Belege erfassen mit easybill
Digital Belege erfassen war noch nie so einfach
Mit easybill haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Ihre Belege effizient zu erfassen und zu verarbeiten. Alle Funktionen und Vorteile im Detail:
1. Manuelle Belegerfassung: Papier- und PDF-Dateien direkt hochladen
Erfassen Sie Ihre Belege indem Sie Papier- und PDF-Dokumente direkt auf Ihren Computer hochladen. Mit easybill ist dieser Prozess einfach und unkompliziert: Wählen Sie die entsprechenden Dateien aus und laden Sie sie direkt in die Anwendung hoch.
Wenn kein Belegbild vorhanden ist oder nichts per OCR-Texterkennung analysiert werden kann, können Sie die relevanten Belegdaten auch einfach manuell in die Anwendung eingeben. So bleibt Ihre Buchhaltung stets aktuell und präzise.
Upload von PDF-, JPG- und PNG-Dateien: Laden Sie Belege in diesen Formaten direkt auf Ihrem Computer hoch. Dank der OCR-Technologie von easybill werden die Daten automatisch ausgelesen und erfasst, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.
Verarbeitung von XML-Dateien (E‑Rechnung): Sie können auch E-Rechnungen im XML-Format hochladen. Diese werden automatisch erkannt und die enthaltenen Daten direkt in die Anwendung übernommen.
2. Belege per E-Mail empfangen: Bequem und flexibel
Mit easybill können Sie ganz einfach eine spezielle E-Mailadresse einrichten. Leiten Sie Ihre Belege von jeder E-Mailadresse weiter oder hinterlegen Sie Ihre easybill-E-Mailadresse direkt bei den Rechnungserstellern. So gelangen alle relevanten Dokumente direkt in Ihren easybill-Account und stehen dort sofort zur Verarbeitung bereit.
Sobald eine Rechnung an Ihre easybill-E-Mailadresse gesendet wird, können Sie diese in easybill einsehen und verarbeiten.
Einrichtung der easybill E-Mailadressen: Legen Sie beliebig viele easybill-E-Mailadressen an, z.B. für jeden Shop oder Lieferanten. Dies ermöglicht eine klare Zuordnung und Organisation eingehender Belege.
Mitarbeiterzuweisung Bestimmen Sie, welchem Mitarbeiter die jeweiligen Belege zugewiesen werden. So sorgen Sie für eine strukturierte und zielgerichtete Bearbeitung der Dokumente.
Rechtevergabe Definieren Sie, welche Mitarbeiter die jeweiligen Belege einsehen oder bearbeiten können. Dies stellt sicher, dass jeder nur auf die für ihn relevanten Informationen zugreifen kann, was die Sicherheit und Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe erhöht.
Belege Übersicht
Leicht gemacht
Ab 2025 tritt die gesetzliche Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen in Kraft. Mit der easybill Belegerfassung Software können Sie E-Rechnungen problemlos verwalten.
Laden Sie E-Rechnungen entweder als .xml (XRechnung) oder als .pdf mit eingebundener XML (ZUGFeRD) hoch, oder empfangen Sie sie direkt über Ihre easybill-E-Mailadresse. So bleiben Sie immer compliant und behalten den Überblick über Ihre digitalen Rechnungen.
Belege Editor:
Einfaches Hochladen und verarbeiten
Mit dem easybill Belege-Editor können Nutzer beliebig viele Belege hochladen und/oder per E-Mail empfangen. Auf der linken Seite sehen Sie das Beleg-Bild und auf der rechten Seite die ausgelesenen Informationen.
Für „normale“ Belege (Nicht-E-Rechnungen) wird jeder Beleg per OCR ausgelesen, sodass Sie keine manuelle Eingabe mehr vornehmen müssen – alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, Beträge und Mehrwertsteuer werden erfasst.
Egal ob herkömmlicher Beleg (z.B. in PDF-Form) oder E-Rechnung: Wir lesen alle relevanten Informationen für Sie aus. Selbst wenn kein Belegbild vorhanden ist (wie bei XRechnung), erstellen und visualisieren wir ein Belegbild anhand der Rechnungsdaten. So sehen Sie alle relevanten Daten übersichtlich auf einen Blick und können die Belegbilder jederzeit herunterladen.
Empfang von E‑Rechnung
Ab 2025 tritt die gesetzliche Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen in Kraft. Mit der easybill Belegerfassungs-Software können Sie E-Rechnungen problemlos verwalten.
Laden Sie E-Rechnungen entweder als .xml (XRechnung) oder als .pdf mit eingebundener XML (ZUGFeRD) hoch, oder empfangen Sie sie direkt über Ihre easybill-E-Mailadresse.
Häufig gestellte Fragen
zur digitalen Belegerfassung
Die digitale Belegerfassung in easybill ermöglicht es Ihnen, Ihre Belege effizient und einfach zu erfassen. Sie können Papier- und PDF-Dokumente direkt hochladen, E-Rechnungen im XML-Format verarbeiten und Belege per E-Mail empfangen. Dank der OCR-Technologie werden die Daten automatisch ausgelesen und in Ihre Buchhaltung integriert. Dies spart Zeit und reduziert Fehler bei der Belegverwaltung.
Die digitale Belegerfassung ist für Unternehmen wichtig, da sie die Effizienz steigert, Fehler reduziert und Zeit spart. Durch die digitale Datenerfassung und -verarbeitung wird die Buchhaltung vereinfacht und beschleunigt. Mit easybill sind Sie zudem bestens auf die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung vorbereitet, was Ihnen zusätzlichen Aufwand und mögliche Strafen erspart.
Es gibt verschiedene E-Rechnung Softwarelösungen, die E-Rechnungen erstellen und empfangen können, darunter spezialisierte E-Rechnungssoftware sowie ERP-Systeme mit E-Rechnungsmodulen.
Die digitale Belegerfassung mit easybill bietet zahlreiche Vorteile: Sie sparen Zeit, reduzieren Fehler und behalten stets den Überblick über Ihre Belege. Zusätzlich können Sie E-Rechnungen direkt empfangen und verarbeiten, was Sie auf die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 vorbereitet. Die benutzerfreundliche Oberfläche und der exzellente Kundensupport runden das Angebot ab.
E-Rechnungen werden zur Pflicht, um den Rechnungsprozess zu digitalisieren und zu standardisieren. Dies verbessert die Effizienz, reduziert Kosten und Fehler, und unterstützt den Umweltschutz durch Papierreduktion.
Mit easybill können Sie verschiedene Arten von Belegen digital erfassen, darunter Papierbelege, PDF-Dateien, E-Rechnungen im XML-Format (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) sowie Bilder im JPG- und PNG-Format. Diese Belege können entweder manuell hochgeladen oder per E-Mail empfangen werden, und die relevanten Daten werden automatisch ausgelesen und verarbeitet
easybill ist offiziell zertifiziert
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