ist digital
- Unterschied zwischen E-Rechnung, X-Rechnung und PDF-Rechnung: Häufig gestellte Fragen
Unterschiede kurz erklärt
Die XRechnung ist eine standardisierte, elektronische Rechnung im XML-Format und ist seit dem Jahr 2020 verpflichtend bei Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung in Deutschland. Sie ist damit eines der beiden Formate, die der Norm für E‑Rechnungen (EN 16931) gemäß der E‑Rechnungpflicht ab 2025 entspricht. Darüberhinaus entspricht das ZUGFeRD Format der Norm. Hier handelt es sich um ein hybrides Format, das ein klassisches PDF-Dokument mit dem strukturierten XML-Datensatz kombiniert. Bei PDF-Rechnungen handelt es sich um digitale Rechnungen, die jedoch in einem unstrukturierten Format vorliegen. Sie stellen keine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes dar und ermöglichen keine vollständige Automatisierung.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein strukturiertes, standardisiertes Rechnungsformat, das speziell für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt wurde. Sie wurde von der Europäischen Union initiiert und ist seit dem 27. November 2020 für öffentliche Aufträge in Deutschland verpflichtend.
Einsatzbereiche
XRechnungen sind insbesondere für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern vorgeschrieben, da sie eine einheitliche und effiziente Abwicklung von Rechnungen ermöglichen.
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Vorteile der X-Rechnung
- Standardisiert und maschinenlesbar.
- Kompatibilität zwischen verschiedenen Systemen.
- Rechtssicherheit durch das standardisierte Format.
Nachteile der X-Rechnung:
- Komplexität bei Erstellung und Verarbeitung.
- Eingeschränkte Flexibilität für spezifische Unternehmensanforderungen.
- Schlechte Lesbarkeit ohne den Einsatz spezialisierter Software.
Wie wichtig ist XML für E-Rechnungen und XRechnungen?
XML (Extensible Markup Language) ist eine flexible, textbasierte Sprache zur Darstellung strukturierter Daten. In Bezug auf E-Rechnungen im ZUGFeRD Format oder als XRechnung, ermöglicht XML eine standardisierte und maschinenlesbare Formatierung, die den automatisierten Datenaustausch und die Verarbeitung von Rechnungen zwischen verschiedenen Systemen vereinfacht.
Dies ist aktuell besonders wichtig für die XRechnung, die speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht, die ab 2025 stufenweise eingeführt wird, nimmt die Wichtigkeit aber auch für generelle Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) zu.
Und was verbirgt sich hinter einer E-Rechnung?
Der Begriff „E-Rechnung“ ist ein Sammelbegrifft für elektronische Rechnungen. Die XRechnung zählt hierzu ebenso wie das ZUGFeRD Format. Grundsätzlich sind zukünftig auch weitere Formate möglich, wenn Sie der Norm EN16931 entsprechen. E-Rechnungen werden im B2B- und B2G-Bereich eingesetzt und erleichtern den digitalen Austausch und die Verarbeitung von Rechnungen.
Einsatzbereiche
E-Rechnungen werden sowohl im B2B-Bereich (Business-to-Business) als auch im B2G-Bereich (Business-to-Government) verwendet. In vielen Ländern sind sie gesetzlich anerkannt und oft vorgeschrieben. Sie erleichtern den digitalen Austausch und die Verarbeitung von Rechnungen, was zu einer höheren Effizienz führt.
Vorteile der E-Rechnung
- Automatisierungen: Durch den Standard sind automatisierte Prozesse bei Rechnungsprüfung und -verarbeitung möglich.
- Umweltfreundlich: Reduziert Papierverbrauch.
- Schnelle Zustellung: Kann in Sekundenschnelle per E-Mail oder über spezielle E-Rechnungssysteme verschickt werden.
Nachteile der E-Rechnung:
- Technische Anforderungen: Die Implementierung von E-Rechnungen kann in einem ersten Schritt entsprechende IT-Infrastruktur und Kenntnisse erfordern.
Was ist eine PDF-Rechnung?
PDF-Rechnungen sind digitale Rechnungen im PDF-Format (Portable Document Format), die oft per E-Mail versandt werden. Sie sind einfach zu erstellen und zu versenden, bieten jedoch keine vollständige Automatisierung der Datenverarbeitung.
Einsatzbereiche
PDF-Rechnungen werden häufig von kleinen und mittelständischen Unternehmen verwendet, die eine einfache und kostengünstige Lösung für die Rechnungsstellung suchen. Sie eignen sich gut für den schnellen und unkomplizierten Austausch von Rechnungen per E-Mail, besonders wenn keine komplexen Automatisierungsprozesse erforderlich sind.
Vorteile der PDF-Rechnung
- Einfach zu erstellen: Fast jedes Rechnungsprogramm kann Rechnungen im PDF-Format erzeugen.
- Lesbar für Menschen und Maschinen: Jeder kann ein PDF öffnen und lesen, und es kann auch von vielen Buchhaltungssoftware Lösungen per Texterkennung verarbeitet werden.
- Unveränderbarkeit: Einmal erstellt, kann eine PDF-Rechnung nicht ohne Weiteres geändert werden, was für die Beweissicherung wichtig ist.
Nachteile der PDF-Rechnung:
- Keine E-Rechnung: Entspricht nicht der Norm für E-Rechnungen und kann somit spätestens ab 2028 nicht mehr im B2B-Umfeld eingesetzt werden.
- Manuelle Nachbearbeitung: Oft sind manuelle Eingriffe notwendig, um die Daten in Buchhaltungssysteme zu übertragen.
- Geringe Automatisierung: Bietet keine vollständige Automatisierung der Datenverarbeitung, was zu ineffizienten Prozessen führen kann.
Unveränderbarkeit und GoBD-Konformität bei E‑Rechnung
Die GoBD-Richtlinien gewährleisten die korrekte und nachvollziehbare Buchführung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen und gelten auch für elektronische Rechnungen. Diese sind durch ihre standardisierte, maschinenlesbare Struktur GoBD-konform. Die Unveränderbarkeit von Rechnungen schützt vor Manipulationen, gewährleistet Nachvollziehbarkeit für Steuerbehörden und stellt die Rechtssicherheit sicher. Unternehmen sollten diese Aspekte beachten, um die Integrität ihrer Buchführungsunterlagen zu gewährleisten.
Vergleich der Rechnungsformate: E‑Rechnung und PDF-Rechnung im Detail
E-Rechnungen sind elektronisch und maschinenlesbar, was eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht und manuelle Nachbearbeitungen minimiert. Im Gegensatz dazu erfordern PDF-Rechnungen oft manuelle Eingriffe. Ein detaillierter Vergleich in den folgenden Aspekten:
Format und Struktur: Der strukturierte Datensatz in E-Rechnungen ist strikt standardisiert. PDF-Rechnungen können flexibler gestaltet werden.
Automatisierung: E-Rechnungen ermöglichen automatisierte Verarbeitung, während PDFs meist manuelle Eingriffe erfordern.
Effizienz und Kosten: Elektronische Rechnungen reduzieren administrative Aufwände und sind umweltfreundlicher im Vergleich zu Papierrechnungen.
Rechtliche Anforderungen und Interoperabilität: E-Rechnungen müssen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und können sicher über das Internet ausgetauscht werden, während PDFs oft per E-Mail versendet werden.
Fazit: Die Zukunft der Rechnungsstellung ist digital
Die Umstellung auf elektronische Rechnungsformate wie die XRechnung oder ZUGFeRD bietet zahlreiche Vorteile – sie sind effizienter, kostengünstiger und umweltfreundlicher. Es lohnt sich also, diesen Wandel aktiv mitzugestalten, um langfristig erfolgreich zu sein.
Die GoBD-Richtlinien spielen dabei eine entscheidende Rolle, indem sie sicherstellen, dass die Buchführung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen korrekt und nachvollziehbar erfolgen. Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit sind wesentliche Aspekte, die durch die GoBD gewährleistet werden.
XRechnungen sind besonders für den öffentlichen Sektor ideal, da sie standardisiert und maschinenlesbar sind. Das ZUGFeRD bietet Flexibilität, insbesondere durch das weiterhin vorhandene Belegbild. PDF-Rechnungen sind weit verbreitet und leicht zu handhaben, können aber langfristig nicht mehr für B2B-Sachverhalte genutzt werden.
Die E-Rechnung tritt ab 01.01.2025 in Kraft!
Nutzen Sie die Zeit, um sich bestens vorzubereiten!
Je früher Sie auf E‑Rechnungen umstellen, desto mehr Zeit haben Sie, um die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zu entdecken und Ihr Unternehmen optimal anzupassen.
7-Tage Testphase endet automatisch. Keine Zahlungsdaten nötig.
Unterschied zwischen E-Rechnung, X-Rechnung und PDF-Rechnung: Häufig gestellte Fragen
Elektronische Rechnungen sind effizienter, kostengünstiger und umweltfreundlicher als Papierrechnungen. Sie ermöglichen eine automatische Verarbeitung und reduzieren den administrativen Aufwand.
Ja, insbesondere für den öffentlichen Sektor sind XRechnungen und E-Rechnungen in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben. In Deutschland müssen alle Rechnungssteller seit dem 27. November 2020 elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes übermitteln .
Es gibt verschiedene E-Rechnung Softwarelösungen, die E-Rechnungen erstellen und empfangen können, darunter spezialisierte E-Rechnungssoftware sowie ERP-Systeme mit E-Rechnungsmodulen.
easybill unterstützt derzeit die Erstellung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format und als XRechnung. Als Grundlage für die E-Rechnung kann derzeit für Rechnungen an Behörden die XRechnung 2.3 verwendet werden und im B2B-Sektor das ZUGFeRD 2.2-Format. Lesen Sie mehr in unserem Blogbeitrag: Was Sie über ZUGFeRD und XRechnung wissen sollten
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