Quittung oder Rechnung: Was ist wann nötig?

Definition und Bedeutung von Belegen in der Buchhaltung

Belege sind die Grundlage jeder Buchhaltung. Ob es sich um Rechnungen, Kassenbons oder Quittungen handelt – sie alle dienen als Nachweis für Einnahmen und Ausgaben. Das Prinzip „Keine Buchung ohne Beleg“ verdeutlicht, wie wichtig es ist, Transaktionen nachvollziehbar zu dokumentieren. Besonders für das Finanzamt sind diese Unterlagen entscheidend, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu prüfen.

Was ist eine Rechnung?

Definition einer Rechnung

Eine Rechnung informiert den Kunden über den zu zahlenden Gesamtbetrag für eine erbrachte Leistung oder gelieferte Ware. Sie dient nicht nur der Zahlungsaufforderung, sondern muss auch rechtlich bestimmte Pflichtangaben enthalten. Besonders wichtig für Kleinunternehmer: Eine Rechnung kann zur Quittung werden, wenn das Zahlungsdatum und die Unterschrift des Zahlungsempfängers vermerkt sind. Diese wird dann als quittierte Rechnung bezeichnet.

Pflichtangaben einer Rechnung

1. Name und Anschrift des Leistenden
2. Beschreibung der Leistung oder Ware
3. Ausstellungsdatum der Rechnung
4. Entgelt inklusive Umsatzsteuer

Für Rechnungen über 400 € sind zusätzliche Angaben erforderlich:

1. Name und Anschrift des Empfängers
2. Steuerbetrag (Umsatzsteuer)
3. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des Leistenden
4. Fortlaufende Rechnungsnummer

Tipp: Besonders für Kleinunternehmer gibt es spezielle Regelungen, wie Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen können. Erfahren Sie mehr über die Kleinunternehmerregelung.

Was ist eine Quittung?

Definition einer Quittung

Eine Quittung ist der schriftliche Nachweis darüber, dass eine Zahlung erfolgt ist. Im Vergleich zur Rechnung enthält eine Quittung weniger Angaben und dient hauptsächlich dazu, eine erfolgte Zahlung zu bestätigen. Besonders im Einzelhandel oder bei Barzahlungen ist die Quittung der Standardnachweis. Doch in einer zunehmend digitalen Welt sind digitale Belege auf dem Vormarsch. Erfahren Sie, warum digitale Belege so effizient sind.

Pflichtangaben auf einer Quittung

1. Bruttopreis
2. Datum und Ort der Ausstellung
3. Leistungsart und -menge
4. Umsatzsteuersatz
5. Unterschrift des Zahlungsempfängers

Eine Quittung kann ebenfalls zur Rechnung werden, wenn sie alle notwendigen Pflichtangaben enthält.

Manchmal müssen Sie auch einen Eigenbeleg erstellen – ein selbst erstellter Beleg, der in der Buchhaltung unverzichtbar ist, wenn Ihnen keine Quittung oder Rechnung vorliegt. Warum dieser Beleg so wichtig ist, erfahren Sie hier: Was ist ein Eigenbeleg?

Unterschiede zwischen Rechnung und Quittung

Der zeitliche Unterschied

Der Hauptunterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung liegt im Zeitpunkt der Ausstellung:

Rechnung: Wird vor der Zahlung ausgestellt und fordert den Empfänger zur Zahlung auf.

Quittung: Wird nach der Zahlung ausgestellt und belegt, dass die Zahlung erfolgt ist.

Die rechtliche Bedeutung von Rechnungen und Quittungen

Belegpflicht und Buchhaltung

Sowohl Rechnungen als auch Quittungen sind wichtige Dokumente für die Buchhaltung. Rechnungen sind in der Regel umfangreicher und rechtlich bindender. Sie dienen als Grundlage für die Buchführung und die Steuererklärung, während Quittungen vor allem als Zahlungsnachweis dienen. Besonders im Fall von Streitigkeiten oder Steuerprüfungen ist eine ordnungsgemäße Dokumentation essenziell.

Steuerliche Relevanz von Belegen

Rechnungen sind steuerlich von größerer Bedeutung, da sie die Grundlage für die Berechnung der Vorsteuer bilden. Quittungen hingegen sind in der Regel nur für kleinere Beträge relevant, etwa bei Barzahlungen. In jedem Fall sollten Selbstständige und Unternehmen sowohl Rechnungen als auch Quittungen sorgfältig aufbewahren.

Tipps für den richtigen Umgang mit Rechnungen und Quittungen

Für eine reibungslose Buchhaltung empfiehlt es sich, Rechnungen und Quittungen gut zu organisieren und digitale Tools zu nutzen, um den Überblick zu behalten. Rechnungsprogramme wie easybill bieten hilfreiche Funktionen, um Rechnungen automatisch zu erstellen und zu verwalten.

Fazit: Wann brauchen Sie eine Quittung, wann eine Rechnung?

Quittungen und Rechnungen erfüllen unterschiedliche Zwecke und sollten entsprechend ihrer Funktion genutzt werden. Während eine Rechnung den Empfänger zur Zahlung auffordert und wichtige Informationen zur Transaktion enthält, dient eine Quittung als Nachweis für eine bereits erfolgte Zahlung. Besonders für Unternehmen und Selbstständige ist der korrekte Umgang mit diesen Dokumenten essenziell, um rechtliche und steuerliche Anforderungen zu erfüllen.

Häufige Fragen rund um Quittungen und Rechnungen​