Die Rechnungsnummer
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08. Juli, 2021
Rechnungsnummer
Darauf sollten Sie unbedingt achten
Die korrekte Rechnungsnummer ist mehr als eine Zahl auf der Rechnung. Denn das Finanzamt besteht darauf, dass Rechnungen korrekt nummeriert sind. Sind sie es nicht, müssen Sie mit hohen Nachforderungen rechnen. Aber auch davon abgesehen sind Sie gut beraten, eindeutige Nummerierungen zu verwenden. Schließlich wird Ihr Kunde irgendwann Ihre Rechnung in Händen halten.
Was gibt es zu beachten?
Eine eindeutige Rechnungsnummer hilft dabei, einen Vorgang genau einer Rechnung zuordnen zu können. Das ist nicht nur für Sie sinnvoll, sondern wird vom Finanzamt verlangt. Denn bei einer Betriebsprüfung müssen Sie nachweisen können, wie viele Rechnungen Sie pro Jahr geschrieben haben.
Das ist aber noch nicht alles. Jede Rechnungsnummer darf nur genau ein Mal vergeben werden. So stellen Sie (für das Finanzamt nachvollziehbar) sicher, dass Sie Produkte oder Dienstleistungen nicht doppelt abgerechnet haben.
Die Vorschriften dazu, wie eine rechtskonforme Rechnungsnummer aufgebaut sein muss, finden sich unter anderem im Umsatzsteuergesetz Paragraf § 14
Abs 4. Dort ist zu lesen, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, nämlich „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“.
Aufbau einer Rechnungsnummer
Solange jede Rechnungsnummer also wirklich nur ein Mal vergeben wird und die Rechnung sich klar einem bestimmten Vorgang zuordnen lässt, sind schon die wichtigsten Voraussetzungen erfüllt.
Das bedeutet eben auch, dass Sie bei der Auswahl der jeweiligen Dokumentennummern weitgehend freie Hand haben. Denn nirgendwo ist vorgeschrieben, dass die erste Rechnung im Jahr zum Beispiel 2020-001 lauten muss.
Die gesetzliche Vorgabe spricht lediglich davon, dass es sich um einen oder mehrere Nummernkreise handeln muss, die sich eindeutig zuordnen lassen. Wie dieser oder diese Nummernkreis(e) aufgebaut sind, bleibt Ihnen überlassen.
Unter anderem folgende Nummern für Ihre Rechnungen sind denkbar:
- 31012020-001
- 20203101-001
- RE-NR-3101-2020-001
- RE-NR-Jan31-2020-001
- 123456789-KU-0815
Sie können Ihrer Fantasie nahezu freien Lauf lassen, wenn Sie gerne individuelle Rechnungsnummern kreieren möchten. Das ist aber keine Vorgabe.
Übrigens genauso wenig wie die Vermutung mancher Unternehmer, dass die Rechnung nur aus Ziffern bestehen darf. Wie Sie in unseren Beispielen sehen können, ist auch eine Kombination aus Zahlen und Buchstaben ohne weiteres möglich.
