XRechnung: Was ist das?

Was ist eine XRechnung und warum ist sie wichtig?

In der heutigen digitalen Welt wird die XRechnung immer wichtiger. Sie ist nicht nur ein Trend, sondern bald auch eine gesetzliche Pflicht. Einfach ausgedrückt, handelt es sich bei der XRechnung um ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das speziell für den maschinellen Austausch entwickelt wurde. Das bedeutet, dass die XRechnung automatisch verarbeitet werden kann, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Dadurch lassen sich menschliche Fehler und der Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren.

Besonders für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, ist die XRechnung bereits seit 2020 in Deutschland verpflichtend. Weitere Details zum elektronischen Rechnungsstandard EN16931.

Wie erstellen Sie eine XRechnung?

Die Erstellung einer XRechnung kompliziert erscheinen, doch mit den richtigen Tools ist es ganz einfach. Viele Unternehmen nutzen Software wie easybill, um den Prozess zu automatisieren. Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Registrieren Sie sich bei einem Anbieter für XRechnungen, wie z. B. easybill.

2. Geben Sie die Rechnungsdaten ein – wie bei einer normalen Rechnung.

3. Wählen Sie das XRechnungs-Format aus, z. B. direkt im easybill-Editor.

4. Überprüfen Sie alle Daten sorgfältig – fehlerhafte Rechnungen können abgelehnt werden, was zu Verzögerungen führt.

5. Erstellen und speichern Sie die Rechnung – Ihre XRechnung ist nun fertig.

Wie versenden Sie eine XRechnung korrekt?

Der Versand einer XRechnung unterscheidet sich etwas von der herkömmlichen PDF-Rechnung. Wichtig zu wissen ist, dass die XRechnung auch per E-Mail verschickt werden kann, sofern der Empfänger dies unterstützt. Alternativ stehen Kanäle wie das PEPPOL-Netzwerk zur Verfügung.

Da die XRechnung ausschließlich als XML-Datei vorliegt und kein Belegbild (wie bei ZUGFeRD) enthalten ist, ist es notwendig, spezielle Tools zu nutzen, um die Rechnungsdaten auszulesen. Softwarelösungen wie easybill ermöglichen nicht nur den Versand per E-Mail oder PEPPOL, sondern bieten auch die Möglichkeit, die Rechnungsdaten zu visualisieren, was für einen besseren Überblick sorgt. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass Ihre Rechnung den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD

Die XRechnung ist ein reines XML-Datenformat, das ausschließlich für die maschinelle Verarbeitung entwickelt wurde. ZUGFeRD hingegen kombiniert ein PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten, sodass es sowohl von Menschen als auch Maschinen gelesen werden kann. Während die XRechnung für öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben ist, bietet ZUGFeRD eine flexible Alternative im B2B-Bereich.

Vielleicht haben Sie auch schon vom Format ZUGFeRD gehört. Doch wie unterscheiden sich XRechnung und ZUGFeRD?

Die Vorteile der XRechnung

Die Einführung der XRechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Sie sparen Zeit, da die Rechnungsverarbeitung automatisiert wird. Da die XRechnung vollständig maschinenlesbar ist, entfällt die manuelle Dateneingabe, was sowohl Fehlerrisiken als auch den administrativen Aufwand deutlich reduziert.

Zusätzlich sparen Unternehmen durch die Nutzung von digitalen Rechnungen Kosten, da der Papierverbrauch sowie der Aufwand für Versand und Archivierung minimiert werden. Digitale Belege ermöglichen außerdem eine bessere Nachverfolgbarkeit und verkürzen die Bearbeitungszeiten.
Mehr über den elektronischen Rechnungsstandard EN16931 und seine Bedeutung für die Zukunft der E-Rechnung

Zukünftige Entwicklungen und die E-Rechnung 2025

Die XRechnung ist mehr als nur eine gesetzliche Verpflichtung – sie ist eine Chance, Ihre Geschäftsprozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Ab 2025 wird die E-Rechnungspflicht in Deutschland für alle Unternehmen verbindlich Das bedeutet, dass Firmen ihre Prozesse weiter digitalisieren müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Wer frühzeitig auf die XRechnung und andere E-Rechnungsformate umstellt, sichert sich langfristig Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen.

Die verpflichtende E-Rechnung wird die Digitalisierung des Rechnungswesens erheblich vorantreiben. Unternehmen, die sich rechtzeitig vorbereiten, profitieren nachhaltig von optimierten Abläufen und reduzierten Kosten.