Steueridentifikationsnummer: Pflichtangaben auf der Rechnung
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08. Juli, 2021
Ihre Steuernummer als Fingerabdruck Ihres Unternehmens
Eine korrekte Rechnung zu erstellen, bereitet oft Kopfzerbrechen. Spätestens wenn der Steuerprüfer vor der Tür steht, kann es zu unangenehmen Überraschungen kommen, wenn Pflichtangaben auf der Rechnung fehlen, und dies vielleicht schon seit geraumer Zeit. Das kann teuer werden und zu hohem administrativem Aufwand führen, denn bei der Umsatzsteuer kennt das Finanzamt kein Pardon. Ihre Steuernummer ist hierbei quasi der Fingerabdruck Ihres Unternehmens.
Hinzu kommen die besonderen Regelungen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, bei denen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein wichtiger Bestandteil der Rechnung ist.
Was aber genau muss auf der Rechnung erscheinen, damit diese rechtlich korrekt ist?
Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
Worin genau besteht denn nun der Unterschied?
Definition: Was genau ist die Steuernummer?
Muss eine Steuernummer auf die Rechnung? Und wenn ja, welche? Was genau beuteten diese Nummern und wo ist der Unterschied? Prinzipiell dienen sowohl Steuernummer als auch Umsatzsteuer-ID zur steuerlichen Identifikation eines Unternehmens. Eine Rechnung ohne steuerliche Identifikationsnummer ist daher unzulässig.
Stellen Sie Rechnungen an Personen oder Unternehmen aus, die ihren Wohn- bzw. Unternehmenssitz in Deutschland haben, genügt die Angabe der Steuernummer (Steuer-ID) auf der Rechnung.Die Steuernummer besteht aus 11 Ziffern: Die ersten 2 bzw. 3 Ziffern sind mit den letzten Ziffern der Bundesfinanzamtsnummer identisch und identifizieren das zuständige Finanzamt. Die folgenden 3 Ziffern (4 in Nordrhein Westfalen) weisen auf den zuständigen Bereich innerhalb des Finanzamtes hin. Die nächste Ziffernfolge (normalerweise 4, 3 in Nordrhein Westfalen) ist die persönliche Unterscheidungsnummer des Steuerpflichtigen. Die letzte Zahl ist eine einstellige Prüfziffer, die sich aus den vorangegangenen Ziffern berechnet. Alternativ können Sie statt der Steuernummer auch Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID) angeben. Viele Unternehmer bevorzugen die Angabe Ihrer Umsatzsteuer-ID, da es datenschutztechnisch sicherer ist.
Pflicht zur Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Das liefernde Unternehmen ist gemäß § 6a Abs. 4 UStG verpflichtet, die Angaben des Abnehmers mit der „Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“ zu prüfen. Kommt der liefernde Unternehmer seiner Sorgfaltspflicht bezüglich der Überprüfung der Richtigkeit der USt-IdNr. nicht nach und stellt sich später heraus, dass die vom liefernden Unternehmen angegebene USt-IdNr. des Empfängers der Lieferung nicht korrekt war, muss das liefernde Unternehmen mit Steuernachzahlungen rechnen.
Um dieses Risiko zu vermeiden und der „Sorgfaltspflicht eines ordentlichen Kaufmanns“ nachzukommen, empfiehlt es sich grundsätzlich, eine Überprüfung der USt-IdNr. des Empfängers (USt-ID-Prüfung) für einzelne Belege nachzuweisen. Verletzt man diese Nachweispflicht jedoch, kann dies steuerliche Auswirkungen haben.
Sie müssen die USt-ID Ihres Kunden prüfen und diese Prüfung dokumentieren. Unter Umständen drohen Ihnen ansonsten Umsatzsteuer-Nachforderungen.
Rechtssicher unterwegs: Ganz einfach mit easybill
Neugierig geworden? Dann schauen Sie sich die entsprechende Funktion doch einfach in unserer Rechnungssoftware an. Überprüfen Sie die Umsatzsteuer ID direkt beim Kunden.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Umsatzsteuer-ID
Benötigt jedes Unternehmen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer? Nein.
Verpflichtend ist die Nutzung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID), sobald Produkte und Dienstleistungen an Geschäftskunden in der EU verkauft oder von diesen bezogen werden sollen.
Diese Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen der EU werden auch als innergemeinschaftliche Lieferung bezeichnet. Die gesetzliche Grundlage hierzu regelt im Detail das Umsatzsteuergesetz (§4 und §6 UStG). Die Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.) ist also dann erforderlich, wenn Sie als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer eine Rechnung an einen Unternehmer im EU-Ausland schreiben (B2B-Geschäfte).
Wie erhält man die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Sobald Ihre Gewerbeanmeldung erfolgreich abgeschlossen ist, können Sie den Antrag für eine Umsatzsteuer ID einreichen.
Vorteile der Umsatzsteuer-ID:
Verschiedene Sätze für die Mehrwertsteuer, korrekter Ausweis auf der Rechnung und dann auch noch ein zeitlich befristeter Mehrwertsteuersatz, der niedriger ist als normalerweise – ganz schön viele Dinge, die es da zu beachten gibt.
Wenn beide Seiten eine USt-IdNr. angeben, muss der Lieferant oder Dienstleister keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen.
Wegen der steuerfreien Rechnungen muss auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden.
Dadurch entfallen die umständlichen Umsatzsteuer-Erstattungen bei
innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen.
Kleinunternehmer aufgepasst!
Als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG haben Sie grundsätzlich keinen Anspruch auf umsatzsteuerfreie Rechnungen von anderen Unternehmern in der EU. Ein Kleinunternehmer wird ausschließlich anhand seines Umsatzes definiert und muss folgenden Kriterien genügen:
Der Umsatz im Vorjahr darf nicht größer als 22.000 Euro (bis 2019: 17.500 Euro) gewesen sein und der geplante Umsatz im aktuellen Geschäftsjahr darf die Grenze von 50.000 Euro nicht überschreiten.
Bei den genannten Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung ist zu beachten, dass sich diese auf den tatsächlich vereinnahmten Umsatz beziehen.
Sie müssen also keine fiktive Umsatzsteuer hinzurechnen. Umsätze, die grundsätzlich von der Mehrwertsteuer befreit sind, werden im Hinblick auf die Kleinunternehmerregelung von Ihrem Gesamtumsatz abgezogen.
Kleinunternehmer müssen außerdem den Grund für das Fehlen des Umsatzsteuerbetrags angeben, wie beispielsweise „Gemäß §19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“.
Sonstige Pflichtangaben auf einer Rechnung
Für eine korrekte Rechnung müssen weiterhin folgende Details angegeben werden. Es empfiehlt sich folgende 10 Bestandteile grundsätzlich in die Rechnungen zu integrieren.
Bei Preisminderungen sollten Sie außerdem auf Rabatte oder Skonti hinweisen.
Der vollständige Name sowie die Anschrift des Unternehmens (Rechnungsadresse)
Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)
Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
Ausstellungsdatum / Rechnungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Zeitpunkt der Lieferung / Leistung
Menge und die Art der Lieferung bzw. der Umfang und die Art der Leistung
Entgelt für die Lieferung / Leistung in Netto
Der auf das Nettoentgelt entfallende Umsatzsteuersatz
Der auf das Nettoentgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag
Erstellen Sie Ihre korrekten Rechnungen mit easybill und stellen Sie sicher, dass diese Pflichtangaben immer auf Ihren Rechnungen erscheinen: Die Angaben werden automatisch über die Rechnungsvorlagen übernommen und können so nicht mehr in Vergessenheit geraten. Ein weiterer Vorteil: Mit easybill wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer automatisch geprüft, sobald eine Rechnung geschrieben wird. Auf diese Weise sparen Sie sich den zusätzlichen administrativen Aufwand und können unangenehme Umsatzsteuer-Nachforderungen vermeiden.
