Gutschrift: Alles was Sie wissen müssen
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08. Juli, 2021
Gutschrift oder Stornorechnung – beide Begriffe verwendet man häufig synonym, dabei sind sie es aber gar nicht.
Vor allem Unternehmer sollten den Unterschied kennen und beide Dokumente korrekt verwenden.
Was man unter einer Gutschrift versteht, welche Vorteile sie hat und welche Unterschiede es zur
Rechnungskorrektur gibt, erfahren Sie hier.
Definition: Was ist eine Gutschrift?
Vereinfacht gesagt ist eine Gutschrift eine umgekehrte Rechnung. Umgekehrt deshalb, weil eben nicht derjenige, der die Leistung oder Ware liefert, eine Rechnung stellt. Sondern in diesem speziellen Fall erhält er im Gegenzug von seinem Kunden ein entsprechendes Dokument, oftmals auch Abrechnungsbeleg oder Abrechnungsgutschrift genannt.
Die rechtlichen Regelungen für eine Gutschrift findet man im Umsatzsteuergesetz (UStG) Paragraf § 14 Abs. 2 Satz 3. Darin ist festgehalten, dass der Empfänger einer Leistung ein solches Dokument ausstellen darf, wenn dieses Vorgehen vorab zwischen beiden Parteien vereinbart wurde.Der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Gutschrift liegt also einzig und allein darin, wer den jeweiligen Beleg ausstellt. Das Finanzamt erkennt beide Dokumente gleichwertig an. Vorausgesetzt sie erfüllen die geforderten Pflichtangaben.
Die Pflichtangaben einer Gutschrift
Zu den Pflichtangaben, die unbedingt enthalten sein müssen, gehören:
Das Dokument muss eindeutig als Gutschrift gekennzeichnet sein, herkömmlicherweise durch die Überschrift.
Name und Anschrift der beiden Vertragsparteien, also Leistungserbringer und Leistungsempfänger müssen aufgeführt sein.
Steuernummer und/oder USt-Identifikationsnummer gehören ebenfalls auf das Dokument.
Fortlaufende Nummer der Gutschrift, so dass das Dokument eindeutig zugeordnet werden kann.
Das Ausstellungsdatum der Gutschrift gehört ebenfalls auf das Dokument.
Eine genaue Beschreibung/Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung darf nicht fehlen.
Der Zeitpunkt der Leistung und/oder Lieferung muss genannt werden.
Entgelt für die Lieferung oder Leistung. Aufgeschlüsselt nach den verschiedenen Steuersätzen, die zur Anwendung gekommen sind.
Steuersatz und Steuerbetrag, der jeweils erhoben wurde.
Die Pflichtangaben müssen zwingend aufgeführt sein. Fehlen sie, darf der Empfänger der Gutschrift nicht den Vorsteuerabzug nutzen. Achten Sie daher unbedingt darauf, dass diese Angaben nicht fehlen.
Die Vorteile einer Abrechnung per Gutschrift
Wenn sich beide Vertragsparteien auf ein Gutschriftverfahren geeinigt haben, kann das sogar für beide Seiten von Vorteil sein. Denn mit diesem Verfahren begründet man in der Regel ein längerfristiges Geschäftsverhältnis – das gibt beiden Seiten eine gewisse Planungssicherheit.
Beide Seiten sparen sich durch das Verfahren Zeit: Der Empfänger der Leistung muss die Rechnung nicht kontrollieren, sondern kann selbst eine Gutschrift anfertigen. Während der Erbringer der Leistung keine Rechnung schreiben und schlimmstenfalls sogar lange auf sein Geld warten muss. Auch aufwändige Mahnverfahren entfallen mit einem Gutschriftverfahren.
Gutschriften erstellen: Ganz einfach mit easybill
Neugierig geworden? Dann schauen Sie sich die entsprechende Funktion doch einfach in unserer Rechnungssoftware an. Mit unseren praktischen Vorlagen müssen Sie nicht lange nachdenken, welche Angaben auf eine Gutschrift gehören. Sondern Sie erstellen das Dokument ganz einfach mit wenigen Klicks. So profitieren Sie von den Vorteilen einer Gutschrift, ohne sich in einen neuen Vorgang reindenken zu müssen – das haben wir bereits für Sie erledigt.
Häufig gestellte Fragen
zu easybill und Gutschriften
Was ist eine Gutschrift einfach erklärt?
Eine Gutschrift ist eine finanzielle Transaktion, bei der Geld auf ein Konto überwiesen wird. Dies geschieht in der Regel als Rückerstattung oder Ausgleich für zuvor geleistete Zahlungen oder Überzahlungen.
Eine Gutschrift kann auch als Dokument ausgestellt werden, das den Betrag angibt, der gutgeschrieben wurde. Sie dient dazu, eine korrekte Buchführung und Transparenz in finanziellen Angelegenheiten sicherzustellen. Im Allgemeinen wird eine Gutschrift verwendet, um Fehler zu korrigieren, Überzahlungen zurückzuerstatten oder positive Anpassungen in den finanziellen Aufzeichnungen vorzunehmen.
Ist eine Gutschrift eine Auszahlung?
Nein, eine Gutschrift ist keine Auszahlung im eigentlichen Sinne. Eine Gutschrift bedeutet, dass Geld auf ein Konto überwiesen oder einem Kunden gutgeschrieben wird. Dies geschieht oft als Rückerstattung, Korrektur von Überzahlungen oder als Ausgleich für zuvor getätigte Zahlungen.
Eine Auszahlung hingegen bezieht sich normalerweise darauf, dass tatsächlich physisches Bargeld oder eine elektronische Überweisung an jemanden geleistet wird. Eine Gutschrift stellt eher eine positive Anpassung in den finanziellen Aufzeichnungen dar, während eine Auszahlung eine tatsächliche Abgabe von Geld bedeutet.
Wie sieht eine ordnungsgemäße Gutschrift aus?
Eine ordnungsgemäße Gutschrift sollte die vollständigen Kontaktdaten des ausstellenden Unternehmens und des Empfängers enthalten. Der Grund für die Gutschrift, der Betrag und das Ausstellungsdatum sollten klar angegeben sein. Weitere wichtige Informationen sind eine eindeutige Gutschriftnummer sowie die entsprechenden Transaktionsdetails. Die Gutschrift sollte übersichtlich und präzise gestaltet sein, um eine korrekte Buchführung und Transparenz zu gewährleisten.
Warum bekommt man eine Gutschrift?
Eine Gutschrift kann aus verschiedenen Gründen vergeben werden, darunter Rückerstattungen für defekte Produkte oder nicht erbrachte Dienstleistungen, Ausgleich von Überzahlungen, Verrechnung von vorhandenem Guthaben und Korrektur von Abrechnungsfehlern.
Sie dient dazu, finanzielle Transaktionen zu korrigieren und eine faire Abrechnung sicherzustellen. Unternehmen können auch aus Kulanzgründen Gutschriften gewähren, um die Kundenzufriedenheit zu fördern und die Kundenbindung zu stärken. Insgesamt ermöglicht eine Gutschrift eine transparente und korrekte Abwicklung von finanziellen Angelegenheiten.
Wer bekommt eine Gutschrift?
Eine Gutschrift wird in der Regel an Kunden oder Geschäftspartner ausgegeben. Dies geschieht, wenn eine Rückerstattung erforderlich ist, eine Überzahlung erfolgt ist, ein Guthaben verrechnet wird oder zur Korrektur von Fehlern in finanziellen Transaktionen. Unternehmen verwenden Gutschriften, um faire Abrechnungen sicherzustellen und Kundenbeziehungen zu pflegen.
Um eine Gutschrift zu erstellen, benötigen Sie normalerweise ein entsprechendes Formular oder eine Software wie easybill. Tragen Sie in Ihre Gutschrift alle relevanten Informationen ein, einschließlich des Grundes für die Gutschrift, des Betrags und der relevanten Transaktionsdaten. Stellen Sie sicher, dass die Gutschrift klar und präzise ist, bevor Sie sie dem Kunden oder Geschäftspartner zukommen lassen. Bei der Nutzung von easybill können Sie den Prozess oft automatisieren und die Gutschrift direkt aus der Rechnung heraus generieren.
Rechnungskorrektur: Die Unterschiede zur Gutschrift
Wie bereits angedeutet, werden Gutschrift und Rechnungskorrektur, auch als Stornorechnung bezeichnet, in der Alltagssprache gerne verwechselt oder zumindest gleichwertig behandelt. Tatsächlich gibt es aber einige Unterschiede zwischen beiden Dokumenten:
- Eine Rechnungskorrektur neutralisiert Teile der ursprünglichen Rechnung.
- Eine Stornorechnung muss sich immer auf eine bestehende Rechnung beziehen. Dabei muss die Rechnungsnummer sowie das Ausstellungsdatum auf der Rechnungskorrektur angegeben werden. Zusätzlich dazu muss auch die Rechnungskorrektur eine fortlaufende, eigene Rechnungsnummer.
- Die Rechnungskorrektur muss außerdem den Betrag aufführen, um den die ursprüngliche Rechnung korrigiert wird.
Eine Rechnungskorrektur kommt dann zum Einsatz, wenn der Kunde eine Ware retourniert oder reklamiert und Sie als Verkäufer einen Preisnachlass gewähren möchten.
