Auftrag schreiben: Das ist zu beachten
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08. Juli, 2021
Warum sollten Sie einen Auftrag erstellen?
Das Angebot ist geschrieben und wurde vom Kunden für gut befunden. Sie haben seine positive Antwort bereits per E-Mail oder telefonisch erhalten. Dann kann der nächste Schritt kommen und Sie können den Auftrag schreiben, um das ganze Projekt und auch die Zusage des Kunden noch einmal schriftlich festzuhalten.
Welche Inhalte es dabei zu beachten gilt und warum Sie überhaupt einen Auftrag erstellen sollten, erfahren Sie hier.
Auftrag schreiben bringt Rechtssicherheit
Nach der mündlichen oder auch schriftlichen Bestätigung des Kunden können Sie daran gehen, den Auftrag selbst zu schreiben. Hier halten Sie noch einmal alle wichtigen Details fest, die Sie mit Ihrem Kunden vereinbart haben.
Somit ist der Auftrag an sich ein offizielles Dokument, das in der täglichen Kommunikation mit dem Kunden verwendet wird. Und das hat ganz klare Vorteile für beide Seiten. Denn beide Seiten erhalten durch die eindeutige Formulierung der Rahmenbedingungen Rechtssicherheit.
Angaben auf einem Auftrag
Für den Auftrag an sich gibt es zwar keine strengen Formvorschriften, trotzdem sollten Sie sich an einige Vorgaben halten. Denn so hat nicht nur alles seine Richtigkeit, Sie vermitteln noch dazu einen professionellen Eindruck.
Folgende Angaben sollten enthalten sein:
- Vollständiger Name und komplette Anschrift des Auftraggebers
- Ihre vollständigen Kontaktdaten inklusive E-Mail-Adresse, Telefon- und ggf. Faxnummer
- Ihre Steuernummer
- Kundennummer
- Auftragsnummer
- Datum
- Beschreibung der Produkte
- Preise für einzelne Artikel
- Bestellnummer
- Lieferbedingungen
- Versandland
- Steuerland
Unser Tipp: Wenn Sie das Rechnungsprogramm von easybill nutzen, müssen Sie diese Angaben nicht händisch für jeden Auftrag eingeben. Ein Klick auf die entsprechende Stelle in der Maske genügt und die Kundenangaben, Ihre Daten sowie alle weiteren wichtigen Inhalte können aus bestehenden Dokumenten übernommen werden.
Auftrag schreiben: Der Schritt spart Zeit
Noch einen weiteren Vorteil hat es, einen Auftrag zu schreiben: Sie halten die zentralen Eckpunkte des Auftrags in einem Dokument fest. Ist der Auftrag bearbeitet, sparen Sie sich damit einiges an Zeit und Aufwand.
Denn aus dem Auftrag können Sie mit wenigen Klicks weitere Dokumente generieren. So können Sie mit unserem Rechnungsprogramm zum Beispiel Lieferscheine oder Rechnungen direkt aus dem Auftrag erstellen oder natürlich auch eine Auftragsbestätigung, falls Ihr Kunde auch hierauf noch einmal Wert legt.
Oder vielleicht benötigen Sie für interne Vorgänge eine Auftragsbestätigung? Beispielsweise für Ihre eigene Produktions-Abteilung.
Auftrag schreiben mit easybill
Kurzum, mit easybill können Sie den kompletten Prozess von der Angebotserstellung über den Auftrag und die Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnung und sogar Steuererklärung (durch individuellen Zugang für den Steuerberater und DATEV-Schnittstelle) abbilden.
Das alles mit nur wenigen Klicks und vor allem einem verlässlichen Kundenservice, der Ihnen bei Fragen schnell und kompetent weiterhilft.
