Jedem ist es schon einmal passiert, dass eine Rechnung angelegt wurde, die einen Fehler enthielt. Was muss mit dieser Rechnung nun passieren? Muss man sie stornieren? Benötigt der Kunde eine neue Rechnung oder lediglich eine Rechnungskorrektur?
Grundsätzlich ist es so, dass jedem Kunden das Recht auf eine korrigierte Rechnung zusteht. Doch wie korrigiert man nun eine fehlerhafte Rechnung richtig?
Nicht jeder Tippfehler muss unbedingt korrigiert werden. Betrifft der Fehler aber die Pflichtangaben einer Rechnung nach §14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes (UStG), ist es erforderlich das fehlerhafte Dokument zu berichtigen.
Doch muss man nun eine Gutschrift, eine Storno-Rechnung oder eine Rechnungskorrektur anlegen?
Rechnung wurde noch nicht verbucht
Die ausgestellte, fehlerhafte Rechnung wurde noch nicht in der Buchhaltung des Empfängers verbucht
Zwecks Korrektur kann eine Storno-Rechnung erstellt werden, die den vollständigen Betrag der Rechnung ausbucht.
Die Storno-Rechnung weist hierbei dieselbe Rechnungsnummer auf und kann somit eindeutig in der Buchhaltung zugeordnet werden.
Rechnung wurde bereits verbucht
Obwohl das Dokument bereits in der Buchhaltung verbucht wurde, wünscht der Kunde eine Korrektur.
In diesem Fall würde man eine Gutschrift erzeugen, um auch eine geleistete Zahlung ggf. an den Kunden zu erstatten.
Anschließend würde eine neue Rechnung, mit einer neuen Rechnungsnummer ausgestellt werden.
Bezüglich des Vorzeichens der Gutschriften müssen Sie sich ebenfalls keinerlei Sorgen machen. Unserer Ansicht nach ist die Bezeichnung „Gutschrift“ ausreichend um darzustellen, dass es sich um einen negativen Umsatz handelt. Rechtliche Vorgaben gibt es hier keine.
Gesetzesänderung aus 2013
bezüglich dem Begriff Gutschrift
Eine Gesetzesänderung im Jahr 2013 hat hier zu einiger Verwirrung geführt, sodass unklar war, ob eine der Bezeichnungen für die Berichtigungsdokumente dazu führen könnte, dass die Rechnungen, bzw. die korrigierte Rechnung nicht mehr abzugssteuerberechtigt sein könnte. Zu der Problematik liegt jedoch ein Anwendungsschreiben des Bundefinanzministeriums vom 25.10.2013 vor, in dem Folgendes geschrieben steht:
„(…) Die im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnete Stornierung oder Korrektur der ursprünglichen Rechnung als Gutschrift (sog. kaufmännische Gutschrift) ist keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Wird in einem solchen Dokument der Begriff „Gutschrift“ verwendet, obwohl keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne nach §14 Abs. 2 Satz 2 UStG vorliegt, ist dies weiterhin umsatzsteuerrechtlich unbeachtlich. Die Bezeichnung „Gutschrift“ führt allein nicht zur Anwendung des §14c UStG. (…)“
Demnach kann der Dokumententyp „Gutschrift“ auch in „Rechnungskorrektur“, „Storno-Rechnung“ oder gar „Rechnungsänderung“ umbenannt werden, es ist jedoch nur eine Empfehlung und keine Verpflichtung, derer man nachkommen muss.
easybill kann noch mehr: Wiederkehrende Gutschriften
Haben Sie das bereits gewusst? Wenn Sie beispielsweise im Gutschriftsverfahren abrechnen oder Provisionszahlungen im gleichen Turnus vornehmen, können Sie in easybill auch die wiederkehrenden Gutschriften nutzen.
Für Nutzer, die ihre Projekte und Zeiten in easybill erfassen und verwalten, bietet es sich ebenfalls an, aus diesen Projekten heraus, automatisierte Gutschriften zu erzeugen.
Mehr zum Thema wiederkehrende Gutschriften finden Sie in unserem Ratgeber.
FAQ
Häufig gestellte Fragen zu easybill und Rechnungskorrekturen
Wann benötige ich eine Rechnungskorrektur?
Eine Rechnungskorrektur ist erforderlich, wenn Fehler in einer bereits ausgestellten Rechnung festgestellt werden. Dies kann Ungenauigkeiten bei den Mengen, Preisen oder Positionen betreffen. Auch nachträglich gewährte Rabatte oder vereinbarte Änderungen erfordern eine Korrektur. Bei stornierten Aufträgen oder retournierten Waren ist eine Anpassung der Rechnung notwendig. Generell dient eine Rechnungskorrektur der Gewährleistung der Genauigkeit und Rechtmäßigkeit der finanziellen Transaktionen.
Welche Varianten der Rechnungskorrektur gibt es?
Rechnungskorrekturen können sich auf die Anpassung von Mengen, Preisen oder Positionen beziehen. Stornierungen werden genutzt, um fehlerhafte Einträge zu entfernen. Hier wurde die Rechnung jedoch noch nicht verbucht. Bei Preisänderungen oder Rabatten erfolgt eine Anpassung der finanziellen Aspekte. Rückwirkende Änderungen betreffen bereits gestellte Rechnungen. Eine erneute Rechnungsstellung ist erforderlich, um die Korrekturen transparent darzustellen. Für die zu korrigierende Rechnung wird eine Gutschrift ausgestellt.
Wie erstelle ich eine Rechnungskorrektur?
Eine Rechnungskorrektur via Storno-Rechnung erstellen Sie in easybill mittels weniger Klicks. Verwenden Sie die ursprüngliche Rechnung und storniere Sie diese. Der Storno erhält exakt dieselbe Dokumentennummer wie die Rechnung, weil er sich hierauf zu 100% bezieht. Das Ausstellungsdatum aktualisiert sich selbstverständlich. Die Rechnung wird somit aufgehoben und kann vollständig neu angelegt werden.
Gutschrift oder Rechnungskorrektur?
Die Entscheidung zwischen Gutschrift und Rechnungskorrektur hängt von der Art des Fehlers ab. Eine Gutschrift wird ausgestellt, wenn der Kunde bereits bezahlt hat und eine Rückerstattung erfolgen soll. Eine Rechnungskorrektur dagegen wird verwendet, wenn die ursprüngliche Rechnung noch nicht beglichen wurde und eine Anpassung erforderlich ist. Beide Dokumente sollten klare Angaben zu den Änderungen enthalten und transparent die Gründe für die Anpassung erklären. Letztlich sollte die Wahl zwischen Gutschrift und Rechnungskorrektur die korrekte Abbildung des Geschäftsvorfalls sicherstellen.
