Abschlags­­rechnung

Was ist eine Abschlagsrechnung? Definition und Erklärung

Eine Abschlagsrechnung, auch bekannt als Abschlagszahlung oder Akontorechnung, beschreibt die Vereinbarung zwischen Kunde und Lieferant, einen Teilbetrag für die Leistung oder Ware vor Abschluss oder vollständiger Lieferung zu bezahlen. Diese Vorgehensweise kann für beide Seiten vorteilhaft sein, insbesondere bei langwierigen Zug-um-Zug-Geschäften.

Abschlagsrechnungen stehen dabei gewissermaßen unter Vorbehalt. Denn Unternehmer schreiben eine Abschlagsrechnung, wenn ein bestimmter Teil der Leistung erbracht wurde. Das gesamte Projekt ist aber noch nicht abgeschlossen oder die Ware noch nicht vollständig geliefert. Der Kunde hat die Ware oder Leistung also noch nicht abgenommen.

Vorteile der Abschlagsrechnung: Warum sie unverzichtbar ist

Gerade für Freelancer kann es sinnvoll sein eine Abschlagsrechnung zu vereinbaren. Denn wenn sie große Projekte annehmen, die viel Arbeitszeit beanspruchen und damit eine relativ lange Laufzeit haben, möchten sie sicherlich nicht am Ende ohne Bezahlung ausgehen.

Aber auch bei Warenlieferungen ist eine Abschlagsrechnung durchaus üblich. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten als Bauunternehmer. In diesem Fall möchten Sie sicherlich nicht erst bezahlt werden wenn das fertige Haus steht. Denn Sie selbst müssen in der Zwischenzeit schließlich auch Ihre laufenden Kosten begleichen.

Auftraggeber von langfristigen Projekten profitieren ebenfalls von der Vereinbarung von Abschlagsrechnungen. Dadurch erhalten sie Planungssicherheit und wissen bereits zu Beginn eines Monats, welchen Betrag sie am Ende an den Dienstleister oder Lieferanten zahlen müssen.

Abschlagsrechnungen kommen in verschiedenen Fällen zum Einsatz. Es gibt keine rechtliche Regelung für diese spezielle Art von Rechnung, weshalb sich beide Vertragsparteien auf den Ablauf einigen müssen.

Abschlagsrechnung vs. Teilrechnung – Wichtige Unterschiede

Hin und wieder werden Abschlagsrechnung und Teilrechnung synonym verwendet, sind es streng genommen aber gar nicht. Hier eine klare Abgrenzung:

Abschlagsrechnung:

Eine Teilzahlung für bereits erbrachte, aber noch nicht vollständig abgeschlossene Leistungen in einem laufenden Projekt. Eine Schlussrechnung ist noch nicht möglich.

Teilrechnung:

Diese wird für vollständig erbrachte und abgenommene Leistungen erstellt. Sie kann für spezifische Projektabschnitte oder Teillieferungen ausgestellt werden.

Pflichtangaben auf einer Abschlagsrechnung

Auch wenn es keine speziellen gesetzlichen Vorschriften für den Ablauf einer Abschlagsrechnung gibt, sind bestimmte Pflichtangaben unerlässlich. Die gute Nachricht: In Bezug auf die Pflichtangaben gilt für eine Abschlagsrechnung das Gleiche wie für andere Rechnungen auch. Somit können Sie sich daran orientieren, wenn Sie eine Abschlagsrechnung schreiben möchten.

Praktischer Tipp:

Führen Sie zusätzlich zur Abschlagsrechnung ein separates Dokument, in dem bereits abgerechnete und noch ausstehende Leistungen sowie deren Beträge aufgeführt sind. Dies schafft Klarheit über den Projektfortschritt und die bereits geleisteten Zahlungen. easybill stellt Ihnen bei Nutzung der Projekte und Zeiterfassung einen Leistungbericht als Export bereit.

Unterschiede: Anzahlungsrechnung, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung

Unterschiede und spezifische Anwendungsfälle im Detail:

Anzahlungsrechnung: Die finanzielle Sicherheit vor Projektstart

Eine Anzahlungsrechnung wird typischerweise vor Beginn der Leistungserbringung oder Lieferung ausgestellt. Diese Rechnung sichert dem Lieferanten oder Dienstleister finanzielle Mittel, bevor teure Materialien beschafft oder maßgeschneiderte Dienstleistungen erbracht werden. Die Anzahlung dient nicht nur der Finanzierung, sondern auch als Vertrauensbeweis des Kunden. Dies ist besonders wichtig bei:

• Maßgeschneiderten Aufträgen: Zum Beispiel im Maschinenbau oder bei der Möbelherstellung, wo eine Anzahlung erforderlich ist, um die Produktion zu starten und das finanzielle Risiko für den Anbieter zu minimieren.
• Neukunden: Bei Erstaufträgen ist eine Anzahlung oft üblich, um die Ernsthaftigkeit der Zusammenarbeit zu sichern und finanzielle Risiken zu verringern.
• Großen Investitionen: Bei Projekten mit hohen Materialkosten, wie dem Bau eines Wasserwerks, stellt die Anzahlungsrechnung sicher, dass die notwendigen Ressourcen mobilisiert werden können, ohne dass der Anbieter ins Risiko geht.

Abschlagsrechnung: Für regelmäßige Zahlungen während des Projekts

Im Gegensatz dazu wird eine Abschlagsrechnung während eines laufenden Projekts erstellt, nachdem Teilleistungen erbracht wurden. Diese Rechnung ermöglicht es dem Anbieter, regelmäßige Zahlungen zu erhalten, wodurch die Liquidität während der Projektdurchführung gesichert bleibt. Abschlagsrechnungen sind besonders sinnvoll bei:

• Großprojekten mit langen Laufzeiten: Zum Beispiel im Baugewerbe oder bei umfangreichen IT-Projekten, bei denen Arbeiten über viele Monate hinweg erfolgen. Abschlagsrechnungen sorgen dafür, dass Zahlungen entsprechend dem Projektfortschritt fließen.
• Teillieferungen von Waren: Wenn Teile einer Bestellung bereits geliefert wurden und eine sofortige Abrechnung notwendig ist, bietet sich die Abschlagsrechnung an, um den Produktionsprozess weiter zu finanzieren.
• Langfristigen Dienstleistungsverträgen: In Beratungs- oder Entwicklungsprojekten, die in Phasen unterteilt sind, erleichtern Abschlagsrechnungen die Abrechnung nach Erreichen bestimmter Meilensteine.

Abschlagsrechnung richtig erstellen: Häufige Fehler vermeiden

Um typische Fehler bei der Erstellung von Abschlagsrechnungen zu vermeiden, sollten Sie folgende Punkte beachten:

1. Korrekte Berechnung: Achten Sie darauf, ob Sie prozentuale Anteile oder konkrete Teilleistungen in Rechnung stellen.
2. Integration in die Schlussrechnung: Stellen Sie sicher, dass alle Abschlagszahlungen ordnungsgemäß in die Schlussrechnung eingearbeitet werden.
3. Prüfung auf Vollständigkeit: Überprüfen Sie Ihre Rechnungen auf Vollständigkeit aller erforderlichen Angaben.

Zusammenfassung zur korrekten Handhabung von Abschlagsrechnungen:

1. Korrekte Abführung der Steuern: Vergessen Sie nicht, die Umsatzsteuer fristgerecht an das Finanzamt zu überweisen.
2. Rechtzeitige Ausstellung: Stellen Sie Abschlagsrechnungen zeitnah nach erbrachten Teilleistungen aus, um die Liquidität zu sichern.
3. Einhaltung der Pflichtangaben: Achten Sie darauf, dass alle erforderlichen Angaben vollständig und korrekt aufgeführt sind.
4. Unterscheidung zwischen Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Anzahlungsrechnung: Verwechseln Sie diese Begriffe nicht miteinander.

Erklärvideo: Abschlagsrechnungen einfach mit easybill erstellen

Häufig gestellte Fragen zur Mehrwertsteuer