Auftragsbestätigung schreiben: Darum sollten Sie es tun
Lesezeit: ca. 4 Minuten
08. Juli, 2021
Warum eine Auftragsbestätigung?
Nachdem Sie ein Angebot geschrieben haben, können Sie nach einigen Wochen – mit etwas Glück – eine Auftragsbestätigung schreiben. Natürlich kann Ihr Kunde das Angebot auch mündlich annehmen. Trotzdem lohnt es sich, darüber nachzudenken, eine Auftragsbestätigung zu schreiben.
Und zwar aus folgenden Gründen:
1. Die wichtigsten Auftragsdaten zusammengefasst
2. Sie präsentieren sich ihrem Kunden professionell
Das Schriftstück mit Beweiskraft
Eine Auftragsbestätigung lohnt sich für einige Selbstständige, Freelancer und Unternehmer mehr als andere – soviel ist klar. Wenn Ihr Angebot nur aus einem oder zwei Posten besteht, können Sie die Auftragsbestätigung recht kurz halten.
Bei sehr umfangreichen Aufträgen und vor allem bei solchen, die größere Warenmengen beinhalten, sollten Sie in jedem Fall eine ausführliche Auftragsbestätigung versenden.
Denn: Das Dokument gibt Ihnen Sicherheit – auch rechtliche. Vor allem für Händler, die auf Lieferanten angewiesen sind, ist dieses nützlich. Nimmt Ihr Kunde die Auftragsbestätigung an, können Sie umgehend Ihre Lieferanten kontaktieren und den Auftrag bearbeiten.
Dieser kommt nämlich dann zustande, wenn es zwei übereinstimmende Willenserklärungen gibt, also Sie (mit Ihrem Angebot) und Ihr Kunde (mit der Annahme des Angebots) sich auf bestimmte Dinge geeinigt haben. Diese Bestätigung fasst diese Konditionen noch einmal zusammen.
Auftragsbestätigung bei freibleibendem Angebot
Aber noch in einem weiteren Fall benötigen Sie eine Auftragsbestätigung. Nämlich dann, wenn Sie ihr Angebot als „freibleibend“ an Ihren Kunden gesendet haben. Denn die rechtliche Bindung des Angebots haben Sie mit diesem Zusatz eingeschränkt. Hiermit verschaffen Sie sich und ihrem Kunden jedoch Klarheit über die Details des Auftrags.
Auftragsbestätigung verspricht Professionalität
Kurzum, eine Auftragsbestätigung führt dazu, dass es in Bezug auf den Auftrag keine zwei Meinungen gibt. Somit vermeiden Sie Missverständnisse und tragen so zu einer gelungen Geschäftsbeziehung bei.
Äußert sich Ihr Kunde nämlich nicht dazu, können Sie davon ausgehen, dass damit einverstanden ist, den Auftrag genau so ausführen zu lassen.
Und selbst wenn er noch Änderungswünsche in Bezug auf einige Posten hat, lässt sich das ebenfalls noch schnell und unproblematisch erledigen – schließlich senden Sie das Dokument bevor Sie mit der Bearbeitung des Auftrags beginnen.
Was muss in einer Auftragsbestätigung enthalten sein?
Wo wir gerade beim Thema Formalitäten sind: Natürlich müssen Sie darauf achten, dass die Auftragsbestätigung alle Angaben enthält, die sie enthalten soll. Sonst machen Sie den professionellen Eindruck sofort wieder zunichte.
Folgende Angaben sollten dabei in jedem Fall zu finden sein:
Ihre Anschrift und Kontaktdaten inklusive einem persönlichen Ansprechpartner
Anschrift und Daten des Auftraggebers
aktuelles Datum
Auftragsnummer oder Kundennummer
Menge und Umfang der Ware oder der Leistung, inklusive Preis (pro Mengeneinheit oder Stunde)
Gesamtpreis und Höhe der Umsatzsteuer
Geplanter Liefertermin oder Termin der Dienstleistung
Sofern erforderlich: zusätzliche Kosten wie Aufwandsentschädigungen oder Lieferkosten
Zahlungsbedingungen und -modalitäten
Sofern erforderlich: Rabatte und Skonto
Gerichtsstand und Eigentumsvorbehalt
Daneben gibt es noch weitere Angaben, die je nach Branche oder Geschäftsfeld wichtig werden können, die Sie in diesem Fall individuell ihrer Auftragsbestätigung hinzufügen sollten.
In wenigen Schritten zu Ihrer Auftragsbestätigung mit easybill
Klingt nach vielen Angaben und Vorschriften, die Sie beachten müssen? Sparen Sie sich Zeit und nutzen Sie easybill. Nachdem Sie im Rechnungsprogramm einen Auftrag erstellt und auf „Fertigstellen“ geklickt haben, erstellen Sie im Handumdrehen Ihre fertige Auftragsbestätigung
Individuelle Änderungen und Anpassungen vornehmen und damit die Vorlage nach Ihren Wünschen und Vorstellungen modifizieren.
Sparen Sie noch mehr Zeit mit unseren rechtssicheren Vorlagen und freuen Sie sich über eine professionelle Auftragsbestätigung!
Klingt noch zu kompliziert? Unser Support durchläuft mit Ihnen eine kostenlose Einweisung und steht Ihnen bei Fragen zur Seite!
