Die GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form
Lesezeit: ca. 5 Minuten
12.03.2024
Als Unternehmer, sei es selbstständig, als Freelancer oder als Onlinehändler, stehen Sie vor der Herausforderung, Ihre Buchführung den gesetzlichen Anforderungen entsprechend zu gestalten. In unserem Ratgeber erfahren Sie alles, was Sie über die GoBD wissen müssen und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen umsetzen können.
Definition der GoBD
Definition: Was genau ist die GoBD?
Den Begriff selbst haben Sie schon zig Mal gehört? Aber so richtig klar ist es noch nicht, was hiermit alles gemeint ist?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind in Deutschland für Unternehmen von großer Bedeutung, da sie die rechtskonforme Aufbewahrung und Dokumentation von Geschäftsdaten regeln. Hiervon betroffen sind grundsätzlich Unternehmer jeglicher Branchen.
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GoBD-Anforderungen verstehen
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Dokumenten (GoBD) sind essentiell für jedes deutsche Unternehmen, um Geschäftsvorgänge transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren. Diese Richtlinien sind nicht nur rechtlich geboten, sondern auch fundamentale Säulen einer effizienten und sicheren Unternehmensführung.
1. Dokumentation und Aufbewahrung von Belegen
Grundprinzipien: Ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form.
Kernanforderung: Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos dokumentiert werden; Belege müssen jederzeit auffindbar sein.
Umsetzungstipps:
- Systematische Archivierung: Kombinieren Sie physische und digitale Aufbewahrung.
- Einsatz von digitalen Belegarchivierungssystemen zur Vereinfachung des Prozesses.
2. Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit
Wesentliches Gebot: Alle buchungsrelevanten Daten müssen unveränderbar und nachvollziehbar sein.
Regelung bei Änderungen: Ursprüngliche Daten bleiben erhalten; Änderungsvorgänge müssen vollständig dokumentiert werden.
Praxistipp:
Verwendung von Software, die Unveränderbarkeit unterstützt und transparente Änderungsprotokolle bietet. easybill führt die Aufzeichnungen zu Änderungen direkt bei allen steuerlich-relevanten Dokumenten mit auf.
3. Zugriff und Datenzugriffskonzept
Anforderung: Klare Definition und Dokumentation von Zugriffsrechten auf buchungsrelevante Daten.
Datenzugriffskonzept: Festlegung von Berechtigungen – wer darf wann auf welche Daten zugreifen.
Unser Tipp für Sie:
- Erstellung eines schlüssigen Zugriffskonzepts.
- Regelmäßige Überprüfung der Zugriffsprotokolle zur Sicherstellung der Einhaltung.
Spezielle Herausforderungen für Online-Unternehmer
Für den E-Commerce gelten oft noch zusätzliche Herausforderungen hinsichtlich der GoBD:
- Datenerfassung und -dokumentation aus verschiedenen Verkaufskanälen wie Webshops, Marktplätzen und Social-Media-Plattformen.
- Erfüllung der Anforderungen an die revisionssichere Archivierung elektronischer Belege und die Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit von Änderungen.
- Verwaltung und Dokumentation von umsatzsteuerlichen Besonderheiten bei grenzüberschreitendem Handel und Dropshipping.
Tipps zur GoBD im E-Commerce:
- Implementierung einer zuverlässigen und transparenten Rechnungssoftware, die den Anforderungen der GoBD entspricht.
- Regelmäßige Schulungen des Personals zur korrekten Erfassung und Dokumentation von Daten und Belegen.
- Aufbau eines klaren internen Kontrollsystems zur Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchführung.
- Regelmäßige Überprüfung der Prozesse und Dokumentation, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Zusammenfassung: GoBD für Ihr Business
Die Einhaltung der GoBD-Anforderungen in Bezug auf Dokumentation, Unveränderbarkeit und Zugriffskontrolle ist essentiell für die ordnungsgemäße Führung von Geschäftsbüchern. Durch die Implementierung systematischer Archivierung Praktiken, die Nutzung geeigneter Softwarelösungen und die Schaffung eines effektiven Datenzugriffs Konzepts können Unternehmen diesen Anforderungen gerecht werden und ihre Datenintegrität sichern.
Häufig gestellte Fragen
zur GoBD und easybill
Bei Nichteinhaltung der GoBD können Unternehmen mit Sanktionen wie Bußgeldern belegt werden. Zudem drohen steuerliche Nachteile wie Schätzungen oder Versagung von Vorsteuerabzug. Es besteht das Risiko von Steuerprüfungen und möglichen Strafverfahren. Die Reputation des Unternehmens kann durch solche Verstöße geschädigt werden, was langfristige Auswirkungen auf das Geschäft haben kann.
Dokumente müssen gemäß den gesetzlichen Vorgaben in Deutschland in der Regel für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Dies betrifft insbesondere steuerrelevante Unterlagen wie Rechnungen, Buchungsbelege und Verträge. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde.
Solange Sie über einen easybill-Account verfügen, haben Sie auch jederzeit Zugriff auf all Ihre Daten und Dokumente. Ein automatisches Löschen ist nicht vorgesehen, daher ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für easybill eine Selbstverständlichkeit.
Durch die Implementierung eines neuen Editors in easybill wird eine Versionierung von Dokumenten ermöglicht. Der Versionsverlauf und die Änderungshistorie werden hierbei transparent nachgehalten und dokumentiert. Außerdem empfiehlt easybill schon immer das steuerlich-konforme Stornieren von zu korrigierenden Rechnungen.
Das Löschen von steuerlich-relevanten Dokumenten ist nur noch möglich wenn die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren bereits eingehalten wurde.
Mit easybill als Rechnungssoftware haben Sie die Gewissheit, dass Ihre Rechnungen professionell und fehlerfrei erstellt werden. Dank der nahtlosen Integration mit Ihrem Shopsystem werden Rechnungen automatisch generiert und versendet, was Zeit spart und die Effizienz steigert.
Für den E-Commerce kommen die easybill Pakete PLUS und BUSINESS zum Tragen. Hier starten Sie bereits ab 25,- Euro für die Verwendung der Software. Abhängig von der Anzahl an zu importierenden Bestellungen, können Sie der Preisübersicht entnehmen, welcher Preis für Sie in Frage kommt.
