Pflichtangaben auf einer Rechnung

1. Identifikation von Unternehmen und Kunden

Es ist entscheidend, dass sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihre Kunden auf Rechnungen mit vollem Namen und korrekter Adresse klar erkennbar sind, um rechtlichen Anforderungen zu genügen.

2. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Steuernummer: 

Falls Ihnen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt wurde, ist diese immer auf der Rechnung anzugeben. Sollten Sie keine solche Nummer besitzen, verwenden Sie stattdessen die Steuernummer, die Ihnen von Ihrem Finanzamt zugewiesen wurde.

3. Fortlaufende Rechnungsnummer:

Verwenden Sie eine fortlaufende Rechnungsnummer für jede ausgestellte Rechnung. Dies erleichtert nicht nur die Nachverfolgung und Organisation, sondern ist auch gesetzlich vorgeschrieben.

4. Ausweis von Nettobeträgen und Steuersätzen:

Bei Lieferungen oder Leistungen, die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen unterliegen (z. B. 7% und 19%), müssen die jeweiligen Nettobeträge separat ausgewiesen werden.

5. Kundennummern:

Die Vergabe von individuellen Kundennummern hilft dabei, Dokumente und Transaktionen effizienter zu verwalten und zuzuordnen.

6. Datum der Lieferung oder Leistung:

Das genaue Datum der erbrachten Leistung oder Lieferung ist anzugeben, insbesondere wenn sich diese über mehrere Monate erstreckt. Dies ist für die korrekte zeitliche Zuordnung der Umsätze wichtig.

7. Detaillierte Leistungsbeschreibung:

Eine genaue Bezeichnung der Art der Lieferung oder Leistung ist erforderlich, damit das Finanzamt den anzuwendenden Mehrwertsteuersatz feststellen kann. Handelsübliche Bezeichnungen und Abkürzungen sind dabei zulässig.

8. Preisnachlässe

Rabatte oder Skonti müssen auf der Rechnung ausgewiesen werden. Wenn Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, geben Sie den Gesamtbetrag als Bruttobetrag an.

Sonderfälle bei der Rechnungsstellung – Wichtige Hinweise!

Bestimmte Umstände erfordern spezielle Angaben, die auch Teil des gesetzlich vorgeschriebenen Inhalts einer Rechnung nach §14 UStG sind. Hier einige Beispiele:

1. Hinweis auf steuerfreie Umsätze

Weisen Sie auf Rechnungen, die steuerfreie Umsätze betreffen, den Grund für die Steuerbefreiung aus (z.B. Innergemeinschaftliche Lieferung).

2. Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)

Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer ausweisen, was auf der Rechnung deutlich vermerkt werden sollte.Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, bieten wir Ihnen eine kostenlose Kleinunternehmer Rechnungsvorlage an. Wie Sie als Kleinunternehmer eine rechtssichere Rechnung erstellen erfahren Sie hier.

3. Differenzbesteuerung

Bei Gebrauchtwaren oder Kunstgegenständen kann die Differenzbesteuerung angewendet werden. Der Hinweis auf diese Regelung ist ebenfalls Pflicht, beispielsweise mit der Formulierung „Differenzbesteuerung gemäß § 25a UStG“.

4. GmbH und Co. KG: Zusätzliche Anforderungen bei Rechnungen

Für GmbHs gelten spezielle Anforderungen, wie die Angabe der Handelsregisternummer und des zuständigen Gerichts. Diese Informationen sind zwingend erforderlich, um die Rechnung rechtlich abzusichern.

Wann erhöhen sich die Anforderungen?

1. Rechnungen über 250 Euro: Verborgene Anforderungen

Bei Rechnungen über 250 Euro müssen zusätzliche Pflichtangaben gemacht werden, wie z.B. die genaue Angabe der Steuerbeträge. Das Ignorieren dieser Anforderungen kann zu rechtlichen Problemen führen.

2. Internationale Rechnungen: Zusätzliche Pflichtangaben

Wenn Sie Rechnungen ins Ausland stellen, müssen Sie zusätzliche Details beachten, wie etwa länderspezifische Steuerregelungen und Zahlungsmodalitäten.

Internationale Rechnungsstellung und Reverse Charge

Für internationale Rechnungen sind länderspezifische Anforderungen zu beachten. Insbesondere das Reverse-Charge-Verfahren spielt eine wichtige Rolle, da hier die Steuerpflicht auf den Leistungsempfänger übergeht. Dieses Verfahren überträgt die Umsatzsteuerpflicht vom leistenden Unternehmen auf den Leistungsempfänger im Ausland. Beachten Sie die genauen Bestimmungen für EU-Länder und Drittländer, um rechtliche Konformität sicherzustellen.

Umgang mit ungültigen oder fehlerhaften Rechnungen

Rechnungen ohne die notwendigen Pflichtangaben sind ungültig und können zu steuerlichen Nachteilen führen. Hier die häufigsten Fehler und ihre Lösungen:

1. Fehlende Pflichtangaben korrigieren

Bei Fehlern, die vor der Bezahlung auftreten, reicht eine einfache Korrektur der Rechnung.

2. Stornierung und Neuausstellung

3. Rechnung noch nicht bezahlt: In diesem Fall können Sie eine einfache Rechnungskorrektur vornehmen. Kommunizieren Sie offen mit Ihrem Kunden über den Fehler.

Häufige Fehler bei Pflichtangaben auf Rechnungen

1. Unklare Angaben: Die Gefahren von Mehrdeutigkeit

Vermeiden Sie unklare oder missverständliche Formulierungen. Diese können zu Verzögerungen bei der Zahlung führen und das Vertrauen Ihrer Kunden beeinträchtigen.

2. Fehlende Steuerinformationen: Eine teure Panne

Fehlen Steuerinformationen auf einer Rechnung, kann dies zu erheblichen finanziellen Nachteilen führen. Sorgen Sie dafür, dass alle steuerlich relevanten Daten korrekt und vollständig angegeben sind.

Dokumentationspflichten und Aufbewahrung von Rechnungen

In Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen für mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Dabei ist es wichtig, dass die Rechnungen unverändert und jederzeit zugänglich bleiben. Digitale Aufbewahrungssysteme erleichtern dies.

Fortlaufende Rechnungsnummern: Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist gesetzlich vorgeschrieben und spielt eine entscheidende Rolle für die Nachvollziehbarkeit und ordnungsgemäße Archivierung von Rechnungen. Diese Nummern müssen eindeutig und unverwechselbar sein, um die Anforderungen der Buchführung zu erfüllen.

Fristen für die Aufbewahrung: In Deutschland müssen Handelsbriefe und Buchungsbelege, einschließlich Rechnungen, für zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Abschluss des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag ins Handelsbuch gemacht wurde, der Handelsbrief empfangen oder versandt wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Digitale Speicherung: Durch Digitalisierung ist es möglich, Rechnungen in digitaler Form aufzubewahren. Wichtig ist hierbei, dass die Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsfrist zugänglich und unverändert lesbar bleiben.

Sichere Archivierung: Neben der reinen Aufbewahrung ist auch eine ordnungsgemäße Archivierung der Rechnungen von Bedeutung. Das bedeutet, dass die Dokumente systematisch gespeichert werden sollten, um sie bei Bedarf leicht finden zu können.

Die Zukunft: E-Rechnungspflicht ab 2025

Ab 2025 wird die E-Rechnung Pflicht für viele Unternehmen in Deutschland. Die E-Rechnung bietet erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz und Rechtskonformität. easybill unterstützt bereits heute die Formate XRechnung und ZUGFeRD, um Sie optimal auf diese Neuerung vorzubereiten.

Die E-Rechnung ist eine elektronische Form der Rechnungsstellung, die den gesamten Prozess von der Erstellung über den Versand bis zur Verarbeitung digitalisiert und automatisiert, um Effizienz und Rechtssicherheit zu gewährleisten.

Wenn Sie bereits easybill-Nutzer sind, können Sie sich entspannt zurücklehnen. Mit den Formaten XRechnung und ZUGFeRD sind Sie optimal auf die kommenden Änderungen vorbereitet. Alles Wissenswerte zur E-Rechnung, einschließlich Webinaren, E-Book und zusätzlicher Informationen, finden Sie hier.